Archivering door de overheid
De overheid is verplicht om sommige belangrijke informatie te archiveren, oftewel voor altijd te bewaren in een archief. Bijvoorbeeld omdat deze informatie van blijvende maatschappelijke of historische waarde is. Dat staat in de Archiefwet.
Op deze pagina
In deze informatie van de overheid staan vaak persoonsgegevens. Daarom moeten overheidsorganisaties bij archivering rekening houden met de privacy van de mensen over wie het gaat. De informatie in een archief is namelijk in principe openbaar voor iedereen. Dat betekent dat iedereen de informatie kan zien.
Daarom moeten overheidsorganisaties zich niet alleen aan de Archiefwet houden maar ook aan de privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Snelle antwoorden
Mag de overheid mijn persoonsgegevens voor altijd bewaren?
Ja, dat mag. De meeste informatie die de overheid over u verwerkt, wordt vernietigd zodra de overheid deze informatie niet meer nodig heeft om taken uit te voeren. Maar sommige belangrijke informatie moet de overheid voor altijd bewaren. Dat staat in de Archiefwet.
Overheidsorganisaties brengen de informatie die zij voor altijd moeten bewaren over naar een archief. Daar blijft de informatie voor altijd bewaard.
Staan uw persoonsgegevens in deze informatie? Dan betekent dat vaak dat uw persoonsgegevens ook voor altijd bewaard blijven. Maar als uw persoonsgegevens niet nodig zijn voor het doel van archivering, verwijdert de overheid uw persoonsgegevens eerst uit de informatie.
Zijn mijn persoonsgegevens zichtbaar in een archief van de overheid?
Nee, niet altijd. Meestal is alle informatie in een archief openbaar, maar dat is niet altijd zo. Sommige persoonsgegevens in archieven zijn niet openbaar. En dus ook niet in te zien.
Bijzondere persoonsgegevens niet zichtbaar
Staan er in de informatie van de overheid bijzondere persoonsgegevens van u? Zoals gegevens over uw etnische afkomst, politieke opvattingen, geloof of gezondheid? Of staan er strafrechtelijke persoonsgegevens in? Dan is deze informatie niet openbaar.
Gewone persoonsgegevens
Bij gewone persoonsgegevens moet een overheidsorganisatie per geval beoordelen of de informatie openbaar wordt of niet. De organisatie moet hierbij beoordelen wat zwaarder weegt: de openbaarheid van de informatie of uw privacy. Daarbij moet de organisatie kijken wat voor u de risico’s kunnen zijn als uw persoonsgegevens openbaar worden.
Eigen gegevens inzien
U kunt zelf wél de informatie inzien die een overheidsorganisatie over u bewaart en die niet openbaar is.
Na 75 jaar openbaar
Uiteindelijk wordt alle informatie voor iedereen openbaar. Nu is dat in principe na 75 jaar. Als de nieuwe Archiefwet ingaat, wordt dat na 110 jaar.