Kopie van uw ID-bewijs: wat kunt u doen?

Kopie ID met wettelijke verplichting

Een organisatie kan wettelijk verplicht zijn om een volledige kopie, scan of foto (hierna noemen we dit: kopie) van uw ID-bewijs te vragen of te maken. Dat betekent dat het moet omdat het in een wet staat. En een volledige kopie betekent dat al uw persoonsgegevens zichtbaar zijn.

Bijvoorbeeld:

• Uw werkgever moet een kopie van uw identiteitsbewijs maken als u in dienst komt.
• Uw bank moet een kopie van uw identiteitsbewijs maken als u klant wordt.

De organisatie moet u precies laten weten waarom u een kopie van uw ID-bewijs moet afstaan.

Kopie ID zonder wettelijke verplichting

Is een organisatie niet wettelijk verplicht om een kopie van uw identiteitsbewijs te vragen of maken? Dan mag het alleen als het echt niet anders kan. Dit betekent dat de organisatie zich eerst moet afvragen of er een andere manier is om hetzelfde doel te bereiken, waarbij de organisatie geen of minder persoonsgegevens hoeft te gebruiken.

Is die andere manier er echt niet? Dan mag de organisatie een afgeschermde kopie vragen of maken van uw ID-bewijs. Dat betekent dat de organisatie uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onzichtbaar moet maken. Of dat u dit zelf mag doen.

Als u uw BSN en foto op de kopie heeft afgeschermd, blijven er nog steeds persoonsgegevens over op uw identiteitsbewijs. Dit zijn uw volledige naam, geboortedatum en de datum en plaats van uitgifte. Ook bij deze gegevens moet een organisatie altijd kritisch kijken of al die gegevens noodzakelijk zijn.

Gegevens afschermen op kopie ID

Om uw BSN en pasfoto onzichtbaar te maken, kunt u de KopieID app van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gebruiken. Hiermee kunt u zelf kiezen welke gegevens u afschermt. Op een papieren kopie kunt u ook zelf bepaalde gegevens onleesbaar maken.

Let op: U mag geen gegevens afschermen als een volledige kopie wettelijk verplicht is.

Watermerk of schrijven op kopie ID

Om het risico voor uzelf verder te verkleinen, kunt u de KopieID-app gebruiken om een watermerk aan te brengen in de kopie. In dit watermerk vermeldt u het doel en de datum van de kopie.

Op een papieren kopie kunt u schrijven voor welke organisatie de kopie is bedoeld. Schrijf daarbij ook de datum waarop u de kopie afgeeft. Bijvoorbeeld: ‘Kopie voor [naam werkgever] van [datum]’.

U kunt zowel bij een volledige als een afgeschermde kopie een watermerk aanbrengen of er iets op schrijven, om het risico van misbruik te verminderen. Let bij een volledige kopie wel op dat alle persoonsgegevens leesbaar moeten zijn. Ook uw pasfoto moet voldoende zichtbaar zijn om u te kunnen identificeren. Gebruik bij een papieren kopie bijvoorbeeld een dunne pen en geen dikke stift om op de kopie te schrijven.

Accepteert de organisatie geen volledige kopie met watermerk? Of zegt de organisatie dat u niet op de volledige kopie mag schrijven? Vraag dan naar de reden hiervoor. En welke maatregelen de organisatie neemt om misbruik van de kopie te voorkomen.

Bij een papieren kopie waarbij u gegevens heeft afgeschermd, kunt u tot slot de kopie terugvragen.

Kopie ID bij inzageverzoek

Wilt u inzage in uw persoonsgegevens, een van de rechten die u heeft vanuit de privacywet AVG? Dan is de organisatie waarbij u inzage vraagt wettelijk verplicht uw identiteit vast te stellen. Zo voorkomt de organisatie dat iemand door uw naam te gebruiken inzage in uw gegevens kan krijgen.

De wet geeft niet aan hoe de organisatie uw identiteit moet vaststellen. De organisatie mag in ieder geval niet zomaar vragen om uw identiteitsbewijs.

Kan de organisatie uw identiteit ook op een andere, minder vergaande manier vaststellen? Dan moet de organisatie voor die manier kiezen. 

Voorbeeld: U wilt uw gegevens inzien bij een webwinkel. De winkel heeft dan meestal genoeg aan uw klantnummer in combinatie met uw naam en adres om uw identiteit te controleren. 

Heeft de organisatie echt uw identiteitsbewijs nodig om uw identiteit te controleren? Dan kunt u bij de organisatie langsgaan en uw identiteitsbewijs laten zien (legitimatie), als dat mogelijk is. Een kopie van uw identiteitsbewijs is dan niet nodig. 

Geeft de organisatie aan dat een kopie van uw identiteitsbewijs noodzakelijk is om inzage te krijgen? Dan mag u uw BSN en foto afschermen. Daarnaast kunt u een watermerk aanbrengen of iets op de kopie schrijven.