Vergroot contrast

Controle van werknemers

Werkgevers hebben diverse mogelijkheden om automatisch allerlei informatie over hun personeel te verzamelen. Bijvoorbeeld via cameratoezicht, telefooncentrales, toegangspoorten en computersystemen. Zij kunnen deze informatie voor verschillende doelen gebruiken, waaronder het controleren van hun werknemers.

Controle van werknemers is niet verboden. Maar werkgevers moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Werkgevers mogen daarom hun werknemers niet zomaar de hele dag volgen.

Controle van werknemers is toegestaan als dit voldoet aan de voorwaarden uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Heimelijke controle, dus zonder dat de werknemers dit weten,  mag normaal gesproken niet. De werkgever mag alleen onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van heimelijke controle. 

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Controle van werknemers'

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werkgevers over controle van werknemers

  • Mag ik als werkgever mijn werknemers controleren?

    Het is niet verboden om uw werknemers te monitoren. Maar u moet wel rekening houden met hun privacy. U mag uw personeel dus niet zomaar de hele dag volgen. Om uw medewerkers te mogen controleren, moet u voldoen aan de eisen uit de privacywetgeving.

    Voorwaarden controle werknemers

    De belangrijkste voorwaarden voor de controle van personeel staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Deze voorwaarden zijn:

    Gerechtvaardigd belang
    U heeft een legitieme reden (gerechtvaardigd belang). Dit belang moet zwaarder wegen dan de rechten en belangen van uw werknemers. Zoals hun recht op privacy.

    Noodzaak
    De controle moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat u uw doel niet op een andere manier kunt bereiken, die minder ingrijpend is voor uw werknemers.

    Personeel informeren
    U informeert uw werknemers over wat mag en wat niet, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. U kunt uw werknemers bijvoorbeeld informeren met gedragsregels of een protocol.

    Recht op vertrouwelijke communicatie
    U houdt rekening met het recht op vertrouwelijke communicatie van uw werknemers. Bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon.

    Instemming OR
    U vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad (OR) bij een regeling voor (heimelijke) controle.

    DPIA
    Wilt u grootschalige verwerkingen en/of stelselmatige monitoring van persoonsgegevens inzetten om activiteiten van uw werknemers te controleren? Dan moet u eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Denk hierbij aan controle van e-mail en internetgebruik, gps-trackers in (vracht)auto’s van werknemers of cameratoezicht om diefstal en fraude te bestrijden.

    Voorafgaande raadpleging
    Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde controle een hoog risico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat u met de controle van personeel start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

    Heimelijke controle

    Wilt u uw werknemers heimelijk controleren? Dan moet u daarnaast voldoen aan de extra voorwaarden voor heimelijke controle.

  • Mag ik als werkgever mijn werknemers heimelijk controleren?

    Ja, soms mag u uw werknemers monitoren zonder dat zij dat weten. Maar voor zo'n heimelijke controle gelden wel strenge voorwaarden vanuit de privacywetgeving. 

    Let op: de voorwaarden voor heimelijke controle gelden naast de voorwaarden voor 'gewone' controle van personeel. U moet dus aan alle voorwaarden voldoen.

    Voorwaarden heimelijke controle

    Voor heimelijke controle van werknemers gelden de volgende (extra) voorwaarden:

    Redelijke verdenking
    U heeft een redelijke verdenking dat een of meerdere werknemers iets doen wat strafbaar of verboden is. Zoals diefstal of fraude.

    Kan niet anders
    Het lukt u niet, ondanks allerlei inspanningen, om een eind te maken aan de diefstal of fraude. Dus u kan echt niet anders dan uw medewerker(s) heimelijk controleren.

    Incidenteel
    De heimelijke controle is incidenteel. Dat betekent dat u de heimelijke controle alleen mag uitvoeren in een vooraf bepaalde periode. Continu uw medewerker(s) heimelijk monitoren mag dus niet.

    Informeren
    U informeert de betrokken werknemer(s) achteraf altijd over de heimelijke controle. Ook als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was.

    DPIA
    Wilt u voor de eerste keer een heimelijke controle doen, dan moet u eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.

    • U hoeft geen DPIA uit te voeren voor iedere volgende keer dat u een incidentele heimelijke controle wilt doen waarbij de werkwijze hetzelfde is als de eerste keer.
    • U hoeft ook geen DPIA uit te voeren als het gaat om bestaand beleid voor heimelijke controle dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onder de Wet bescherming persoonsgegevens heeft goedgekeurd na voorafgaand onderzoek. En waarbij de verwerking in de tussentijd niet is veranderd.
    • Voert u een DPIA uit, dan is het aan te raden om deze periodiek te herzien.

    Voorafgaande raadpleging
    Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde heimelijke controle een hoog risico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de AP overleggen voordat u met de heimelijke controle start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werknemers over controle van e-mail en internet

  • Mag mijn werkgever mijn gebruik van e-mail en internet controleren?

    Ja, dat mag. Uw werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag uw werkgever controles uitvoeren. Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Algemene controle

    Uw werkgever kan bijvoorbeeld steekproefsgewijs monitoren of er verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt. Zoals het bezoeken van pornowebsites of downloaden van muziek- en filmbestanden.

    Heimelijke controle

    Heeft uw werkgever een vermoeden van misbruik door een of meerdere medewerkers? Dan mag hij onder bepaalde voorwaarden een specifieke controle uitvoeren naar het gebruik van e-mail en internet door deze individuele medewerker(s). Voor zo’n heimelijke controle, dus zonder dat de betreffende werknemers hiervan vooraf weten, gelden extra voorwaarden.

    Doel controle

    Voordat uw werkgever start met de controle, moet hij het doel bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

    Uw werkgever kan vaak volstaan met een kortdurende, gerichte controle bij een vermoeden van misbruik.

  • Welke algemene gedragsregels gelden voor e-mail en internet op het werk?

    Heeft uw werkgever geen gedragsregels of protocol voor het gebruik van e-mail en internet op het werk? Dan gelden de volgende algemene gedragsregels.

    Uw werkgever kan privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden. U heeft namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op uw werk.

    Maar u moet daarbij wel maat houden. Ook moet u rekening houden met de inhoud van uw e-mail en de websites die u bezoekt. Het is namelijk niet toegestaan dat u onder werktijd bijvoorbeeld porno kijkt.

  • Mag mijn werkgever controleren wat ik op sociale media zeg over mijn werk?

    Ja, dat mag. Maar alleen als uw werkgever een grondslag heeft om de gegevens die over u op internet staan te verwerken. 

    Uw werkgever heeft bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om te monitoren wat er op sociale media over zijn organisatie wordt gezegd. Hij kan dit bijvoorbeeld monitoren door op de naam van de organisatie te zoeken.

    Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Let op: uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren. Uw werkgever kan niet afdwingen dat u hem tot vriend maakt op bijvoorbeeld Facebook. Of dat u de inlogcodes van uw account afgeeft.

    Richtlijnen controle sociale media

    Uw werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is raadzaam dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt.

  • Mag mijn werkgever mijn e-mail lezen als ik er niet ben?

    Ja, dat mag als het om zakelijke e-mail gaat. U kunt zelf onderscheid maken tussen uw zakelijke mail en uw privémail. Dit doet u door uw privémail in een aparte map te bewaren (bijvoorbeeld met de titel ‘Persoonlijk’). Of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.

    Blijkt uit de titel van het bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag uw werkgever dat bericht niet lezen. Is er geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail? Dan moet uw werkgever er rekening mee houden dat werknemers privéberichten ontvangen en versturen. Bij het lezen van uw e-mail moet uw werkgever de privéberichten zo veel mogelijk ontzien.

    Regeling checken e-mail

    Het is aan te raden dat uw werkgever via een regeling laat weten dat tijdens vakantie of ziekte uw zakelijke e-mail kan worden gecheckt. U weet dan van tevoren dat het mogelijk is dat uw werkgever uw e-mail leest.

Alle antwoorden op mijn vragenControle van telefoon

  • Mag mijn werkgever mijn telefoongebruik controleren?

    Heeft uw werkgever aanwijzingen dat werknemers misbruik maken van de telefoon op of van het werk? Dan mag hij het telefoongebruik controleren. Maar hij moet zich hierbij wel houden aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening  gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Als werknemer heeft u het recht uw werktelefoon af en toe te gebruiken voor een privégesprek. Uw werkgever kan u dus niet op aanspreken op incidenteel privégebruik van uw werktelefoon. Maar uw werkgever heeft wel het recht om de kosten in de gaten te houden.

    Uw werkgever kan maandelijks een geanonimiseerde rapportage ontvangen van alle duurste gesprekken. Steekproefsgewijs kan uw werkgever vervolgens bij deze gesprekken achterhalen welke werknemer daar verantwoordelijk voor is. En deze werknemer vervolgens om uitleg vragen.

    Dure gesprekken voorkomen

    Uw werkgever kan ook proberen dure gesprekken te voorkomen. Bijvoorbeeld door het bellen naar 0900-nummers en buitenlandse nummers te blokkeren. Nemen hierdoor de kosten af? Dan is het waarschijnlijk niet meer nodig dat uw werkgever de kosten van telefoongesprekken van afzonderlijke werknemers controleert.

  • Mag mijn werkgever het gebruik van mijn mobiele telefoon van het werk controleren?

    Belt u met een mobiele telefoon van uw werkgever en is er afgesproken dat u deze telefoon niet voor privégesprekken mag gebruiken? Dan mag uw werkgever bij een redelijk vermoeden van misbruik uw belgedrag controleren. Bijvoorbeeld door de gespecificeerde telefoonnota op te vragen.

    Zijn er geen afspraken gemaakt over het gebruik van uw mobiele telefoon voor privégesprekken? Dan heeft u af en toe recht op een privégesprek. Maar uw werkgever heeft het recht om daarbij de kosten in de gaten te houden.

  • Mag mijn werkgever mijn telefoongesprekken opnemen?

    Uw werkgever mag alleen uw telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is. En uw werkgever daarbij voldoet aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Werkgevers kunnen bijvoorbeeld telefoongesprekken opnemen om de telefonische dienstverlening door de werknemers in een callcenter te verbeteren.

    Informeren over opname

    Uw werkgever moet u ter plekke informeren dat uw telefoongesprek wordt opgenomen. Bijvoorbeeld door een geluidssignaal te laten horen bij de start van de opname. En van tevoren aan de werknemers uit te leggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start en voor welk doel de gesprekken worden opgenomen. Het is niet genoeg als uw werkgever u eenmalig informeert dat uw gesprekken kunnen worden opgenomen als u in dienst treedt. U moet ervan op de hoogte zijn wanneer uw gesprekken worden opgenomen.

    Uw werkgever moet ook diegene die u belt vooraf informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En waarvoor de opnamen van het gesprek worden gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

  • Mag mijn werkgever in het geheim mijn telefoongesprekken opnemen?

    Uw werkgever mag alleen in enkele uitzonderlijke situaties heimelijk telefoongesprekken opnemen. Die situaties zijn: bij bedreigingen, bommeldingen of als hij u van strafbaar gedrag verdenkt, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen. Heimelijk houdt in dat uw werkgever u niet voorafgaand aan uw telefoongesprekken informeert dat uw gesprekken worden opgenomen.

    Uw werkgever mag niet heimelijk uw telefoongesprekken opnemen voor begeleiding, beoordeling of trainingsdoeleinden.

    Voorwaarden en waarborgen

    Voor  heimelijke opnames gelden extra voorwaarden. Daarnaast moet uw werkgever voldoende waarborgen treffen bij de geheime opnames.
    Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bij de opnames kunnen komen. En door de opnames automatisch te laten vernietigen als blijkt dat u niets strafbaars heeft gedaan.
    Ook mag uw werkgever de opnames niet langer bewaren dan noodzakelijk is, dus totdat het incident is afgehandeld.

  • Mag mijn werkgever doorlopend mijn telefoongesprekken opnemen?

    Dat mag alleen als dat noodzakelijk is bij sommige vormen van dienstverlening. Zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten.

    Uw werkgever kan dit bewijs niet op een andere manier krijgen. Daarom mag hij in zo’n soort situatie uw telefoongesprekken doorlopend opnemen.

    Uw werkgever mag de opnames van uw telefoongesprekken alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst.

    Uw werkgever mag niet doorlopend uw telefoongesprekken opnemen voor begeleiding, beoordeling of trainingsdoeleinden.

Alle antwoorden op mijn vragenOverige vragen over controle van personeel

  • Mag mijn werkgever testen of ik alcohol, drugs of geneesmiddelen heb gebruikt (ADM-test)?

    In de meeste gevallen is een test op alcohol, drugs en medicijnen (ADM-test) verboden. Tenzij uw werkgever hiervoor een zwaarwegend algemeen belang heeft en er een wettelijke uitzondering bestaat. Ook moet uw werkgever dan aan een aantal strenge voorwaarden voldoen.

    Bijzondere persoonsgegevens

    Persoonsgegevens verkregen uit een ADM-test zijn gegevens over de gezondheid van een persoon. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens.

    Het verwerken van deze gegevens vormt een grote inbreuk op de privacy van mensen. Daarom is de verwerking ervan meestal verboden.

    Wettelijke uitzondering ADM-test

    Maar er zijn situaties denkbaar waarin de algemene veiligheid zwaarder kan wegen dan uw privacy als werknemer. Bijvoorbeeld als u schipper, loods, piloot of spoorwegmachinist bent.

    Alle gevallen waarin het is toegestaan om een ADM-test uit te voeren, staan genoemd in het Besluit alcohol, drugs en geneesmiddelen in het verkeer.

    In dit besluit zijn de volgende wetten gebundeld:

    • Artikelen 8, vijfde lid, en 163, achtste lid, Wegenverkeerswet 1994
    • Artikel 28a, elfde lid, Scheepvaartverkeerswet
    • Artikel 89, tiende lid, Spoorwegwet
    • Artikel 48, tiende lid, Wet lokaal spoor
    • Artikel 11.6, tiende lid, Wet luchtvaart

    Valt uw werkgever niet onder een van de genoemde uitzonderingen? Dan mag hij geen ADM-test bij u afnemen.

    In het besluit leest u ook wie in welke situatie bevoegd is om de ADM-test af te nemen.

    Specifieke voorwaarden ADM-test

    Heeft uw werkgever een wettelijk basis om te testen op het gebruik van alcohol, drugs of geneesmiddelen? Dan moet hij passende maatregelen nemen om de grondrechten van de werknemers te beschermen.

    Uw werkgever mag bijvoorbeeld niet zomaar alle werknemers testen. Ook mag uw werkgever niet meer persoonsgegevens van u verzamelen dan nodig. En hij moet de gegevens heel goed beveiligen.

    Onder de huidige wetgeving mogen alleen bevoegde ambtenaren of door de minister aangewezen personen een ADM-test afnemen. In de praktijk zijn dit meestal de politie, de marechaussee of, in het geval van een bloedtest, een arts of verpleegkundige.

    Informatie voor werkgevers

    Informatieblad: Controles op alcohol, drugs en geneesmiddelen in de arbeidsrelatie

  • Mag mijn werkgever mij controleren met een (verborgen) camera?

    Uw werkgever mag onder bepaalde voorwaarden cameratoezicht gebruiken om werknemers te controleren.

    Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar wordt er bijvoorbeeld veel gestolen of gefraudeerd op uw werk? Dan mag uw werkgever onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken om werknemers te controleren. Meer informatie vindt u bij Cameratoezicht op de werkplek.

  • Mag mijn werkgever een gps-tracker plaatsen in mijn auto?

    Ja, uw werkgever mag gps plaatsen in uw auto van de zaak. Of een ander track & trace-systeem, zoals een boordcomputer of black box. Maar dat mag alleen als uw werkgever zich houdt aan de voorwaarden uit de privacywet, de AVG.

    Belangrijkste voorwaarde gps-tracker

    De belangrijkste voorwaarde uit de AVG is dat uw werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft. En dat het plaatsen van een gps-tracker in een bedrijfswagen hierbij noodzakelijk is.

    Een gerechtvaardigd belang van uw werkgever kan bijvoorbeeld zijn dat hij kan nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt. Zodat hij deze auto naar de klant kan sturen.

    Privacytoets

    Voordat uw werkgever een gsp-tracker of ander track & trace-systeem in uw auto plaatst, moet hij volgens de AVG eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat uw werkgever uw belangen en rechten (zoals uw recht op privacy) afweegt tegen zijn eigen belang.

    Informeren over track en trace

    Verder moet uw werkgever u laten weten waarom het track & trace-systeem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het gaat.

    Controleren privégebruik

    Rijdt u ook privé in de bedrijfsauto? Bij het controleren in privétijd weegt uw privacybelang meestal zwaarder dan het belang van uw werkgever. Bij veel bedrijven kunt u de gps-tracker, black box of boordcomputer uitzetten als u in privétijd in de auto van de zaak rijdt.

    Lees ook

  • Wat is een personeelsvolgsysteem?

    Een personeelsvolgsysteem is elk geautomatiseerd systeem dat geschikt is om werknemers te volgen. Gebruikt een werkgever een bepaald systeem niet om werknemers te volgen, maar zou dit wel kunnen? Ook dan is dit aan te merken als een personeelsvolgsysteem. Personeelsvolgsystemen komen daarom vrij veel in organisaties voor.

    Voorbeelden van personeelsvolgsystemen zijn:

    • (heimelijk) cameratoezicht;
    • telefooncentrales;
    • track & trace-systemen, zoals een gps-tracker, black box of boordcomputer;
    • antivirussoftware of software ter voorkoming van KANS (klachten aan de arm, nek en/of schouder, voorheen (RSI);
    • (filter)software voor de controle op e-mail- en internetgebruik;
    • systemen die aanwezigheid, tijd  en toegang registreren;
    • badges of chipcards die erop gericht zijn om toegang, aanwezigheid, verplaatsingen en/of betalingen te volgen.

    Instemmingsrecht OR

    Is een werkgever van plan een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken? Dan heeft de werkgever instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig voor een regeling voor de inzet van een personeelsvolgsysteem. Zonder instemming van de OR mag de werkgever in principe het personeelsvolgsysteem niet gebruiken.

  • Kan ik mijn persoonsgegevens bij mijn werkgever inzien en/of laten corrigeren of verwijderen?

    Ja, dat kan. U heeft het recht om uw gegevens bij uw werkgever in te zien. Ook kunt u vragen om deze te wijzigen of te verwijderen. Daarnaast geeft de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) u in ieder geval de volgende rechten:

    • het recht om vergeten te worden;
    • het recht op rectificatie en aanvulling;
    • het recht op beperking van de verwerking.
    • het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
  • Waar kan ik terecht met een klacht over de controle van werknemers?

    Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan een van de volgende instanties:

    • de ondernemingsraad van uw organisatie (als het gaat om het beleid voor de controle van personeel);
    • het juridisch loket bij u in de buurt;
    • uw vakbond;
    • uw rechtsbijstandsverzekeraar.

    Naar de rechter

    U kunt ook naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Klacht indienen bij de AP

    Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door uw werkgever, dan kunt u bij ons een klacht indienen. Wij nemen iedere klacht in behandeling. De manier waarop we dat doen verschilt per klacht. U ontvangt altijd een reactie van de AP op uw klacht.

    U kunt ons ook een tip geven. Een tip beschouwen we als een belangrijk signaal voor ons toezicht, maar leidt niet tot een individueel onderzoek.