De OR en personeelsvolgsystemen

Wat is een personeelsvolgsysteem?

Een personeelsvolgsysteem is een systeem om de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van werknemers te controleren. 

Gebruikt een werkgever een systeem niet om werknemers te monitoren, maar zou dit wel kunnen? Ook dan is dit systeem een personeelsvolgsysteem. 

Personeelsvolgsystemen komen daarom vrij veel in organisaties voor.

Voorbeelden personeelsvolgsysteem

Voorbeelden van een personeelsvolgsysteem zijn:

• een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert;
• een track & trace-systeem in (vracht)auto’s, zoals een gps-tracker, black box of boordcomputer;
• software die bijvoorbeeld toetsaanslagen, e-mailverkeer en/of internetgebruik van werknemers registreert;
• cameratoezicht op de werkplek;
• wearables, zoals een smartwatch;
• een systeem waarin klantcontacten worden bijgehouden;
• een systeem dat ondersteunt bij het afhandelen van werkzaamheden (workflow- of zaaksysteem);
• een voorziening binnen een systeem die inzage in (gevoelige) dossiers door werknemers registreert (logging);
• een systeem dat een pas of badge gebruikt om de aanwezigheid en/of plaats van een werknemer binnen een gebouw te registreren.

Instemming personeelsvolgsysteem

De OR heeft instemmingsrecht bij een voorgestelde regeling voor een personeelsvolgsysteem. Dat staat in artikel 27, eerste lid, onder l. van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Stemt de OR er niet mee in? Dan mag de werkgever het personeelsvolgsysteem in principe niet gaan gebruiken. Wil de werkgever dit toch doen? Dan kan de werkgever aan de kantonrechter om toestemming vragen (artikel 27, vierde lid, WOR).

Let op: De OR heeft óók instemmingsrecht bij een systeem dat de werkgever (nog) niet gebruikt om werknemers te volgen, maar waarbij dit wel zou kunnen. De OR kan dan afspraken maken over hoe het systeem wordt ingezet door onder voorwaarden in te stemmen met het gebruik van het systeem.

Toetsen personeelsvolgsysteem

Het is belangrijk dat u als OR een voorgestelde regeling voor een personeelsvolgsysteem kritisch toetst. Heeft uw organisatie een functionaris gegevensbescherming (FG)? Dan kan die u adviseren. 

U kunt de voorgestelde regeling toetsen op de volgende punten:

• Is er sprake van een personeelsvolgsysteem?
• Is het nodig een personeelsvolgsysteem te gebruiken?
• Worden de werknemers van tevoren op de hoogte gesteld van de observatie?
• Wordt de personeelsbeoordeling uitsluitend gebaseerd op de gegevens die met persoonsvolgsystemen zijn verzameld?

Voor een toelichting op deze vragen, zie het OR-privacyboekje.

Ook vindt u bij Controle van werknemers informatie over wat werkgevers wel en niet mogen als zij hun werknemers willen controleren. Dit kan u helpen om kritische vragen te stellen aan de werkgever.