Rol arbodienst of bedrijfsarts bij zieke werknemers

Gegevens die de arbodienst of bedrijfsarts ontvangt

De arbodienst of bedrijfsarts ontvangt gegevens over uw zieke werknemer:

• van u als werkgever;
• van de zieke werknemer zelf;
• eventueel van een behandelend arts.

Werkgever aan arbodienst/bedrijfsarts

U geeft de ziekmelding door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Hierbij hoeft u alleen de noodzakelijke gegevens van de zieke werknemer door te geven, zoals naam, adres en telefoonnummer. Daarnaast kunt u  de arbodienst of bedrijfsarts inlichten over de informatie die de werknemer heeft gegeven bij de ziekmelding en over uw eigen waarnemingen.

Zieke werknemer aan arbodienst/bedrijfsarts

Uw zieke werknemer moet aan de arbodienst of bedrijfsarts alle informatie geven die nodig is voor het beoordelen van de arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie van de werknemer.

Behandelend arts aan arbodienst/bedrijfsarts

De arbodienst of bedrijfsarts mag (medische) gegevens van uw zieke werknemer opvragen bij de behandelend arts (huisarts of specialist) als dit nodig is voor de verzuimbegeleiding. De arts mag de gevraagde gegevens alleen doorgeven als uw werknemer hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Hiervoor geeft uw werknemer een schriftelijke machtiging af aan de arbodienst of bedrijfsarts.

Gegevens die de arbodienst of bedrijfsarts verstrekt

De arbodienst of bedrijfsarts geeft gegevens over uw zieke werknemer door aan:

• u als werkgever;
• het UWV;
• eventueel het Sociaal Medisch Team/Overleg;
• eventueel het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

Gegevens verstrekken aan werkgever

De arbodienst of bedrijfsarts mag alleen noodzakelijke gegevens aan u doorgeven. Dat zijn standaard de volgende gegevens:

• dat uw werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is;
• hoe lang de afwezigheid ongeveer gaat duren;
• wat de belastbaarheid van uw werknemer is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
• welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.

In uitzonderlijke situaties mag de arbodienst of bedrijfsarts medische gegevens van uw zieke werknemer met u delen. Uw werknemer moet hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven. En het moet gaan om noodzakelijke informatie. Bijvoorbeeld als uw werknemer epilepsie heeft en de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie. 

De volgende gegevens mag de arbodienst of bedrijfsarts niet aan u doorgeven:

• De loonwaarde van uw zieke werknemer. De arbodienst of bedrijfsarts mag weliswaar de mate waarin uw werknemer arbeidsongeschikt is aan u doorgeven (de belastbaarheid, oftewel de functionele beperkingen en restmogelijkheden), maar de loonwaarde valt hier niet onder. Die stelt u zelf vast op basis van de belastbaarheid.
• De probleemanalyse als hierin de aard en oorzaak van de klachten en de omstandigheden van uw zieke werknemer staan. Gaat het om het (beknopte) formulier Probleemanalyse van het UWV? Dan mag de arbodienst of bedrijfsarts dit wél naar u sturen.

Gegevens verstrekken aan UWV

Het UWV heeft bepaalde gegevens nodig om zijn taak goed te kunnen uitvoeren. De arbodienst of bedrijfsarts is verplicht deze gegevens te verstrekken als het UWV er om vraagt. Het gaat hierbij alleen om (strikt) noodzakelijke medische gegevens.

Gegevens verstrekken aan SMT/SMO

Is er in uw organisatie een vast overleg met de arbodienst of bedrijfsarts, oftewel een Sociaal Medisch Team (SMT) of Sociaal Medisch Overleg (SMO)? Dan mag de arbodienst of bedrijfsarts de volgende gegevens over uw zieke werknemer doorgeven aan de deelnemers van het SMT/SMO:

• de mate van arbeidsongeschiktheid;
• de verwachte duur van de ziekte;
• de functionele beperkingen;
• de eventuele aanpassingen voor de re-integratie.

Medische gegevens mag de arbodienst of bedrijfsarts alleen doorgeven met uitdrukkelijke toestemming van uw werknemer.

Gegevens verstrekken aan NCB

Heeft uw werknemer een beroepsziekte? Dan meldt de arbodienst of bedrijfsarts dit aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCB).

Toegang tot dossier zieke werknemer

Bij de arbodienst mag niet iedereen toegang hebben tot het dossier van uw zieke werknemer. De toegang is beperkt tot de medewerkers die direct bij de behandeling van uw werknemer betrokken zijn. Dat zijn: 

• de bedrijfsarts;
• verpleegkundigen;
• doktersassistenten;
• collega-vakgenoten die de bedrijfsarts om advies vraagt (als het niet lukt om dit anoniem te doen);
• de vervangende bedrijfsarts(en).

Overdragen dossier zieke werknemer

Stapt u over op een andere arbodienst of bedrijfsarts? Dan mag de oude arbodienst of bedrijfsarts alleen het deel van het dossier van uw werknemer overdragen waarop geen medisch beroepsgeheim rust.

De gegevens die wel onder het medisch beroepsgeheim vallen, mag de oude arbodienst of bedrijfsarts alleen overdragen als die gegevens noodzakelijk zijn voor de verzuimbegeleiding. Dat is zo als uw werknemer:

• bij de wisseling van arbodienst of bedrijfsarts ziek is;
• binnen 4 weken na de herstelmelding opnieuw uitvalt.

Verder gelden de volgende voorwaarden:

• er is instemming van de ondernemingsraad (OR);
• de arbodienst of bedrijfsarts informeert uw werknemer van tevoren over de overdracht van gegevens;
• uw werknemer krijgt de kans om bezwaar te maken tegen de overdracht;
• de arbodienst of bedrijfsarts draagt de gegevens over aan een andere gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts.

Bewaren dossier zieke werknemer

De arbodienst of bedrijfsarts moet het medisch dossier van uw zieke werknemer 20 jaar bewaren na het einde van het dienstverband van de werknemer. Of na de beëindiging van de overeenkomst tussen u en de arbodienst of bedrijfsarts.