Personeelsgegevens
Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Dit noemen we ook wel personeelsgegevens.
Op deze pagina
Werkgevers slaan personeelsgegevens op in een personeelsdossier.
Soms moeten of willen werkgevers personeelsgegevens doorgeven aan andere organisaties of personen binnen of buiten de eigen organisatie. Dit mag niet zomaar. Hiervoor gelden regels, omdat werknemers hun gegevens in vertrouwen hebben gegeven.
Sommige verwerkingen van personeelsgegevens kunnen heel ingrijpend zijn. Daarom is rekening houden met privacy op de werkvloer heel belangrijk. De ondernemingsraad (OR) speelt daarbij een grote rol.
Snelle antwoorden
Welke gegevens mogen wel en niet in mijn personeelsdossier?
Uw werkgever mag in uw personeelsdossier alle gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst met u uit te voeren.
Zoals uw contactgegevens, salaris, een kopie van uw identiteitsbewijs, uw BSN en verslagen van uw beoordelings- en functioneringsgesprekken.
Uw werkgever mag meestal geen gegevens over uw gezondheid, strafrechtelijke gegevens en gegevens over uw afkomst (etniciteit) in uw personeelsdossier opnemen. Zie verder: Personeelsdossier.
Wie mag er in mijn personeelsdossier kijken?
Niet iedereen mag zomaar in uw personeelsdossier kijken. Dat mogen alleen mensen die gegevens van u nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zoals uw direct-leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.
Hoe lang mag mijn werkgever mijn personeelsdossier bewaren?
In uw personeelsdossier zitten verschillende soorten gegevens. Sommige gegevens mag uw werkgever langer bewaren dan andere gegevens.
Soms moet uw werkgever bepaalde gegevens een vastgestelde tijd bewaren. Dat staat dan in de wet. Is dat niet zo, dan geldt over het algemeen dat uw werkgever gegevens 2 jaar mag bewaren nadat u uit dienst bent.
Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever die direct verwijderen. Zie verder: Bewaren personeelsdossier.
Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan de politie?
Uw werkgever mag alleen gegevens over u aan de politie verstrekken als de politie:
- hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt; én
- aangeeft op grond van welke wettelijke regeling uw werkgever gegevens moet verstrekken, zoals op bevel van de rechter-commissaris in strafzaken.
Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan een gerechtsdeurwaarder?
Ja. Heeft de rechter bepaald dat beslag wordt gelegd op uw loon? Dan is uw werkgever verplicht om bepaalde gegevens van u aan een gerechtsdeurwaarder te verstrekken.
Vraagt een gerechtsdeurwaarder om informatie? Dan kan uw werkgever vragen naar het rolnummer en de datum van het vonnis (van het loonbeslag) voordat uw werkgever de gevraagde informatie geeft.
Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan een advocaat of rechtsbijstand?
Dat mag bij een arbeidsconflict of ontslag.
Mag mijn werkgever mijn nevenwerkzaamheden registreren en openbaar maken?
Werkt u bij de overheid? Dan heeft uw werkgever de mogelijkheid uw nevenwerkzaamheden te registreren en openbaar te maken. Dat staat in de Ambtenarenwet. Ook organisaties buiten de overheid kunnen zo’n beleid invoeren. Daarvoor is wel instemming van de ondernemingsraad nodig.
Uw werkgever mag u echter niet verplichten al uw betaalde en onbetaalde nevenactiviteiten te melden. Dit moet beperkt blijven tot de noodzakelijke functies en relevante nevenwerkzaamheden. Ook is het niet nodig om alle verstrekte informatie openbaar te maken. Zoals de inkomsten uit de nevenwerkzaamheden.
Hoe kom ik te weten of mijn werkgever mijn gegevens heeft doorgegeven?
Uw werkgever moet u informeren over het doorgeven van uw gegevens. Vermoedt u dat dit niet is gebeurd? Dan kunt u inzage vragen in uw personeelsdossier. Onder het inzagerecht valt ook dat uw werkgever u laat weten wie eventueel uw personeelsgegevens ontvangen hebben.
Kan ik mijn gegevens bij een organisatie inzien, laten verbeteren of laten verwijderen?
Ja, dat kan. Als een organisatie uw persoonsgegevens gebruikt, heeft u een aantal rechten. Zo houdt u grip op uw gegevens. Dit zijn de belangrijkste privacyrechten:
- U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens.
- Blijken er gegevens van u niet te kloppen? Of ontbreken er gegevens? Dan kunt u vragen uw gegevens te rectificeren (aanpassen of aanvullen).
- In sommige gevallen kunt u ook vragen gegevens te verwijderen (wissen).
Wilt u weten welke rechten u nog meer heeft? Kijk dan bij Privacyrechten AVG.
Wat kan ik doen als ik een vraag of klacht heb over het gebruik van mijn persoonsgegevens?
Ga met uw vragen of klachten altijd eerst naar de organisatie die uw persoonsgegevens gebruikt. Heeft u een klacht en komt u er samen met de organisatie niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
