In het meldformulier voor datalekken wordt u gevraagd om aan te geven hoeveel gegevensrecords (gegevensregisters) zijn getroffen door de inbreuk. Een gegevensrecord is een vastlegging van informatie over een bepaald persoon. Een gegevensrecord kan meerdere (categorieën van) persoonsgegevens bevatten.

Is een gegevensrecord onderdeel van een tabel? Dan wordt met de term 'gegevensrecord' meestal een regel bedoeld in een lijst. Bijvoorbeeld een regel in een Excel-bestand: 1 regel in de lijst is dan 1 gegevensrecord.

Voorbeelden van gegevensrecords

• Een aankoop bij een webwinkel is 1 gegevensrecord. Dit gegevensrecord kan onder meer bestaan uit: besteld(e) product(en), aankoopbedrag, moment van bestelling, NAW-gegevens, e-mailadres en eventuele andere gegevens over de aankoop. Doet een klant op verschillende momenten een aankoop bij een webwinkel? Dan legt de webwinkel elke aankoop in een apart gegevensrecord vast. Een webwinkel kan dus meerdere gegevensrecords over dezelfde klant hebben. 
• Een kopie van een paspoort is 1 gegevensrecord. Daarop staan naast naam en geboortedatum ook andere persoonsgegevens, zoals iemands paspoortnummer.
• Gebruikt een ziekenhuis logfiles (logbestanden) om vast te leggen wie wanneer inzage heeft gehad in een medisch dossier? Dan is elke log 1 gegevensrecord.
• Gebruikt een webwinkel logfiles om vast te leggen wie wanneer een product heeft toegevoegd aan een winkelmandje? Dan is elke logregel 1 gegevensrecord.

Ga met uw vragen of klachten altijd eerst naar de organisatie die uw persoonsgegevens gebruikt. Heeft u een klacht en komt u er samen met de organisatie niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Nee, dat kan niet. U moet elk afzonderlijk datalek apart melden. Alleen als u bent aangesloten bij de Pensioenfederatie, het Verbond voor Verzekeraars of de Nederlandse Vereniging van Banken kunt u onder bepaalde voorwaarden een bulkmelding doen bij een datalek bij postverzending.

Bulkmelding

Bij een bulkmelding doet u 1 melding bij de AP voor meerdere, soortgelijke datalekken die zijn ontstaan bij grootschalige postverzendingen. Het maakt daarbij niet uit of u structureel of incidenteel op grote schaal poststukken verstuurt.

Voorwaarden bulkmelding

U mag alleen een bulkmelding doen als u aan al deze voorwaarden voldoet:

1. Type incident

De incidenten:

• zijn hetzelfde soort incident;
• zijn hetzelfde type inbreuk;
• gaan over dezelfde soort persoonsgegevens;
• raken dezelfde groep betrokkenen, waarbij u alle betrokkenen gelijk informeert (allemaal wel of allemaal niet).

2. Registratie

U legt vast welke inbreuken u in bulk heeft gemeld.

3. Bevoegdheid

U wijst medewerkers aan die als enige bevoegd zijn om bulkmeldingen te doen. 

4. AP informeren

U laat aan de AP weten:

• hoeveel inbreuken u in bulk meldt;
• hoeveel betrokkenen in totaal zijn getroffen;
• hoeveel betrokkenen u informeert.

Tijdstip bulkmelding

U moet de bulkmelding binnen 1 maand doen nadat u van het eerste incident binnen de bulk kennis heeft genomen.