Online (video)bellen in het onderwijs
Leerlingen of studenten kunnen les krijgen via online (video)bellen, als lesgeven op een andere manier niet kan. Dit kan een grote inbreuk zijn op hun privacy en die van docenten. Bijvoorbeeld als de onderwijsinstelling mensen thuis filmt. Scholen en universiteiten moeten er daarom voor zorgen dat de privacyinbreuk van het online (video)bellen zo klein mogelijk is.
Op deze pagina
Vooraf DPIA uitvoeren
Wilt u als school of universiteit gaan online (video)bellen? Voer dan eerst een data protection impact assessment (DPIA) uit. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En om daarna maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.
Een DPIA is verplicht voor gegevensverwerkingen met een hoog privacyrisico. Of uw verwerking een hoog risico oplevert voor uw leerlingen of studenten en uw docenten, moet u zelf beoordelen. Dit hangt af van het doel waarvoor en de manier waarop u online (video)bellen wilt inzetten. Betrek bij uw beoordeling ook leerlingen/studenten en docenten, als dat kan.
Voor meer informatie over de DPIA, zie paragraaf 3.1 van het rapport Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.
Tip: Werk samen met andere schoolbesturen en/of koepelorganisaties. Deel kennis en wissel ervaringen uit. Trek samen op richting grote spelers op de markt.
Tip: Maak gebruik van de Keuzehulp videobel-apps van de AP en van de website lesopafstand.nl, samengesteld door onder meer het ministerie van OCW en sectororganisaties.
Beleid of richtlijnen online (video)bellen
Een belangrijke organisatorische maatregel om de privacyrisico’s van online (video)bellen te beperken is dat u een duidelijk beleid of duidelijke richtlijnen opstelt. En dat u hierbij duidelijke en eenvoudige instructies geeft voor uw docenten en leerlingen of studenten.
Neem in het beleid of de richtlijnen voor online (video)bellen in ieder geval afspraken op over:
- het in beeld brengen van leerlingen of studenten en docenten;
- het maken en bewaren van opnames;
- het informeren van leerlingen of studenten over onder meer het doel van de opname en de bewaartermijn;
- indien van toepassing: veilige opslag, de bewaartermijn en wie verantwoordelijk is voor tijdige verwijdering van de beelden.
Voor meer informatie over kaders en richtlijnen, zie paragraaf 3.2 van het rapport Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.
Leerlingen en studenten informeren
Uw leerlingen of studenten en/of hun ouders hebben recht op informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens of die van hun kind. Ook bij online (video)bellen. Informeer hen daarom actief voorafgaand aan een digitale les.
Welke informatie?
U moet onder meer informatie geven over:
- welke persoonsgegevens u verwerkt;
- voor welk specifiek doel u dat doet;
- wat de grondslag is voor de verwerking;
- of u de persoonsgegevens deelt met derde partijen.
In welke vorm?
U moet niet alleen aandacht hebben voor de inhoud van de informatie, maar ook voor de vorm waarin u die verstrekt. De informatie moet begrijpelijk en eenvoudig toegankelijk zijn voor leerlingen of studenten.
U mag bijvoorbeeld niet verwachten dat uw leerlingen of studenten juridisch jargon begrijpen of lange privacyverklaringen lezen. Zeker niet als ze minderjarig zijn.
Tip: Maak de informatie visueel met een infographic. Of laat docenten een mondelinge toelichting geven voordat een les begint.
Meer informatie
Voor meer informatie over uw informatieplicht, zie paragraaf 3.3 van Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.
Gevoelige informatie tijdens online (video)bellen
Instrueer uw leerlingen of studenten om persoonlijke zaken buiten beeld te laten. Bijvoorbeeld die met iemands religie of politieke voorkeur te maken hebben.
Komt er tijdens het online videobellen te veel gevoelige, persoonlijke informatie in beeld? Vraag aan de leerling of student om de camera uit te zetten. Of zorg dat u de camera kunt uitzetten om de leerling of student te beschermen.
Regels voor opnames maken
U mag niet zomaar opnames maken waarop leerlingen of studenten te zien zijn. Dit mag alleen in uitzonderingssituaties. U moet dan goed kunnen onderbouwen waarom dit noodzakelijk is. En dit van tevoren duidelijk uitleggen aan uw leerlingen of studenten.
Maakt u een opname van de les of het college, bijvoorbeeld om later terug te kunnen kijken? Dan mogen daarin dus in principe geen leerlingen of studenten te zien zijn. Geef daarom van tevoren aan wanneer de opname start. Zo weten uw leerlingen of studenten wanneer zij hun microfoon en camera moeten uitschakelen.