Er is geen vergunning nodig als er sprake is van een publiekrechtelijk samenwerkingsverband. In artikel 33, lid 1 , onder b van de UAVG staat dit soort samenwerkingsverbanden afzonderlijk als uitzondering genoemd.

Wel gelden deze 2 voorwaarden:
 

1. De verwerking is noodzakelijk voor deze overheidsorganisaties om hun taak uit te voeren.
2. De overheidsorganisaties treffen zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

Ja, dat mag. U mag fictieve (verzonnen) burgerservicenummers (BSN’s) gebruiken om uw informatiesystemen te testen.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u uw klacht indienen bij de AP.

De AP kijkt vervolgens of er sprake is van een grensoverschrijdende (internationale) verwerking. Zo ja, dan kan het zijn dat de AP niet de aangewezen toezichthouder is om uw klacht te behandelen. De AP geeft uw klacht dan door aan de Europese collega-toezichthouder die erover gaat. U hoeft hiervoor zelf niets te doen. De collega-toezichthouder behandelt uw klacht in nauw overleg met de AP en eventuele andere betrokken toezichthouders.

Informatie over behandeling klacht

Heeft u vragen? Dan kunt u altijd terecht bij de AP. Ook geeft de AP u informatie over de behandeling van uw klacht en laat de AP u weten wat de uiteindelijke uitkomst is van uw klacht.

Dit hoeft niet als de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de leidende toezichthouder van uw organisatie is. U hoeft uw functionaris gegevensbescherming (FG) dan alleen bij de AP te aan te melden.

Is uw enige vestiging of uw Europese hoofdvestiging in Nederland? Dan is de AP uw leidende toezichthouder. Bij de leidende toezichthouder moet u de contactgegevens van de FG bekendmaken.

Het aanmelden van uw FG bij betrokken toezichthouders in andere lidstaten mag, maar is niet verplicht. De AP raadt dit wel aan. Op die manier bevordert u het contact met betrokken toezichthouders. 

Weet u niet zeker welke toezichthouder de leidende toezichthouder is? Dan kunt u uw FG aanmelden bij de veronderstelde leidende toezichthouder en de betrokken toezichthouders.

Ja. Ook als verwerker met grensoverschrijdende activiteiten of meerdere vestigingen in de EU kunt u profiteren van het eenloketmechanisme.

De locatie waar uw centrale administratie plaatsvindt, wordt als de hoofdvestiging gezien. De toezichthouder in de EU-lidstaat waar uw hoofdvestiging staat, is in principe de leidende toezichthouder.

Ook voor verwerkers is het eenloketmechanisme het uitgangspunt. Dat betekent dat de leidende toezichthouder de enige privacytoezichthouder in de EU is waarmee u te maken krijgt.

Hoofdvestiging buiten EU

Staat uw hoofdvestiging niet in de EU? Dan is de leidende toezichthouder de privacytoezichthouder uit het land waar de vestiging staat waar de belangrijkste gegevensverwerkingen in de EU plaatsvinden.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Bent u als verwerker bij een concrete zaak betrokken, maar is de verwerkingsverantwoordelijke dat ook? Dan geldt dat de leidende toezichthouder van de verwerkingsverantwoordelijke als enige de leidende toezichthouder is in die zaak.

De toezichthouder uit het land waar u als verwerker uw hoofdvestiging heeft, wordt dan een betrokken toezichthouder en werkt samen met de andere betrokken toezichthouders.

Nooit alleen verwerker

Let op: u bent eigenlijk nooit alleen maar een verwerker. Ook als u alleen als verwerker persoonsgegevens verwerkt voor anderen, bent u in ieder geval de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw eigen personeel.

Sommige scholen en universiteiten kiezen voor software om online te surveilleren (online proctoring). Of je school of universiteit online proctoring mag inzetten, is niet eenvoudig met ja of nee te beantwoorden. Je school of universiteit moet in ieder geval aan strenge eisen voldoen. Want online proctoring heeft grote impact op jouw privacy.

Is proctoring noodzakelijk?

Ten eerste moet je school of universiteit afwegen of het noodzakelijk is om gebruik te maken van proctoring.

Zijn er minder ingrijpende manieren om te examineren waarbij de kans op fraude beperkt is? Dan mag je school of universiteit proctoring niet inzetten. Een alternatief kan zijn om leerlingen of studenten een werkstuk of essay te laten inleveren. Of een openboektentamen.

Blijkt proctoring inderdaad noodzakelijk? Dan moet je school of universiteit er in ieder geval voor zorgen dat de inbreuk op jouw privacy zo klein mogelijk is.

Meer informatie

Meer eisen waaraan jouw school of universiteit moet voldoen, staan in het document Aanbevelingen online proctoring onderwijs.

Je kunt les krijgen via videobellen. Daarbij filmt je onderwijsinstelling je misschien thuis. Dat is een inbreuk op je privacy. Maar het mag als lesgeven op een andere manier niet kan. Je school of universiteit moet er dan wel voor zorgen dat de inbreuk op jouw privacy zo klein mogelijk is.

Je school of universiteit moet bijvoorbeeld een softwareleverancier uitkiezen die voldoet aan de privacywet. Daarbij is vooral belangrijk dat de leverancier alle gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk is.

Je school of universiteit moet jou (of je ouders) ook duidelijke informatie geven over wat er precies met je gegevens gebeurt. Zoals waarom jouw gegevens verwerkt worden en wanneer jouw gegevens worden gewist. Bekijk bijvoorbeeld het privacybeleid. Of vraag het aan een docent of medewerker van jouw school of universiteit.

Zorg er zelf voor dat voor jou heel persoonlijke dingen zo veel mogelijk uit beeld blijven. Bijvoorbeeld die met je religie of politieke voorkeur te maken hebben.

Meer informatie

Meer eisen waaraan jouw school of universiteit moet voldoen, staan in het document Aanbevelingen online (video)bellen onderwijs.

De beelden die worden gemaakt tijdens les via videobellen, mag je school of universiteit niet zomaar bewaren als daarop leerlingen of studenten te zien zijn.

Beelden zonder leerlingen of studenten

Je school of universiteit mag wel een opname bewaren van de les of het college zonder de interactie met leerlingen of studenten erin. Bijvoorbeeld om de les of het college later te kunnen terugkijken.

Het is daarbij aan te raden dat je school of universiteit van tevoren aangeeft wanneer de opname start. Zo weet je wanneer je je microfoon en camera moet uitschakelen.

Beelden met leerlingen of studenten

Alleen in uitzonderingssituaties mag je school of universiteit beelden bewaren waarop leerlingen en studenten herkenbaar in beeld zijn.

Je school of universiteit moet daar dan een goede reden voor hebben. En het opnemen van de beelden moet noodzakelijk zijn voor dat doel. Bijvoorbeeld als interactie met leerlingen of studenten een belangrijk onderdeel is van de leerstof. Of als het voor de evaluatie van de leraren nodig is om beelden terug te kijken.

De school of universiteit moet van tevoren duidelijk uitleggen waarom het bewaren van die beelden nodig is en hoe lang de beelden moeten worden bewaard.

Beelden wissen

Bewaart jouw school of universiteit beelden waarop jij te zien bent, maar wil je dat niet? Dan kun je vragen om de beelden te wissen. Je onderwijsinstelling beslist vervolgens of de beelden gewist worden.

Als u solliciteert bij een werkgever, kan deze een screening (laten) uitvoeren. Bent u eenmaal in dienst? Dan kan uw werkgever u screenen als dit noodzakelijk is door de aard van uw functie. Bijvoorbeeld als u bij de politie werkt. Voor sommige functies is screening wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang.

Screening kan zeer ingrijpend zijn voor uw privacy. Daarom mag een werkgever u alleen screenen als deze aan de (wettelijke) voorwaarden voor screening voldoet. Die voorwaarden zijn bedoeld om uw privacy te beschermen.

Nee, het is meestal niet nodig dat u telkens opnieuw een screening ondergaat zodra uw werkgever u detacheert bij een andere organisatie. Tenzij voor het werken bij deze andere organisatie speciale (veiligheids)eisen gelden. Of de organisatie kan aantonen dat een screening om een andere reden noodzakelijk is. Dan mag u wel opnieuw worden gescreend. Zie verder: Screening bij detachering.

Nee, dat mag niet. U bent verplicht de sollicitant of werknemer die u wilt screenen vooraf te laten weten:

• dat er een screening plaatsvindt;
• waarom een screening noodzakelijk is;
• welke gegevens u onderzoekt;
• waarom deze gegevens relevant zijn voor de betreffende functie.

Na afloop van de screening moet u de sollicitant of werknemer informeren over de uitkomsten van de screening.

Nee, toestemming van sollicitanten of werknemers is niet rechtsgeldig. Door hun afhankelijke positie ten opzichte van u kunnen zij niet de wettelijke vereiste vrije toestemming geven. Zie verder: Toestemming niet geldig.