Iemand is een bestaande klant als deze persoon een product of dienst van u heeft gekocht. Er moet sprake zijn van een koopovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst waarin u verplicht bent of was om iets te leveren en de klant om daarvoor te betalen.

Iemand is geen klant als diegene (nog) niets heeft gekocht of (nog) geen dienst heeft afgenomen, maar zich alleen maar heeft aangemeld voor uw nieuwsbrief, een enquête heeft ingevuld, meegedaan heeft aan een prijsvraag of spel of een gebruikersaccount heeft aangemaakt.

In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staan geen concrete bewaartermijnen genoemd. Het uitgangspunt is dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van uw verwerking. Hoe lang u gegevens mag bewaren, verschilt dus per geval.

Bewaartermijnen in andere wetten

Is er wetgeving van toepassing die bepaalde bewaartermijnen voorschrijft? Dan moet u deze termijnen hanteren. Bijvoorbeeld: de belastingwetgeving zegt dat u bepaalde gegevens 7 jaar moet bewaren.

Doel klantgegevens

Denk na over waar u de gegevens van uw klanten precies voor nodig heeft. Ten eerste natuurlijk om aankopen van uw klanten te kunnen afronden. Maar misschien wilt u ook wel contactgegevens van uw klanten gebruiken voor direct marketing.

Ga vervolgens bij elk van deze doelen na wanneer u uw doel heeft bereikt. Op het moment dat dit het geval is, heeft u de persoonsgegevens waarschijnlijk niet langer nodig.

Zo kunt u voor elk doel waarvoor u klantgegevens bewaart, een bewaartermijn bepalen. U mag de termijnen dus zelf vaststellen. Maar u moet wel kunnen beargumenteren hoe lang u uw klantgegevens bewaart.

Informeren

U moet de bewaartermijnen opnemen in uw privacyverklaring. Zodat uw klanten weten hoe lang u hun gegevens bewaart.

Na afloop bewaartermijn

Is de bewaartermijn verlopen? Dan moet u de klantgegevens vernietigen of anonimiseren. Of eerder, als een klant bezwaar maakt tegen direct marketing of eerder gegeven toestemming hiervoor intrekt.

Belt u een organisatie op? Of belt een organisatie u? Dan kan het zijn dat het telefoongesprek wordt opgenomen. Dit wordt ook wel voicelogging genoemd. De organisatie hoeft u hiervoor geen toestemming te vragen als de opname bijvoorbeeld is om een overeenkomst met u uit te voeren.

Voorbeelden telefoongesprekken opnemen

Organisaties kunnen telefoongesprekken bijvoorbeeld opnemen:

• als u telefonisch iets koopt of een contract afsluit;
• als u een klacht heeft, om te controleren of die terecht is;
• om de telefonische dienstverlening door de werknemers van de organisatie (bijvoorbeeld van een callcenter) te verbeteren.

Informeren over opnemen telefoongesprek

De organisatie moet u als het gesprek begint informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En u laten weten waarvoor de organisatie de opnamen van het gesprek gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

Opname opvragen

U heeft het recht om de opname op te vragen, als u dat wilt. Dit doet u door schriftelijk om inzage in uw persoonsgegevens te vragen bij de organisatie.

Klopt er volgens u iets niet of doen bepaalde gegevens niet ter zake? Dan kunt u de organisatie vragen om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen. Bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet kloppen of bepaalde gegevens niet ter zake doen.

Bij een opname van een telefoongesprek is het technisch gezien niet mogelijk om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen. Maar de organisatie kan wel een bestand maken met verbeteringen en aanvullingen.

U kunt de organisatie ook vragen om de opname te verwijderen. Bijvoorbeeld als uw gegevens niet meer nodig zijn, als de organisatie uw gegevens niet mag verwerken of als de organisatie uw gegevens te lang bewaart.

Uw werkgever mag in uw personeelsdossier alle gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst met u uit te voeren.

Zoals uw contactgegevens, salaris, een kopie van uw identiteitsbewijs, uw BSN en verslagen van uw beoordelings- en functioneringsgesprekken.

Uw werkgever mag meestal geen gegevens over uw gezondheid, strafrechtelijke gegevens en gegevens over uw afkomst (etniciteit) in uw personeelsdossier opnemen. Zie verder: Personeelsdossier.

Niet iedereen mag zomaar in uw personeelsdossier kijken. Dat mogen alleen mensen die gegevens van u nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zoals uw direct-leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.

In uw personeelsdossier zitten verschillende soorten gegevens. Sommige gegevens mag uw werkgever langer bewaren dan andere gegevens.

Soms moet uw werkgever bepaalde gegevens een vastgestelde tijd bewaren. Dat staat dan in de wet. Is dat niet zo, dan geldt over het algemeen dat uw werkgever gegevens 2 jaar mag bewaren nadat u uit dienst bent.

Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever die direct verwijderen. Zie verder: Bewaren personeelsdossier.

Uw werkgever mag alleen gegevens over u aan de politie verstrekken als de politie:
 

• hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt; én
• aangeeft op grond van welke wettelijke regeling uw werkgever gegevens moet verstrekken, zoals  op bevel van de rechter-commissaris in strafzaken.

Ja. Heeft de rechter bepaald dat beslag wordt gelegd op uw loon? Dan is uw werkgever verplicht om bepaalde gegevens van u aan een gerechtsdeurwaarder te verstrekken.

Vraagt een gerechtsdeurwaarder om informatie? Dan kan uw werkgever vragen naar het rolnummer en de datum van het vonnis (van het loonbeslag) voordat uw werkgever de gevraagde informatie geeft.

Dat mag bij een arbeidsconflict of ontslag.

Werkt u bij de overheid? Dan heeft uw werkgever de mogelijkheid uw nevenwerkzaamheden te registreren en openbaar te maken. Dat staat in de Ambtenarenwet. Ook organisaties buiten de overheid kunnen zo’n beleid invoeren. Daarvoor is wel instemming van de ondernemingsraad nodig.

Uw werkgever mag u echter niet verplichten al uw betaalde en onbetaalde nevenactiviteiten te melden. Dit moet beperkt blijven tot de noodzakelijke functies en relevante nevenwerkzaamheden. Ook is het niet nodig om alle verstrekte informatie openbaar te maken. Zoals de inkomsten uit de nevenwerkzaamheden.

Uw werkgever moet u informeren over het doorgeven van uw gegevens. Vermoedt u dat dit niet is gebeurd? Dan kunt u inzage vragen in uw personeelsdossier. Onder het inzagerecht valt ook dat uw werkgever u laat weten wie eventueel uw personeelsgegevens ontvangen hebben.

Ja, maar dit mag alleen in de ruimtes waarin u niet bloot bent.

Het uitgangspunt is dat er geen cameratoezicht mag zijn in ruimtes waar saunabezoekers bloot kunnen zijn. Zoals kleedkamers, doucheruimtes, toiletten, zwem- en bubbelbaden, sauna’s en de ruimtes waarin de bezoekers in en uit de sauna’s komen.

Het filmen van mensen die bloot zijn, maakt een grote inbreuk op hun persoonlijke levenssfeer. De afweging tussen het belang van de sauna en het belang van de bezoeker is onder normale omstandigheden altijd in het voordeel van de bezoeker. Die mag namelijk op zo’n plaats verwachten onbespied te zijn. Dat staat voorop.

Bovendien kan de sauna het doel ook op andere manieren bereiken. Dit doel is vaak beveiliging of het voorkomen van (ongewenste) intimiteiten. Dit is ook te bereiken door bijvoorbeeld het personeel, al dan niet herkenbaar als personeel, regelmatig te laten rondlopen.