Fotograferen en filmen op evenementen
Wilt u als bedrijf of organisatie fotograferen of filmen op een evenement? Dan moet u zich houden aan de privacywet. Op deze pagina leest u wat de regels zijn.
Op deze pagina
Geen persoonlijk gebruik
Voor u geldt de uitzondering voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik van beeldmateriaal niet. Die geldt namelijk alleen:
- als er geen enkel verband is met zakelijke of commerciële activiteit;
- u niet namens een bedrijf of organisatie publiceert.
Dat betekent dat u zich moet houden aan de regels in de AVG.
Toestemming vragen
U mag alleen foto’s en filmpjes maken en publiceren waarop uw bezoekers, collega’s of leerlingen herkenbaar in beeld komen als u daarvoor een wettelijke grondslag heeft. In de AVG staan 6 grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken.
De grondslag die veruit het meest voor de hand ligt bij het maken en publiceren van beeldmateriaal, is toestemming. Dat betekent dat u toestemming moet hebben van uw bezoekers, collega’s of leerlingen om foto’s en filmpjes van hen te mogen maken en publiceren.
Uw bezoekers moeten hun toestemming bovendien geven met een duidelijke, actieve handeling. Uit deze handeling moet blijken dat een bezoeker er goed geïnformeerd mee instemt dat u tijdens uw evenement foto’s of filmpjes maakt en die eventueel publiceert.
Deze handeling kan een mondelinge of schriftelijke verklaring zijn. Maar de toestemming mag ook af te leiden zijn uit gedrag. Bijvoorbeeld dat de bezoeker een deel van het terrein van uw evenement betreedt via een toegangspoortje of een route die onmiskenbaar duidelijk maakt dat de bezoeker daardoor toestemming geeft. Een bezoeker hoeft dus niet per se schriftelijk toestemming te geven.
Let op: u moet hierbij wel kunnen aantonen dat u uw bezoekers goed heeft geïnformeerd over de specifieke verwerking van hun persoonsgegevens.
Bezoekers informeren
Vraagt u toestemming aan uw bezoekers om foto’s en filmpjes te maken tijdens uw evenement? Dan moet u uw bezoekers de volgende informatie geven:
- de identiteit van u als organisatie (naam en adres);
- het doel van de verwerking waarvoor u toestemming vraagt;
- welke persoonsgegevens u verzamelt en gebruikt;
- dat uw bezoekers het recht hebben om hun toestemming in te trekken.
U moet de informatie in een toegankelijke vorm aanbieden. Ook moet de informatie in duidelijke en eenvoudige taal zijn, zodat al uw bezoekers een weloverwogen keuze kunnen maken.
U kunt de informatie bijvoorbeeld geven via een informatiebord bij de entree en/of de kaartverkoop van uw evenement.
Toestemming vragen niet mogelijk
Kunt u geen toestemming vragen? Dan kunt u misschien een beroep doen op de grondslag gerechtvaardigd belang. U kunt alleen een beroep doen op deze grondslag als u voldoet aan de voorwaarden.
Toestemming intrekken
Als bezoekers hun toestemming willen intrekken, moet dit net zo makkelijk zijn als toestemming geven. U kunt bijvoorbeeld op uw website een knop bij foto’s of filmpjes plaatsen met de tekst: ‘Bent u te zien op deze foto of in dit filmpje en wilt u dat niet? Klik dan hier.’
Trekt een bezoeker de toestemming in? Dan moet u de afbeelding van die bezoeker blurren in de foto’s en filmpjes die u publiceert. Of de foto’s van die persoon uit uw publicaties verwijderen en vernietigen. Dit geldt overigens niet alleen voor uw website, maar ook voor uw eigen fotoarchief.
Krijgt u geen toestemming?
U mag iemand niet onder druk zetten om toestemming te geven. U mag ook niemand benadelen die geen toestemming geeft.
Dit kunt u oplossen door bijvoorbeeld een indeling te maken van uw zaal of evenemententerrein. Op bepaalde plekken fotografeert en/of filmt u dan wel en op andere plekken niet. Ook kunt u bijvoorbeeld op foto's de bezoekers blurren die niet op de foto willen.
Let op: het alternatief voor de mensen die niet gefotografeerd of gefilmd willen worden, moet gelijkwaardig zijn aan wat u biedt aan het publiek dat hiervoor wél toestemming geeft.
Bijzondere persoonsgegevens
Gegevens over bijvoorbeeld iemands gezondheid, religie, ras/etniciteit, seksuele geaardheid en politieke voorkeur krijgen door hun gevoelige aard extra bescherming van de privacywet. We noemen dit bijzondere persoonsgegevens.
Er zijn situaties waarin door het maken en publiceren van foto’s of filmpjes bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld:
- Een restaurant dat erop gericht is om mensen in dienst te hebben met een geestelijke of lichamelijke beperking, dat deze mensen op de foto zet of filmt voor een promotieactie om nieuw personeel aan te trekken.
- Een leraar die foto’s maakt van een bijeenkomst waarin kinderen aan het bidden zijn en deze foto’s deelt op de website van de school.
- Een organisator die een godsdienstig evenement wil promoten onder gelovigen met fotomateriaal waarop bezoekers herkenbaar in beeld zijn gebracht.
U mag bijzondere persoonsgegevens alleen verwerken als u een beroep kunt doen op een van de uitzonderingen op het verbod om deze gegevens te verwerken. En u daarnaast een grondslag uit de AVG heeft voor de verwerking.
Als alle 3 de volgende punten gelden verwerkt u gewone – en dus geen bijzondere – persoonsgegevens met uw foto’s of filmpjes:
- De foto’s of filmpjes zijn niet gericht op bijzondere persoonsgegevens of het maken van onderscheid op basis van deze gegevens.
- Het is voor u redelijkerwijs ook niet te voorzien dat iemand onderscheid maakt op basis van uw foto’s of filmpjes.
- De verwerking van de bijzondere persoonsgegevens is onvermijdelijk bij het maken van een foto of filmpje. Bijvoorbeeld als u iemand filmt die een bril of hoofddoek draagt. Dat kan iets zeggen over iemands visuele gezondheid of godsdienstige overtuiging. Maar iemand filmen zonder die bril of hoofddoek is niet of nauwelijks een realistische optie.
Bij een smoelenboek op intranet van de werkgever, een klassenfoto of het promoten van een (algemeen) evenement is meestal sprake van gewone persoonsgegevens.