Als u een evenement organiseert, zult u vaak van tevoren willen weten wie er gaat komen. Het is dan makkelijk als bezoekers zich via internet kunnen inschrijven. Let dan in ieder geval op de volgende dingen.
Beveiliging
De gegevens van het inschrijfformulier moeten via een beveiligde verbinding worden verzonden.
Hoeveelheid gegevens
Vraag niet meer gegevens dan nodig. Wilt u alleen het aantal bezoekers weten en naambordjes maken? Dan is het meestal genoeg om voornaam, achternaam, functie en organisatie te vragen.
Het is bijvoorbeeld ook niet nodig om de leeftijd te registreren als u alleen wilt weten of iemand een volwassene is. U kunt dan vragen of iemand vóór een bepaald jaartal geboren is.
Informeren
Leg goed uit waarom u de gegevens verzamelt. Dat kunt u doen in uw privacyverklaring. Maar het is vaak duidelijker om dat in het formulier zelf uit te leggen.
Gegevens bewaren
Bewaar de gegevens niet langer dan nodig. Dat betekent meestal dat u de gegevens na het einde van het evenement moet verwijderen. Heeft u de gegevens langer nodig, bijvoorbeeld om betalingen te innen? Dan moet u de gegevens direct daarna verwijderen.
U kunt nog wel geaggregeerde, anonieme gegevens bewaren. Bijvoorbeeld dat in totaal 10 mensen zich voor uw evenement hadden ingeschreven.
Nieuwsbrief
Wilt u bezoekers een nieuwsbrief over uw producten of diensten sturen? Dat mag alleen als bezoekers vooraf duidelijk aangeven dat ze die nieuwsbrief willen ontvangen. Bijvoorbeeld door een vinkje te zetten. Ook moet u de bezoekers bij iedere nieuwsbrief de mogelijkheid bieden zich uit te schrijven.
Extern inschrijfsysteem
Wilt u een inschrijfsysteem gebruiken dat een andere organisatie aanbiedt? Dat kan, maar dan moet u wel een verwerkersovereenkomst met die organisatie sluiten. Daarin moet u onder meer afspreken dat de organisatie de verzamelde gegevens niet voor zichzelf gebruikt en de gegevens goed beveiligt. Ook blijven de hierboven beschreven aandachtspunten gelden. U blijft verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.
Deelnemerslijst delen
Wilt u de deelnemerslijst van uw evenement delen onder uw bezoekers, zodat zij bijvoorbeeld makkelijk kunnen netwerken? Vraag dan vooraf aan de bezoekers welke contactgegevens zij willen delen. Misschien willen zij wel een zakelijk telefoonnummer delen, maar geen privénummer op de deelnemerslijst laten plaatsen.
U kunt eenvoudig om toestemming vragen op het moment dat iemand zich inschrijft voor uw evenement. Die toestemming moet vrijelijk en ondubbelzinnig worden gegeven. U moet kunnen aantonen dat u toestemming heeft gekregen.