Regels voor werkgevers bij zieke werknemers
Ook als zij ziek zijn, hebben werknemers recht op privacy. Voor u als werkgever is het echter van belang dat zieke werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk gaan. Daarom heeft u informatie van hen nodig. Op deze pagina leest u wat de regels zijn zodra een van uw werknemers zich ziek meldt.
Op deze pagina
Alleen noodzakelijke informatie
De AVG geeft u de ruimte om de noodzakelijke informatie over uw zieke werknemers vast te leggen. Wat iemand heeft en waardoor dat komt, hoort niet bij deze noodzakelijke informatie. Gezondheidsgegevens zijn namelijk bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is meestal verboden. Daarom mag u er niet naar vragen.
Daar komt bij dat uw werknemers onder uw gezag staan. Hierdoor kunnen zij zich eerder verplicht voelen om informatie over hun ziekte te delen als u ernaar vraagt. Ook als u er alles aan doet om het voor uw werknemers niet zo te laten voelen.
Natuurlijk is het begrijpelijk dat u als werkgever wilt weten of iemand kort of langdurig ziek is. Maar daarvoor heeft u geen gezondheidsgegevens nodig. De arbodienst of bedrijfsarts mag u namelijk gewoon informeren over de verwachte duur van de ziekte en de belastbaarheid van uw werknemer.
Let op: Ook wanneer uw werknemers uit zichzelf vertellen wat zij mankeren, mag u deze informatie niet vastleggen of delen. Of gebruiken om een oordeel te vormen over de inzetbaarheid van uw werknemer. Dat mag alleen de arbodienst of bedrijfsarts. Natuurlijk kunt u uw werknemer wel een luisterend oor bieden.
Toestemming werknemer geldt niet
Zelfs als uw werknemer u toestemming geeft om vast te leggen wat diegene mankeert, mag u dit niet doen. Uw werknemer is namelijk (financieel) afhankelijk van u en kan zich daardoor verplicht voelen om toestemming te geven. Daarom kan de toestemming nooit ‘vrij’ zijn, zoals wettelijk is vereist.
Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen mag u op basis van uitdrukkelijke toestemming van uw werknemer gegevens over de aard en oorzaak van ziekte vastleggen en delen met directbetrokkenen. Bijvoorbeeld wanneer uw werknemer een ernstige mate van suikerziekte heeft. Of epilepsie. Dan kan het noodzakelijk zijn dat de naaste collega’s hiervan op de hoogte zijn. Zodat ze weten hoe ze moeten handelen als uw werknemer zich niet goed voelt. Uw werknemer kan dit ook via de bedrijfsarts of arbodienst melden.
Dit mag u wel vragen
Bij een ziekmelding mag u alleen vragen en registreren wat noodzakelijk is voor u als werkgever om te weten. Dat is informatie waarmee u kunt bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van uw werknemer. En informatie om te beoordelen of u loon moet doorbetalen. Die informatie mag u daarom ook vastleggen.
U mag de volgende informatie registreren over uw zieke werknemer:
- Het telefoonnummer waarop uw werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
- Hoe lang uw werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
- Wat de lopende werkzaamheden en afspraken van uw werknemer zijn.
- Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een verkeersongeval met regresrecht (verhaalrecht). Dat houdt in dat u de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie mogelijk kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
- Of uw werknemer onder 1 van de 4 vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. Uw werknemer is daarbij niet altijd verplicht om te melden om welke regeling het gaat.
E-mail checken
U mag ook de zakelijk e-mail van uw zieke werknemer checken als dat nodig is. Bijvoorbeeld als uw zieke werknemer niet in staat is om een volledige overdracht te geven van alle lopende werkzaamheden.
Let op: Lees geen privémail. Blijkt uit de titel van een mailtje dat het persoonlijk is? Dan mag u als werkgever dat bericht niet openen. Ook al staat het in de zakelijke mailbox.
Valt er geen duidelijke scheiding te maken tussen de zakelijke en privé e-mail? Dan kan het gebeuren dat u per ongeluk een privébericht opent. Sluit zo’n bericht dan meteen.
Het is aan te raden om uw werknemers te informeren dat hun e-mail tijdens ziekte kan worden gecheckt.
Vangnetregeling Ziektewet
U betaalt het salaris door van uw zieke werknemer. Maar soms kunt u aanspraak maken op een Ziektewetuitkering van het UWV. Dat is geregeld in de vangnetregelingen van de Ziektewet.
Uw zieke werknemer hoeft u niet te vertellen onder welke vangnetregeling diegene valt. Een vangnetregeling zegt namelijk iets over de aard van iemands ziekte. Die informatie hoeft uw werknemer alleen te delen met de arbodienst of bedrijfsarts.
Hierop zijn 2 uitzonderingen:
Vraagt u aan uw werknemer of diegene mogelijk onder een van deze 2 vangnetregelingen valt? Dan moet uw werknemer u daarover informeren. Deze verplichting geldt pas zodra de werknemer 2 maanden of langer in dienst is. Dit kunt u vinden in artikel 38b van de Ziektewet.
Informeren van collega’s
Hoewel u er niet naar mag vragen, vertellen veel werknemers uit zichzelf waarom zij zich ziek melden. Het is begrijpelijk dat u die informatie vanuit betrokkenheid met de naaste collega’s wil delen. Maar wat uw zieke werknemer wil delen over wat er aan de hand is, blijft aan uw werknemer.
Natuurlijk mag u de directe collega’s wel informeren over de verwachte duur van de afwezigheid. Ook kunt u uw zieke werknemer de open vraag stellen wat diegene wil dat u aan de naaste collega’s vertelt. Verder kunt u tegen de andere werknemers zeggen dat het aan de zieke werknemer is om meer informatie te delen.
Het is in ieder geval belangrijk dat uw zieke werknemer zich op geen enkele manier onder druk gezet voelt om informatie delen met u en de collega’s.
Controleren of werknemer ziek is
U mag niet zelf controleren of uw werknemer echt ziek is. U mag wel de arbodienst of bedrijfsarts vragen om dit voor u te doen. Maar u mag hierbij niet meer inbreuk maken op iemands privacy dan nodig.
U kunt bijvoorbeeld vastleggen dat zieke werknemers op bepaalde tijdstippen thuis moeten zijn. Zodat de arbodienst of bedrijfsarts kan bellen of langskomen. Ook kunt u eisen dat uw zieke werknemer naar het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts komt, als dat mogelijk is.
Maar u mag bijvoorbeeld niet van uw werknemer eisen dat die de hele dag thuis is. Ook mag u de arbodienst of bedrijfsarts niet dagelijks laten langskomen als dat niet nodig is.
Verdergaande controle
In uitzonderlijke gevallen mag u een verdergaande controle laten uitvoeren als uw werknemer zich ziek heeft gemeld. Bijvoorbeeld door een recherchebureau. U moet hier dan wel een zwaarwegende reden voor hebben. Zoals aanwijzingen dat uw werknemer ergens anders aan het werk is terwijl diegene zich ziek heeft gemeld en u het loon doorbetaalt.
Functionele beperkingen en mogelijkheden
U mag met uw zieke werknemer praten over de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Maar alleen als een bedrijfsarts die in kaart heeft gebracht. Aan de hand hiervan kunt u met uw werknemer bespreken wat dit betekent voor het werk. En hoe u samen de re-integratie verder gaat vormgeven.
Rol van de ondernemingsraad
Wilt u als werkgever een regeling op het gebied van ziekteverzuim of re-integratie vaststellen, wijzigen of intrekken? Dan moet u eerst de ondernemingsraad (OR) om instemming vragen. Bijvoorbeeld bij:
- de keuze van de arbodienst;
- het afsluiten en wijzigen van het contract met de arbodienst;
- het ziekteverzuimbeleid (onder meer hoe u als werkgever de verzuimcontrole doet).