Nee. Als overheidsorganisatie kunt u zich bij het uitvoeren van uw wettelijke taken nooit baseren op de grondslag van gerechtvaardigd belang. U moet zich dus op een van de andere grondslagen baseren. Bijvoorbeeld de grondslag 'noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag'.

U mag als overheidsorganisatie in de regel alleen gegevens verwerken om uw taken uit te voeren als de wet u daarvoor de bevoegdheid heeft gegeven. De wetgever moet namelijk zorgen dat iedere overheidsorganisatie een rechtsgrond voor verwerkingen heeft.

Ja. Verwerkt u bij een pilot, test of proefproject persoonsgegevens? Dan is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Ook als het eindproduct nog niet is opgeleverd. 

Dit betekent onder meer dat u moet bepalen of u persoonsgegevens mag verwerken. En zo ja, dan moet u aantonen dat u aan de AVG voldoet. U moet bijvoorbeeld nagaan of u een DPIA moet uitvoeren voorafgaand aan een pilot, test of proefproject.

Het doel van een pilot, test of proefproject is om een nieuwe werkwijze te testen. Hiermee kunt u onderzoeken of een werkwijze effectief en efficiënt is om een bepaald probleem op te lossen.

Een pilot, test of proefproject kan ook heel nuttig zijn om privacy by design te testen.

Nee. U bent namelijk geen verwerker, ook al werkt u als logistieke dienstverlener voor een opdrachtgever.

U bent zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor uw dienstverlening. Zoals namen, adressen, postcodes, woonplaatsen en eventueel telefoonnummers en e-mailadressen voor track & trace-bezorging.

Bewaart u visitekaartjes die u krijgt systematisch (bijvoorbeeld door deze op alfabetische volgorde op te slaan) voor professioneel gebruik? Dan is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

U bent dan strikt genomen verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat u de verwerking van de persoonsgegevens die op visitekaartjes staan, moet kunnen baseren op een grondslag.

In dit geval kunt u de verwerking baseren op de grondslag ‘toestemming’. U mag namelijk aannemen dat degene die u het visitekaartje geeft, u daarbij ook toestemming geeft om het kaartje te gebruiken waarvoor het bedoeld is (contactgegevens bewaren en gebruiken). U kunt eenvoudig aantonen dat u toestemming heeft gekregen doordat u het kaartje in uw bezit heeft.

Er zijn twee situaties waarin de AVG niet van toepassing is op de visitekaartjes die u krijgt:

• U krijgt visitekaartjes privé en gebruikt deze alleen voor uzelf, dus niet voor uw werk.
• U bewaart visitekaartjes niet systematisch. De AVG geldt dan niet, want er is geen sprake van een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking of opname in een bestand.

Informeren niet nodig

Volgens de wet moet u de degene van wie u gegevens verzamelt informeren over deze verwerking. Maar geeft iemand u een visitekaartje, dan mag u ervan uitgaan dat diegene al weet wat u met de gegevens op het kaartje doet.

Bredere verspreiding

Let op: worden de gegevens op een visitekaartje breder verspreid? Bijvoorbeeld omdat uw werkgever alle ontvangen visitekaartjes centraal inzamelt en registreert, zodat de hele organisatie de gegevens kan gebruiken? Dan mag u niet zomaar aannemen dat u ook daarvoor toestemming heeft van degene die u een visitekaartje geeft.

Het is aan te raden om uw gesprekspartner erop te wijzen dat de gegevens op het kaartje breder verspreid zullen worden. Heeft diegene daar bezwaar tegen? Dan kunt u het kaartje teruggeven of privé houden.