Reclamepost

Reclamepost aan bestaande klanten: verenigbaar doel of toestemming

Wilt u als organisatie uw bestaande klanten reclamepost sturen? Dan verwerkt u hun persoonsgegevens waarschijnlijk voor een ander doel dan waarvoor u die persoonsgegevens oorspronkelijk heeft verzameld. 

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moet u dan beoordelen of het gebruik van die gegevens verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Zo ja, dan mag u reclamepost sturen zonder hiervoor eerst om toestemming te vragen. Zo nee, dan heeft u toestemming nodig.

De volgende vragen zijn onder meer van belang om deze beoordeling te maken:

• Welke verbanden zijn er tussen de doelen waarvoor u de persoonsgegevens oorspronkelijk heeft verzameld en de direct marketing?
• Om wat voor persoonsgegevens gaat het? Zitten er bijzondere persoonsgegevens bij, zoals gegevens over gezondheid, politieke of seksuele voorkeur, ras/etniciteit of religie (artikel 9 AVG)? Of strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG)? Voor de verwerking hiervan gelden speciale regels.
• Wat zijn de mogelijke privacygevolgen van de direct marketing voor uw klanten?
• Kunt u zorgen voor een goede beveiliging van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld door versleuteling of pseudonimisering van de gegevens?

Let op: U moet kunnen aantonen dat u deze beoordeling heeft gemaakt. Dat is onderdeel van de verantwoordingsplicht die u onder de AVG heeft.

Reclamepost aan bestaande klanten: gerechtvaardigd belang

Een andere mogelijke grondslag voor het versturen van reclamepost aan bestaande klanten is de grondslag gerechtvaardigd belang. Een beroep op deze grondslag is volgens overweging 47 van de AVG onder omstandigheden mogelijk. Maar in de praktijk komt het niet vaak voor.

Voor deze grondslag gelden namelijk strikte voorwaarden. Kunt u hieraan niet voldoen? Dan heeft u toestemming nodig van de mensen aan wie u reclamepost wilt sturen.

Om te bepalen of u aan de voorwaarden voor de grondslag gerechtvaardigd belang voldoet, moet u 3 afwegingen maken. U moet kunnen aantonen dat u deze 3 afwegingen heeft gemaakt:

1. Gerechtvaardigd belang: is er sprake van een gerechtvaardigd belang? Deze vraag kunt u met 'ja' beantwoorden, want in overweging 47 van de AVG staat: "De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing kan worden beschouwd als uitgevoerd met het oog op een gerechtvaardigd belang."
2. Noodzaak: is er sprake van een noodzaak? U toetst hiervoor eerst of de verwerking van persoonsgegevens in verhouding staat tot het gerechtvaardigd belang (proportionaliteit). En daarna toetst u of u het gewenste effect niet op een andere, minder ingrijpende manier kunt bereiken (subsidiariteit).
3. Belangenafweging: hoe verhouden uw belangen zich tot de belangen van de betrokkenen? Deze afweging hangt in beginsel af van de omstandigheden in uw concrete geval. De ernst van de inbreuk op de rechten en vrijheden van betrokkenen is een essentieel onderdeel van deze afweging. Zie verder: 'Voorwaarde 3: afweging belangen' onder grondslag gerechtvaardigd belang.

Let op: Ook weegt bijvoorbeeld mee dat de reclamepost die u verstuurt, binnen het verwachtingspatroon van uw klanten moet liggen. 

Hulpvragen voor afweging voorwaarden

De volgende vragen kunnen u helpen om te checken of u aan de voorwaarden voor de grondslag gerechtvaardigd belang voldoet:

Soort gegevens

• Welke gegevens verwerkt u voor direct marketing? Alleen naam, adres, postcode, woonplaats en/of telefoonnummer of meer? Let op: u mag iemands telefoonnummer niet zonder toestemming gebruiken om te sms’en of appen. Voor digitale direct marketing gelden andere regels.
• Is er sprake van gegevens van gevoelige aard, zoals locatiegegevens, financiële gegevens of gegevens over kijk- of surfgedrag? Zo ja, dan is het vanwege de aard van de gegevens onwaarschijnlijk dat uw belang zwaarder weegt dan de belangen (rechten) van de betrokkenen.
• Is er sprake van bijzondere persoonsgegevens? Zo ja, dan is de verwerking verboden op grond van artikel 9 van de AVG. Tenzij u een beroep kunt doen op een van de specifieke uitzonderingen die in dat artikel zijn genoemd. 

Kinderen

• Is de ontvanger van de reclame een kind? Zo ja, dan moet u extra beschermingsmaatregelen nemen voordat u zich op een gerechtvaardigd belang kunt beroepen om direct marketing te sturen naar kinderen. Bij de belangenafweging wordt namelijk extra waarde gehecht aan het privacybelang van een kind. In Nederland geldt dit voor kinderen tot 16 jaar.

Informatieplicht

• Heeft u de ontvangers volledig geïnformeerd over de grondslag voor de gegevensverwerking voor direct marketing?
• Hoe goed heeft u de ontvangers geïnformeerd over welke persoonsgegevens u gebruikt voor direct marketing?
• Hoe goed heeft u de ontvangers geïnformeerd over de aard en frequentie van de direct marketing?
• Hoe goed heeft u de ontvangers geïnformeerd over de periode dat u hun gegevens gebruikt voor direct marketing?
• Is de informatie die u heeft verstrekt duidelijk en gescheiden van overige informatie? En dus niet verstopt in de kleine lettertjes?

Bezwaar maken

Hoe gemakkelijk kunnen de ontvangers van uw direct marketing bij u bezwaar maken tegen verwerking van hun persoonsgegevens? Zorg ervoor dat dat meteen kan bij het eerste contact dat ze met u hebben.

Reclamepost aan niet-klanten: toestemming

Zijn mensen (nog) geen klant van u? Dan heeft u in de meeste gevallen de grondslag toestemming nodig om hun persoonsgegevens te verzamelen en gebruiken voor direct marketing per post.

Toestemming intrekken

Mensen die toestemming hebben gegeven, kunnen die toestemming ook weer intrekken. Doen zij dit, dan mag u hun geen reclamepost meer sturen.

Recht van bezwaar

De AVG geeft mensen het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van hun gegevens voor reclamepost. Hebben zij dat gedaan, dan mag u hun geen reclamepost meer sturen.

U mag mensen niet vragen om een reden te geven voor hun bezwaar. Het recht van bezwaar tegen direct marketing is absoluut. Dat betekent dat u er altijd mee akkoord moet gaan.

Postfilter

Wilt u iemand reclamepost sturen, dan moet u eerst controleren of diegene staat ingeschreven in het Postfilter. Zo ja, dan mag u diegene geen reclamepost sturen.

Reclamepost aan bedrijven

De regels van de AVG over reclamepost zijn niet van toepassing op gegevens die over bedrijven gaan en die niet te herleiden zijn naar personen.

Stuurt u een magazine naar een bedrijf, bijvoorbeeld ter attentie van de directie en dus niet gericht aan een bepaald persoon? Dan valt dit dus niet onder de privacywetgeving.

Reclame van derden

Wilt u door uzelf verkregen contactgegevens van mensen gebruiken om direct marketing namens derde partijen te sturen? Voor deze 'hostmailing' moet u toestemming hebben van de ontvangers aan wie u direct marketing gaat versturen.