Voor organisaties: regels voor vaststellen identiteit

Wettelijke regels bij identificatie

Het verwerken van persoonsgegevens voor identificatie (vaststellen identiteit) is aan regels gebonden. Deze regels staan onder meer in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Let op: U verwerkt geen persoonsgegevens als u mensen vraagt hun identiteitsbewijs te laten zien. Daarom valt deze situatie niet onder de AVG en de UAVG.

Er kunnen wel andere (wettelijke) regels gelden als u mensen vraagt hun identiteitsbewijs te laten zien. Bijvoorbeeld:

• Mensen moeten op grond van de Wet op de identificatieplicht in bepaalde situaties hun identiteitsbewijs laten zien.
• Een identiteitsbewijs blijft op grond van de Paspoortwet altijd eigendom van de staat.

Manieren om mensen te identificeren

U kunt op de volgende manieren de identiteit van mensen vaststellen:

• volledige kopie identiteitsbewijs maken of vragen;
• afgeschermde kopie identiteitsbewijs maken of vragen;
• identiteitsbewijs laten tonen (en eventueel gegevens overnemen);
• identiteit vaststellen zonder identiteitsbewijs.

Volledige kopie identiteitsbewijs

U mag uitsluitend een volledige kopie, scan of foto (hierna: kopie) van iemands identiteitsbewijs maken of vragen als de wet dat toestaat. Werkgevers moeten bijvoorbeeld een volledige kopie maken van het identiteitsbewijs van hun werknemers op grond van de Wet op de loonbelasting.

Een volledige kopie betekent dat alle persoonsgegevens zichtbaar zijn, inclusief het burgerservicenummer (BSN) en de foto. Let op: deze regels zijn hetzelfde als u het identiteitsbewijs scant en daarbij persoonsgegevens ‘inleest’.

Afgeschermde kopie identiteitsbewijs

Bent u niet wettelijk verplicht om een volledige kopie te maken of vragen? Dan mag u soms een kopie van een identiteitsbewijs maken of vragen waarbij bepaalde persoonsgegevens zijn afgeschermd, zoals iemands burgerservicenummer (BSN). U mag een afgeschermde kopie alleen maken of vragen als het echt niet anders kan. Kijk daarom eerst of er een minder ingrijpende manier mogelijk is.

Identiteitsbewijs laten tonen

Kunt u iemands identiteit niet op een minder ingrijpende manier vaststellen? Dan is het vaak voldoende als diegene een identiteitsbewijs laat zien. Dit wordt ook wel ‘legitimeren’ of ‘identificeren’ genoemd. U mag dan geen kopie maken van het identiteitsbewijs, ook geen afgeschermde kopie.

Nadat u het identiteitsbewijs heeft gezien, kunt u eventueel het soort identiteitsbewijs en het documentnummer noteren. Let op: soms bent u wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van iemands identiteitsbewijs over te nemen. Dit geldt bijvoorbeeld voor zorgaanbieders.

Vaststellen identiteit zonder identiteitsbewijs

Is het mogelijk om iemands identiteit vast te stellen zonder het identiteitsbewijs van deze persoon? Dan moet u voor deze manier kiezen.

Bijvoorbeeld: U heeft een webshop. Uw klanten willen hun gegevens inzien. Dan heeft u meestal genoeg aan het klantnummer in combinatie met naam en adres om de identiteit van de klant te controleren. Willen klanten hun account verwijderen? Dan kunnen zij inloggen en aangeven dat zij hun gegevens willen verwijderen.

Informeren bij kopie identiteitsbewijs

Vraagt of maakt u een (volledige of afgeschermde) kopie van iemands identiteitsbewijs? Dan moet u bepaalde informatie verstrekken aan deze persoon (de betrokkene). U moet dit op grond van de informatieplicht uit de AVG.

De informatie die u moet geven

U moet de betrokkene uit uzelf (dus niet alleen als de betrokkene erom vraagt) minimaal de volgende informatie geven:

• Het doel waarvoor u de kopie van het identiteitsbewijs vraagt.
• De grondslag voor de verwerking (art. 6 AVG).
• Welke persoonsgegevens van het identiteitsbewijs u niet nodig heeft, als de betrokkene zelf een kopie aanlevert. Zodat u niet meer persoonsgegevens ontvangt dan strikt noodzakelijk is.
• Welke maatregelen een betrokkene kan nemen om niet-noodzakelijke persoonsgegevens af te schermen.

Waaraan de informatie moet voldoen

De informatie moet transparant, begrijpelijk en duidelijk zijn. U moet de informatie in eenvoudige taal geven.

Informeer en instrueer uw medewerkers

U moet ervoor zorgen dat uw medewerkers die kopieën opvragen, weten welke informatie zij moeten geven. En dat zij deze informatie ook daadwerkelijk geven.

Beveiliging kopie identiteitsbewijs

Verwerkt u een kopie van een identiteitsbewijs? Dan moet u deze kopie heel goed beveiligen, om het risico op identiteitsfraude zo veel mogelijk te voorkomen.