Vergroot contrast

Controle van werknemers

Werkgevers hebben diverse mogelijkheden om automatisch allerlei informatie over hun personeel te verzamelen. Bijvoorbeeld via cameratoezicht, telefooncentrales, toegangspoorten en computersystemen. Zij kunnen deze informatie voor verschillende doelen gebruiken, waaronder het controleren van hun werknemers.

Controle van werknemers is niet verboden. Maar werkgevers moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Werkgevers mogen daarom hun werknemers niet zomaar de hele dag volgen.

Controle van werknemers is toegestaan als dit voldoet aan de voorwaarden uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Heimelijke controle, dus zonder dat de werknemers dit weten,  mag normaal gesproken niet. De werkgever mag alleen onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van heimelijke controle. 

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Controle van werknemers'

Alle antwoorden op mijn vragenAlgemene vragen over controle van werknemers

  • Welke voorwaarden gelden voor de controle van werknemers?

    Wilt u als werkgever uw werknemers controleren? Dan moet u voldoen aan de eisen uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

      Voorwaarden controle werknemers

      De belangrijkste voorwaarden voor de controle van werknemers zijn:

      • U heeft een legitieme reden (gerechtvaardigd belang). Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van uw werknemers.
      • De controle moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat er geen andere manieren mogelijk zijn om uw doel te bereiken, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van uw werknemers.
      • U informeert uw werknemers over wat mag en wat niet, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. U kunt uw werknemers bijvoorbeeld informeren met gedragsregels of een protocol.
      • U houdt rekening met het recht op vertrouwelijke communicatie van uw werknemers. Bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon.
      • U vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad (OR) bij een regeling voor (heimelijke) controle.
      • Wilt u grootschalige verwerkingen en/of stelselmatige monitoring van persoonsgegevens inzetten om activiteiten van uw werknemers te controleren? Dan moet u eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Denk hierbij aan controle van e-mail en internetgebruik, GPS-systemen in (vracht)auto’s van werknemers of cameratoezicht om diefstal en fraude te bestrijden.
      • Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde controle een hoog risico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat u met de controle van personeel start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

      Heimelijke controle

      Wilt u uw werknemers heimelijk controleren? Dan moet u daarnaast voldoen aan de extra voorwaarden voor heimelijke controle.

    • Welke voorwaarden gelden voor de heimelijke controle van werknemers?

      Wilt u als werkgever uw werknemers heimelijk controleren? Dan geldt een aantal voorwaarden.

      Let op: deze voorwaarden gelden naast de voorwaarden voor 'gewone' controle. U moet dus aan alle voorwaarden voldoen.

      Voorwaarden heimelijke controle

      Voor heimelijke controle van werknemers gelden de volgende (extra) voorwaarden:

      Redelijke verdenking
      U heeft een redelijke verdenking dat een of meerdere werknemers iets doen wat strafbaar of verboden is. Zoals diefstal of fraude.

      Kan niet anders
      Het lukt u niet, ondanks allerlei inspanningen, om een eind te maken aan de diefstal of fraude.

      Incidenteel
      De heimelijke controle is incidenteel. Dat betekent dat u de heimelijke controle alleen mag uitvoeren in een vooraf bepaalde periode. Continu heimelijk controleren mag dus niet.

      Informeren
      U informeert de betrokken werknemers achteraf altijd over de heimelijke controle. Ook als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was.

      DPIA
      Wilt u voor de eerste keer een heimelijke controle doen, dan moet u eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.

      • U hoeft geen DPIA uit te voeren voor iedere volgende keer dat u een incidentele heimelijke controle wilt doen waarbij de werkwijze hetzelfde is als de eerste keer.
      • U hoeft ook geen DPIA uit te voeren als het gaat om bestaand beleid voor heimelijke controle dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onder de Wet bescherming persoonsgegevens heeft goedgekeurd na voorafgaand onderzoek. En de verwerking in de tussentijd niet is veranderd.
      • Voert u een DPIA uit, dan is het aan te raden om deze periodiek te herzien.

      Voorafgaande raadpleging
      Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde heimelijke controle een hoog risico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de AP overleggen voordat u met de heimelijke controle start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

    Alle antwoorden op mijn vragenControle van e-mail en internet

    • Mag mijn werkgever mijn gebruik van e-mail en internet controleren?

      Ja, dat mag. Uw werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag uw werkgever controles uitvoeren. Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

      Algemene controle

      Uw werkgever kan bijvoorbeeld steekproefsgewijs monitoren of er verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt. Zoals het bezoeken van pornowebsites of downloaden van muziek- en filmbestanden.

      Heimelijke controle

      Heeft uw werkgever een vermoeden van misbruik door een of meerdere medewerkers? Dan mag hij onder bepaalde voorwaarden een specifieke controle uitvoeren naar het gebruik van e-mail en internet door deze individuele medewerker(s). Voor zo’n heimelijke controle, dus zonder dat de betreffende werknemers hiervan vooraf weten, gelden extra voorwaarden.

      Doel controle

      Voordat uw werkgever start met de controle, moet hij het doel bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

      Uw werkgever kan vaak volstaan met een kortdurende, gerichte controle bij een vermoeden van misbruik.

    • Welke algemene gedragsregels gelden voor e-mail en internet op het werk?

      Heeft uw werkgever geen gedragsregels of protocol voor het gebruik van e-mail en internet op het werk? Dan gelden de volgende algemene gedragsregels.

      Uw werkgever kan privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden. U heeft namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op uw werk.

      Maar u moet daarbij wel maat houden. Ook moet u rekening houden met de inhoud van uw e-mail en de websites die u bezoekt. Het is namelijk niet toegestaan dat u onder werktijd bijvoorbeeld porno kijkt.

    • Mag mijn werkgever controleren wat ik op sociale media zeg over mijn werk?

      Ja, dat mag. Maar alleen als uw werkgever een grondslag heeft om de gegevens die over u op internet staan te verwerken. 

      Uw werkgever heeft bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om te monitoren wat er op sociale media over zijn organisatie wordt gezegd. Hij kan dit bijvoorbeeld monitoren door op de naam van de organisatie te zoeken.

      Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

      Let op: uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren. Uw werkgever kan niet afdwingen dat u hem tot vriend maakt op bijvoorbeeld Facebook. Of dat u de inlogcodes van uw account afgeeft.

      Richtlijnen controle sociale media

      Uw werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is raadzaam dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt.

    • Mag mijn werkgever mijn e-mail lezen als ik er niet ben?

      Ja, dat mag als het om zakelijke e-mail gaat. U kunt zelf onderscheid maken tussen uw zakelijke mail en uw privémail. Dit doet u door uw privémail in een aparte map te bewaren (bijvoorbeeld met de titel ‘Persoonlijk’). Of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.

      Blijkt uit de titel van het bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag uw werkgever dat bericht niet lezen. Is er geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail? Dan moet uw werkgever er rekening mee houden dat werknemers privéberichten ontvangen en versturen. Bij het lezen van uw e-mail moet uw werkgever de privéberichten zo veel mogelijk ontzien.

      Regeling checken e-mail

      Het is aan te raden dat uw werkgever via een regeling laat weten dat tijdens vakantie of ziekte uw zakelijke e-mail kan worden gecheckt. U weet dan van tevoren dat het mogelijk is dat uw werkgever uw e-mail leest.

    Alle antwoorden op mijn vragenControle van telefoon

    • Mag mijn werkgever mijn telefoongebruik controleren?

      Heeft uw werkgever aanwijzingen dat werknemers misbruik maken van de telefoon op of van het werk? Dan mag hij het telefoongebruik controleren. Maar hij moet zich hierbij wel houden aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening  gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

      Als werknemer heeft u het recht uw werktelefoon af en toe te gebruiken voor een privégesprek. Uw werkgever kan u dus niet op aanspreken op incidenteel privégebruik van uw werktelefoon. Maar uw werkgever heeft wel het recht om de kosten in de gaten te houden.

      Uw werkgever kan maandelijks een geanonimiseerde rapportage ontvangen van alle duurste gesprekken. Steekproefsgewijs kan uw werkgever vervolgens bij deze gesprekken achterhalen welke werknemer daar verantwoordelijk voor is. En deze werknemer vervolgens om uitleg vragen.

      Dure gesprekken voorkomen

      Uw werkgever kan ook proberen dure gesprekken te voorkomen. Bijvoorbeeld door het bellen naar 0900-nummers en buitenlandse nummers te blokkeren. Nemen hierdoor de kosten af? Dan is het waarschijnlijk niet meer nodig dat uw werkgever de kosten van telefoongesprekken van afzonderlijke werknemers controleert.

    • Mag mijn werkgever het gebruik van mijn mobiele telefoon van het werk controleren?

      Belt u met een mobiele telefoon van uw werkgever en is er afgesproken dat u deze telefoon niet voor privégesprekken mag gebruiken? Dan mag uw werkgever bij een redelijk vermoeden van misbruik uw belgedrag controleren. Bijvoorbeeld door de gespecificeerde telefoonnota op te vragen.

      Zijn er geen afspraken gemaakt over het gebruik van uw mobiele telefoon voor privégesprekken? Dan heeft u af en toe recht op een privégesprek. Maar uw werkgever heeft het recht om daarbij de kosten in de gaten te houden.

    • Mag mijn werkgever mijn telefoongesprekken opnemen?

      Uw werkgever mag alleen uw telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is. En uw werkgever daarbij voldoet aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

      Werkgevers kunnen bijvoorbeeld telefoongesprekken opnemen om de telefonische dienstverlening door de werknemers in een callcenter te verbeteren.

      Informeren over opname

      Uw werkgever moet u ter plekke informeren dat uw telefoongesprek wordt opgenomen. Bijvoorbeeld door een geluidssignaal te laten horen bij de start van de opname. En van tevoren aan de werknemers uit te leggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start en voor welk doel de gesprekken worden opgenomen. Het is niet genoeg als uw werkgever u eenmalig informeert dat uw gesprekken kunnen worden opgenomen als u in dienst treedt. U moet ervan op de hoogte zijn wanneer uw gesprekken worden opgenomen.

      Uw werkgever moet ook diegene die u belt vooraf informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En waarvoor de opnamen van het gesprek worden gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

    • Mag mijn werkgever in het geheim mijn telefoongesprekken opnemen?

      Uw werkgever mag alleen in enkele uitzonderlijke situaties heimelijk telefoongesprekken opnemen. Die situaties zijn: bij bedreigingen, bommeldingen of als hij u van strafbaar gedrag verdenkt, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen. Heimelijk houdt in dat uw werkgever u niet voorafgaand aan uw telefoongesprekken informeert dat uw gesprekken worden opgenomen.

      Uw werkgever mag niet heimelijk uw telefoongesprekken opnemen voor begeleiding, beoordeling of trainingsdoeleinden.

      Voorwaarden en waarborgen

      Voor  heimelijke opnames gelden extra voorwaarden. Daarnaast moet uw werkgever voldoende waarborgen treffen bij de geheime opnames.
      Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bij de opnames kunnen komen. En door de opnames automatisch te laten vernietigen als blijkt dat u niets strafbaars heeft gedaan.
      Ook mag uw werkgever de opnames niet langer bewaren dan noodzakelijk is, dus totdat het incident is afgehandeld.

    • Mag mijn werkgever doorlopend mijn telefoongesprekken opnemen?

      Dat mag alleen als dat noodzakelijk is bij sommige vormen van dienstverlening. Zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten.

      Uw werkgever kan dit bewijs niet op een andere manier krijgen. Daarom mag hij in zo’n soort situatie uw telefoongesprekken doorlopend opnemen.

      Uw werkgever mag de opnames van uw telefoongesprekken alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst.

      Uw werkgever mag niet doorlopend uw telefoongesprekken opnemen voor begeleiding, beoordeling of trainingsdoeleinden.

    Alle antwoorden op mijn vragenOverige vragen over controle van personeel

    • Mag mijn werkgever testen of ik alcohol, drugs of geneesmiddelen heb gebruikt?

      In de meeste gevallen is dit verboden. Tenzij uw werkgever hiervoor een zwaarwegend algemeen belang heeft en er een wettelijke uitzondering bestaat. Ook moet uw werkgever aan een aantal strenge voorwaarden voldoen. 

      Bijzondere persoonsgegevens

      Persoonsgegevens verkregen uit tests op het gebied van alcohol, drugs en geneesmiddelen zijn gegevens over de gezondheid van een persoon. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken van deze gegevens vormt een grote inbreuk op de privacy van mensen. Daarom is de verwerking ervan in de meeste gevallen verboden.

      Wettelijke uitzondering

      Maar er zijn situaties denkbaar waarin de algemene veiligheid zwaarder kan wegen dan uw privacy als werknemer. Bijvoorbeeld als u schipper, loods, piloot of spoorwegmachinist bent.

      Alle gevallen waarin het uitvoeren van alcohol-, drugs- en geneesmiddelentests zijn toegestaan, staan specifiek genoemd in de wet. Valt uw werkgever niet onder één van de wettelijke uitzonderingen? Dan mag hij de tests niet afnemen.

      Specifieke voorwaarden

      Heeft uw werkgever een wettelijk basis om te testen op het gebruik van alcohol, drugs of geneesmiddelen? Dan moet hij passende maatregelen treffen om de grondrechten van de betrokken personen te beschermen. Hij mag bijvoorbeeld niet zomaar alle werknemers testen, niet meer persoonsgegevens van u verzamelen dan nodig en hij moet de gegevens heel goed beveiligen.

      Onder de huidige wetgeving mogen alleen bevoegde ambtenaren of door de Minister aangewezen personen de tests afnemen. In de praktijk zijn dit meestal de politie, de marechaussee of, in het geval van een bloedtest, een arts of verpleegkundige.

      Zie ook: Hoe weet ik of mijn werkgever mij mag testen op alcohol, drugs of geneesmiddelen?

      Informatie voor werkgevers

      Informatieblad: 'Controles op alcohol, drugs en geneesmiddelen in de arbeidsrelatie'

    • Hoe weet ik of mijn werkgever mij mag testen op alcohol, drugs of geneesmiddelen?

      Door na te gaan of uw werkgever valt onder een van de specifieke uitzonderingen die genoemd staan in het Besluit alcohol, drugs en geneesmiddelen in het verkeer.

      In dit besluit zijn de volgende wetten gebundeld:

      • Artikelen 8, vijfde lid, en 163, achtste lid, Wegenverkeerswet 1994
      • Artikel 28a, elfde lid, Scheepvaartverkeerswet
      • Artikel 89, tiende lid, Spoorwegwet
      • Artikel 48, tiende lid, Wet lokaal spoor
      • Artikel 11.6, tiende lid, Wet luchtvaart

      Valt uw werkgever niet onder één van de genoemde uitzonderingen? Dan mag hij de controles niet uitvoeren. In het besluit leest u ook wie in welke situatie bevoegd is om de tests af te nemen.

      Klacht indienen bij de AP

      Test uw werkgever of u alcohol, drugs of geneesmiddelen heeft gebruikt zonder daarvoor een wettelijke basis te hebben? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

      Zie ook: Mag mijn werkgever testen of ik alcohol, drugs of geneesmiddelen heb gebruikt?

      Informatie voor werkgevers

      Informatieblad: 'Controles op alcohol, drugs en geneesmiddelen in de arbeidsrelatie'

    • Mag mijn werkgever mij controleren met een (verborgen) camera?

      Uw werkgever mag onder bepaalde voorwaarden cameratoezicht gebruiken om werknemers te controleren.

      Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar wordt er bijvoorbeeld veel gestolen of gefraudeerd op uw werk? Dan mag uw werkgever onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken om werknemers te controleren. Meer informatie vindt u bij Cameratoezicht op de werkplek.

    • Mag mijn werkgever een trackingsysteem plaatsen in mijn auto?

      Ja, dat mag als uw werkgever zich houdt aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). De belangrijkste voorwaarde is dat uw werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft. En dat het plaatsen van een trackingsysteem, zoals een black box, board computer of gps-systeem, hierbij noodzakelijk is.

      Een gerechtvaardigd belang van uw werkgever kan bijvoorbeeld zijn dat hij kan nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt. Zodat hij deze auto naar de klant kan sturen.

      Privacytoets

      Voordat uw werkgever een trackingsysteem in uw auto plaatst, moet hij eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat uw werkgever uw belangen en rechten afweegt tegen zijn eigen belang.

      Verder moet uw werkgever u laten weten waarom het trackingsysteem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het gaat.

      Controleren privégebruik

      Bij het controleren in privétijd wegen uw belangen meestal zwaarder dan het belang van uw werkgever. Bij veel bedrijven kan de black box, de board computer of het gps-systeem worden uitgezet in privétijd.

    • Wat is een personeelsvolgsysteem?

      Een personeelsvolgsysteem is elk geautomatiseerd systeem dat geschikt is om werknemers te volgen. Gebruikt een werkgever een bepaald systeem niet om werknemers te volgen, maar zou dit wel kunnen? Ook dan is dit aan te merken als een personeelsvolgsysteem. Personeelsvolgsystemen komen daarom vrij veel in organisaties voor.

      Voorbeelden van personeelsvolgsystemen zijn:

      • (heimelijk) cameratoezicht;
      • telefooncentrales;
      • black box, board computer of gps-systeem;
      • antivirussoftware of software ter voorkoming van KANS (klachten aan de arm, nek en/of schouder, voorheen (RSI);
      • (filter)software voor de controle op e-mail- en internetgebruik;
      • systemen die aanwezigheid, tijd  en toegang registreren;
      • badges of chipcards die erop gericht zijn om toegang, aanwezigheid, verplaatsingen en/of betalingen te volgen.

      Instemmingsrecht OR

      Is een werkgever van plan een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken? Dan heeft de werkgever instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig voor een regeling voor de inzet van een personeelsvolgsysteem. Zonder instemming van de OR mag de werkgever in principe het personeelsvolgsysteem niet gebruiken.

    • Kan ik mijn persoonsgegevens bij mijn werkgever inzien en/of laten corrigeren of verwijderen?

      Ja, dat kan. U heeft het recht om uw gegevens bij uw werkgever in te zien. Ook kunt u vragen om deze te wijzigen of te verwijderen. Daarnaast geeft de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) u in ieder geval de volgende rechten:

      • het recht om vergeten te worden;
      • het recht op rectificatie en aanvulling;
      • het recht op beperking van de verwerking.
      • het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
    • Waar kan ik terecht met een klacht over de controle van werknemers?

      Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan een van de volgende instanties:

      • de ondernemingsraad van uw organisatie (als het gaat om het beleid voor de controle van personeel);
      • het juridisch loket bij u in de buurt;
      • uw vakbond;
      • uw rechtsbijstandsverzekeraar.

      Naar de rechter

      U kunt ook naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

      Klacht indienen bij de AP

      Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door uw werkgever, dan kunt u bij ons een klacht indienen. Wij nemen iedere klacht in behandeling. De manier waarop we dat doen verschilt per klacht. U ontvangt altijd een reactie van de AP op uw klacht.

      U kunt ons ook een tip geven. Een tip beschouwen we als een belangrijk signaal voor ons toezicht, maar leidt niet tot een individueel onderzoek.

    Toon meer vragen en antwoorden-  Toon minder vragen en antwoorden