Reclamepost

Situaties bij reclamepost

Deze situaties zijn mogelijk als u reclamepost wilt versturen:

• U wilt reclamepost sturen aan mensen van wie u eerder persoonsgegevens heeft verzameld, maar toen voor een ander doel. U moet dan afwegen of het gebruik van die gegevens voor reclamepost verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.
• U weet al bij het verzamelen van persoonsgegevens van mensen dat u hun reclamepost wilt sturen. U kunt dit dan mogelijk doen op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.
• Er is geen sprake van een verenigbaar doel. En u kunt ook geen geslaagd beroep doen op de grondslag gerechtvaardigd belang. U heeft dan toestemming nodig van de mensen die u reclamepost wilt sturen.

Verenigbaar doel

Wilt u als organisatie reclamepost sturen aan mensen van wie u eerder persoonsgegevens heeft verzameld, maar toen voor een ander doel? Zoals de verkoop van een product of dienst? Volgens de AVG moet u dan beoordelen of het gebruik van die gegevens voor reclamepost verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Zo ja, dan mag u reclamepost sturen zonder hiervoor eerst om toestemming te vragen. Zo nee, dan heeft u toestemming nodig.

Deze vragen zijn onder meer van belang om deze beoordeling te maken:

• Welke verbanden zijn er tussen de doelen waarvoor u de persoonsgegevens oorspronkelijk heeft verzameld en de reclamepost? Dat verband is er bijvoorbeeld eerder als iemand een bestaande klant van u is dan als iemand (nog) geen klant van u is.
• Om wat voor persoonsgegevens gaat het? Zitten er bijzondere persoonsgegevens bij, zoals gegevens over gezondheid, politieke of seksuele voorkeur, ras/etniciteit of religie (artikel 9 AVG)? Of strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG)? Voor de verwerking hiervan gelden speciale regels.
• Wat zijn de mogelijke privacygevolgen van de reclamepost voor de ontvangers?
• Kunt u zorgen voor een goede beveiliging van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld door versleuteling of pseudonimisering van de gegevens?

Let op: U moet kunnen aantonen dat u deze beoordeling heeft gemaakt. Dat is onderdeel van de verantwoordingsplicht die u onder de AVG heeft.

Gerechtvaardigd belang

Weet u al bij het verzamelen van persoonsgegevens van mensen dat u hun reclamepost wil sturen? Dan is dit onder omstandigheden mogelijk op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 

Voor deze grondslag gelden strikte voorwaarden. Kunt u hieraan niet voldoen? Dan heeft u toestemming nodig van de mensen aan wie u reclamepost wilt sturen. U moet hen ook goed informeren.

Om te bepalen of u aan de voorwaarden voor de grondslag gerechtvaardigd belang voldoet, moet u 3 afwegingen maken. U moet kunnen aantonen dat u deze 3 afwegingen heeft gemaakt:

1. Gerechtvaardigd belang: is er sprake van een gerechtvaardigd belang? Het belang om direct marketing te sturen kan in veel gevallen worden beschouwd als een gerechtvaardigd belang. Maar dit belang moet dan bijvoorbeeld wel actueel zijn en niet hypothetisch.
2. Noodzaak: is er sprake van een noodzaak? U toetst hiervoor eerst of u het gewenste effect niet op een andere, minder ingrijpende manier kunt bereiken (subsidiariteit). En daarna toetst u of de verwerking van persoonsgegevens in verhouding staat tot het doel van de verwerking (proportionaliteit).
3. Belangenafweging: hoe verhouden uw belangen zich tot de belangen van de betrokkenen? Deze afweging hangt in beginsel af van de omstandigheden in uw concrete geval. De ernst van de inbreuk op de rechten en vrijheden van betrokkenen is een essentieel onderdeel van deze afweging. Zie verder: 'Voorwaarde 3: afweging belangen' onder grondslag gerechtvaardigd belang.

Hulpvragen voor afweging voorwaarden

Deze vragen kunnen u helpen om te checken of u aan de voorwaarden voor de grondslag gerechtvaardigd belang voldoet:

Soort gegevens

• Welke gegevens verwerkt u voor direct marketing? Alleen naam, adres, postcode, woonplaats en/of telefoonnummer, of meer? Let op: u mag als hoofdregel iemands telefoonnummer niet zonder toestemming gebruiken om te bellen, sms’en of appen. Voor telemarketing en digitale direct marketing gelden strengere regels, tenzij het om bestaande klanten gaat.
• Is er sprake van gegevens van gevoelige aard, zoals locatiegegevens, financiële gegevens of gegevens over kijk- of surfgedrag? Zo ja, dan is het vanwege de aard van de gegevens onwaarschijnlijk dat uw belang zwaarder weegt dan de belangen (rechten) van de betrokkenen.
• Is er sprake van bijzondere persoonsgegevens? Zo ja, dan is de verwerking verboden op grond van artikel 9 van de AVG. Tenzij u een beroep kunt doen op een van de specifieke uitzonderingen die in dat artikel zijn genoemd.

Kinderen

• Is de ontvanger van de reclame een kind? Zo ja, dan moet u extra beschermingsmaatregelen nemen voordat u zich op een gerechtvaardigd belang kunt beroepen om direct marketing te sturen naar kinderen. Bij de belangenafweging wordt namelijk extra waarde gehecht aan het privacybelang van een kind.

Informatieplicht

• Heeft u de ontvangers volledig geïnformeerd over de grondslag voor de gegevensverwerking voor direct marketing?
• Hoe goed heeft u de ontvangers geïnformeerd over welke persoonsgegevens u gebruikt voor direct marketing?
• Hoe goed heeft u de ontvangers geïnformeerd over de aard en frequentie van de direct marketing?
• Hoe goed heeft u de ontvangers geïnformeerd over de periode dat u hun gegevens gebruikt voor direct marketing?
• Is de informatie die u heeft verstrekt duidelijk en gescheiden van overige informatie? En dus niet verstopt in de kleine lettertjes?

Context

De situatie en context maken ook uit. Het maakt bijvoorbeeld uit of de reclamepost die u verstuurt binnen het verwachtingspatroon van uw ontvangers ligt. Een bestaande klant van u zal bijvoorbeeld eerder reclame verwachten dan een persoon die geen klant is. 

Bezwaar maken

Hoe gemakkelijk kunnen de ontvangers van uw direct marketing bij u bezwaar maken tegen verwerking van hun persoonsgegevens? Zorg ervoor dat dat meteen kan bij het eerste contact dat ze met u hebben.

Toestemming

Kunt u geen geslaagd beroep doen op de grondslag gerechtvaardigd belang? Bijvoorbeeld omdat uit de belangenafweging blijkt dat de privacybelangen van betrokkenen zwaarder wegen? Dan heeft u in de meeste gevallen toestemming nodig.

Toestemming intrekken

Mensen die toestemming hebben gegeven, kunnen die toestemming ook weer intrekken. Doen zij dit, dan mag u hun geen reclamepost meer sturen.

Recht van bezwaar

De AVG geeft mensen het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van hun gegevens voor reclamepost. Hebben zij dat gedaan, dan mag u hun geen reclamepost meer sturen. U mag mensen niet vragen om een reden te geven voor hun bezwaar. Het recht van bezwaar tegen direct marketing is absoluut. Dat betekent dat u er altijd mee akkoord moet gaan.

Postfilter

Wilt u iemand reclamepost sturen, dan is het verstandig eerst te controleren of diegene staat ingeschreven in het Postfilter. Als iemand staat ingeschreven in het Postfilter, heeft diegene aangegeven geen prijs te stellen op reclamepost. Stuurt u dan toch reclamepost, dan zal diegene dat waarschijnlijk als hinderlijk ervaren.

Reclamepost aan bedrijven

De regels van de AVG voor reclamepost zijn niet van toepassing op gegevens die over bedrijven gaan en die niet te herleiden zijn naar personen. Stuurt u een magazine naar een bedrijf, bijvoorbeeld ter attentie van de directie en dus niet gericht aan een bepaald persoon? Dan valt dit dus niet onder de privacywetgeving.