Verstrekken van personeelsgegevens

De 3 belangrijkste situaties waarin u als werkgever gegevens van een werknemer mag verstrekken, zijn: als dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren, als u dit wettelijk verplicht bent of als uw werknemer ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven voor de verstrekking van de gegevens.

Uitvoeren van een overeenkomst

U kunt personeelsgegevens verstrekken als dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren die u met uw werknemer heeft of gaat sluiten. Zoals het arbeidscontract.

Of krijgt uw werkgever bijvoorbeeld een leaseauto? Dan verstrekt u de gegevens van uw werknemer aan de leasemaatschappij.

Wettelijke verplichting

U kunt wettelijk verplicht zijn om bepaalde personeelsgegevens te verstrekken. U bent bijvoorbeeld verplicht:

• aan de Belastingdienst alle gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de belastingheffing;
• in strafzaken bepaalde persoonsgegevens van een verdachte werknemer te verstrekken;
• uw werknemer bij langdurige ziekte aan te melden bij het UWV.

Concrete voorbeelden:

• Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan de politie?
• Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan een gerechtsdeurwaarder?

Toestemming

Bent u van plan personeelsgegevens te verstrekken, maar is dit niet noodzakelijk? Dan kunt u uw werknemer om toestemming vragen. U moet daarbij duidelijk uitleggen waarvoor u toestemming vraagt. En wat de gevolgen zijn als de werknemer toestemming geeft.

De toestemming is pas geldig als uw werknemer deze vrijwillig heeft gegeven voor een specifieke situatie. En de werknemer dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan. Zodat de werknemer weet waar die ja tegen zegt.

Geeft de werknemer geen toestemming? Dan mag dit geen negatieve gevolgen voor de werknemer hebben.

De werknemer kan de toestemming op elk moment intrekken. U mag de personeelsgegevens van deze werknemer vanaf dat moment niet meer verstrekken.

Let op: toestemming wordt niet gauw als een geldige reden gezien voor verstrekking van personeelsgegevens. Dat komt omdat uw werknemer afhankelijk is van u als werkgever.

Concrete voorbeelden:

• Mag mijn werkgever mijn foto gebruiken in het smoelenboek op intranet?

De drie belangrijkste situaties waarin uw werkgever uw gegevens mag verstrekken zijn: als dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren, als uw werkgever dit wettelijk verplicht is of als u uw ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven voor de verstrekking van uw gegevens.

Uitvoeren van een overeenkomst

Uw werkgever kan uw gegevens verstrekken als dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren die u met uw werkgever heeft of gaat sluiten, zoals uw arbeidscontract.

Sluit u de overeenkomst af, dan wordt ervan uitgegaan dat u weet dat uw werkgever bepaalde gegevens moet verstrekken. Krijgt u bijvoorbeeld een leaseauto? Dan verstrekt uw werkgever uw gegevens aan de leasemaatschappij.

Wettelijke verplichting

Uw werkgever kan wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Uw werkgever is bijvoorbeeld verplicht:

• aan de Belastingdienst alle gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de belastingheffing;
• in strafzaken bepaalde persoonsgegevens van een verdachte werknemer te verstrekken;
• u bij langdurige ziekte aan te melden bij het UWV.

Toestemming

Is uw werkgever van plan personeelsgegevens te verstrekken, maar is dit niet noodzakelijk? Dan kan hij u om toestemming vragen.

Hij moet daarbij duidelijk uitleggen waarvoor hij uw toestemming vraagt. En wat de gevolgen zijn als u toestemming geeft.

Uw toestemming is pas geldig als u deze vrijwillig heeft gegeven voor een specifieke situatie. En u dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan. Zodat u weet waar u ja tegen zegt.

Geeft u geen toestemming? Dan mag dit geen negatieve gevolgen voor u hebben.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Uw werkgever mag uw personeelsgegevens vanaf dat moment niet meer verstrekken.

Let op: toestemming wordt niet gauw als een geldige reden gezien voor verstrekking van uw gegevens. Dat komt omdat u afhankelijk bent van uw werkgever.

Nee, dit mag niet. Uw werkgever mag deze gegevens alleen aan klanten doorgeven als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Bent u bijvoorbeeld pakketbezorger, maaltijdbezorger of taxichauffeur? Dan mag uw werkgever niet uw naam, al dan niet in combinatie met gegevens over uw locatie, aan uw klanten doorgeven. Ook mag uw werkgever in dit geval niet uw foto aan de klanten verstrekken.

Toestemming niet geldig

Vraagt uw werkgever toestemming aan u voor het doorgeven van uw gegevens aan klanten als extra service? En geeft u toestemming? Ook dan mag het niet. Omdat u afhankelijk bent van uw werkgever, bent u niet vrij om te weigeren. En dan geldt uw toestemming niet.

Dit mag alleen als u hiervoor toestemming heeft gegeven. Uw toestemming is pas geldig als u deze vrijwillig heeft gegeven voor deze specifieke situatie. En u dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan.

Geeft u geen toestemming, dan mag dit geen negatieve gevolgen voor u hebben.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Uw werkgever moet uw foto vanaf dat moment uit het smoelenboek op intranet verwijderen.

Nee. Vraagt een bedrijf uw werkgever om personeelsgegevens, zodat het reclame kan sturen aan de werknemers? Dan mag uw werkgever hier niet op ingaan.

De verstrekking van personeelsgegevens voor reclame is namelijk onverenigbaar met het doel waarvoor uw werkgever uw gegevens heeft verkregen.

Uw werkgever mag alleen gegevens aan de politie verstrekken als de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt. En aangeeft op grond van welke wettelijke regeling uw werkgever gegevens moet verstrekken. Dit kan bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris in strafzaken.

Ja. Heeft de rechter bepaald dat beslag wordt gelegd op uw loon? Dan is uw werkgever verplicht om bepaalde gegevens van u aan een gerechtsdeurwaarder te verstrekken.

Vraagt een gerechtsdeurwaarder om informatie, dan kan uw werkgever vragen naar het rolnummer en de datum van het vonnis (van het loonbeslag) voordat hij de gevraagde informatie geeft.

Dat mag bij een arbeidsconflict of ontslag.

Uw uitzendbureau kan zelf bepalen of u geschikt bent voordat u als uitzendkracht bij een opdrachtgever aan het werk gaat. Het is daarom in principe niet nodig om uw strafrechtelijke gegevens aan de opdrachtgever te verstrekken.

Het uitzendbureau mag alleen strafrechtelijke gegevens doorgeven aan de opdrachtgever als dat noodzakelijk is.

Bovendien moet het uitzendbureau daarbij eerst nagaan of het doel van het verstrekken van uw strafrechtelijke gegevens in verhouding staat tot de inbreuk op uw privacy (proportionaliteit).

En of er niet een andere manier is om het doel te bereiken, die minder nadelig is voor uw privacy.

Wpbr-vergunning

Wil uw uitzendbureau voor de opdrachtgever een pre-employmentscreening uitvoeren bij u als (aanstaande) werknemer?

Dan moet het uitzendbureau een vergunning hebben op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr).

Met een Wpbr-vergunning mag uw uitzendbureau bij het uitvoeren van een pre-employmentscreening strafrechtelijke gegevens verwerken voor iemand anders (de opdrachtgever).

Werkt u bij de overheid? Dan heeft uw werkgever vanuit de Ambtenarenwet de mogelijkheid uw nevenwerkzaamheden te registreren en openbaar te maken. Ook organisaties buiten de overheid kunnen een dergelijk beleid invoeren met instemming van de ondernemingsraad.

Uw werkgever mag u echter niet verplichten al uw betaalde en onbetaalde nevenactiviteiten te melden. Dit moet beperkt blijven tot de noodzakelijke functies en relevante nevenwerkzaamheden.

Topambtenaren

Als ambtenaar moet u uw geregistreerde nevenwerkzaamheden openbaar (laten) maken als u een functie heeft waarbij openbaarmaking noodzakelijk is om de integriteit van de openbare dienst te beschermen.

Het uitgangspunt hierbij is dat het publiek topambtenaren, die dicht bij de politiek staan en regelmatig namens de minister publiekelijk optreden, moeten kunnen beoordelen op hun nevenwerkzaamheden.

Het is daarbij echter niet nodig om alle verstrekte informatie, zoals de inkomsten uit de nevenwerkzaamheden, openbaar te maken.

Sommige multinationals hebben intranet met daarop persoonsgegevens van hun werknemers en een centrale database met personeelsgegevens. Hierbij kan sprake zijn van verstrekking van gegevens aan een land buiten de Europese Unie (EU).

Dat mag in principe alleen als dat land buiten de EU een passend beschermingsniveau heeft. Zo niet, dan is doorgifte alleen toegestaan op grond van een van de wettelijke bepalingen uit hoofdstuk V van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor meer informatie, zie dossier Doorgifte binnen en buiten de EU.

Gedurende de behandeling van een klacht over ongewenst gedrag, zoals seksuele intimidatie, verzamelt een klachtencommissie of vertrouwenspersoon gevoelige informatie over de werknemer tegen wie de klacht is ingediend. De commissie of vertrouwenspersoon moet deze persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige manier behandelen.

Tijdens de klachtenprocedure is nog niets bewezen. Dat betekent dat de klachtencommissie of vertrouwenspersoon zeer terughoudend moet zijn met het verstrekken van informatie.

Of de direct-leidinggevende van de betreffende werknemer geïnformeerd moet worden over een lopende klachtenprocedure, verschilt per geval. Dit hangt onder meer af van de aard en de ernst van het ongewenste gedrag. En of het gedrag (ook) plaatsvindt op de afdeling van de leidinggevende.

Als de klacht gegrond is verklaard, brengt de klachtencommissie of vertrouwenspersoon de leidinggevende van de uitspraak op de hoogte.

Bewaren informatie

Een redelijke bewaartermijn voor de informatie van de klachtencommissie of vertrouwenspersoon is maximaal 2 jaar nadat de klacht is afgehandeld. Het is niet nodig deze informatie oneindig te bewaren. Het is belangrijk dat de organisatie hiervoor een duidelijke bewaartermijn afspreekt.

Het oordeel van de klachtencommissie of vertrouwenspersoon kan in het personeelsdossier van de beklaagde werknemer worden bewaard. Het kan ook op een andere manier worden bewaard, bijvoorbeeld in een aparte registratie van gesloten enveloppen onder beheer van de directeur.

Ja. Is uw werkgever van plan personeelsgegevens te verstrekken, dan moet hij dit eerst voorleggen aan de ondernemingsraad (OR).

De OR heeft wettelijk instemmingsrecht bij voorgenomen verstrekkingen van personeelsgegevens. Dat houdt in dat uw werkgever een regeling hiervoor in principe niet mag vaststellen, veranderen of intrekken zonder instemming van de OR.

Ja, dat kan. U heeft recht op inzage in uw personeelsdossier. Onder het inzagerecht valt ook dat uw werkgever informatie geeft over de eventuele ontvangers van uw personeelsgegevens.

Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan een van de volgende instanties:

• de ondernemingsraad (OR) van uw organisatie (bij een verstrekking die meerdere werknemers aangaat);
• het juridisch loket bij u in de buurt;
• uw vakbond;
• uw rechtsbijstandsverzekeraar.

Klacht indienen bij AP

U kunt ook een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Nee dat mag niet. U heeft daarvoor geen grondslag.

Vakbonden kunnen aan werkgevers kandidaten voordragen voor de OR. Op zo’n kandidatenlijst staan dan medewerkers van uw organisatie die lid zijn van de vakbond en zich beschikbaar willen stellen voor de OR. 

Om zo’n kandidatenlijst op te stellen mogen vakbonden uw personeelsadministratie niet opvragen. U mag deze dus ook niet verstrekken.