Kopie van uw ID-bewijs: wat kunt u doen?

Kopie ID met wettelijke verplichting

Een organisatie kan wettelijk verplicht zijn om uw identiteit te controleren. Dat betekent dat het moet omdat het in een wet staat. Soms mag een organisatie daarvoor een volledige kopie, scan of foto van uw ID-bewijs vragen of maken. 

Bijvoorbeeld:

• Uw werkgever moet een kopie ID maken als u in dienst komt.
• Uw bank mag een kopie ID maken als u klant wordt.

De organisatie moet u precies laten weten waarom u een kopie ID moet afgeven.

Een volledige kopie (ook wel 'schone' of onbewerkte kopie genoemd) betekent dat al uw persoonsgegevens zichtbaar zijn. U mag dus:

• niets op de kopie schrijven;
• geen gegevens onleesbaar maken op de kopie, zoals uw pasfoto;
• geen watermerk aanbrengen in de kopie.

Kopie ID zonder wettelijke verplichting

Mag een organisatie van de wet geen kopie ID vragen of maken? Dan mag het alleen als het echt niet anders kan. Dit betekent dat de organisatie zich eerst moet afvragen of er een andere manier is om hetzelfde doel te bereiken, waarbij de organisatie geen kopie ID hoeft te maken.

Is die andere manier er echt niet? Dan mag de organisatie een afgeschermde kopie vragen of maken van uw ID-bewijs. Dat betekent dat de organisatie uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onzichtbaar moet maken. Of dat u dit zelf mag doen.

Als u uw BSN en foto op de kopie heeft afgeschermd, blijven er nog steeds persoonsgegevens over op uw ID-bewijs. Dit zijn uw volledige naam, geboortedatum en de datum en plaats van uitgifte. Ook bij deze gegevens moet een organisatie altijd kritisch kijken of al die gegevens noodzakelijk zijn.

Gegevens afschermen op kopie ID

Om uw BSN en pasfoto onzichtbaar te maken, kunt u de KopieID-app van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gebruiken. Hiermee kunt u zelf kiezen welke gegevens u afschermt. Op een papieren kopie kunt u ook zelf bepaalde gegevens onleesbaar maken.

Let op: U mag geen gegevens afschermen als een organisatie van de wet een volledige kopie ID mag vragen.

Watermerk of schrijven op kopie ID

Om het risico voor uzelf te verkleinen, kunt u de KopieID-app ook gebruiken om een watermerk aan te brengen in de kopie. In dit watermerk vermeldt u het doel en de datum van de kopie.

Op een papieren kopie kunt u schrijven voor welke organisatie de kopie is bedoeld. Schrijf daarbij ook de datum waarop u de kopie afgeeft. Bijvoorbeeld: ‘Kopie voor [naam organisatie, zoals een autoverhuurder of hotel] van [datum]’. U kunt de papieren kopie aan het eind terugvragen. 

Let op: In sommige gevallen mag een organisatie van de wet een onbeschreven kopie ID van u vragen en opslaan. U mag dan geen watermerk aanbrengen of iets schrijven op de kopie. 

Kopie ID bij inzageverzoek

Wilt u inzage in uw persoonsgegevens, een van de rechten die u heeft vanuit de privacywet? Dan is de organisatie waarbij u inzage vraagt wettelijk verplicht uw identiteit vast te stellen. Zo voorkomt de organisatie dat iemand door uw naam te gebruiken inzage in uw gegevens kan krijgen.

De wet geeft niet aan hoe de organisatie uw identiteit moet vaststellen. De organisatie mag in ieder geval niet zomaar vragen om uw ID-bewijs.

Kan de organisatie uw identiteit ook op een andere, minder vergaande manier vaststellen? Dan moet de organisatie voor die manier kiezen. 

Voorbeeld: U wilt uw gegevens inzien bij een webwinkel. De winkel heeft dan meestal genoeg aan uw klantnummer in combinatie met uw naam en adres om uw identiteit te controleren. 

Heeft de organisatie echt uw ID-bewijs nodig om uw identiteit te controleren? En wilt u liever geen kopie opsturen? Dan kunt u bij de organisatie langsgaan en uw ID-bewijs laten zien, als dat mogelijk is. Een kopie ID is dan niet nodig. 

Geeft de organisatie aan dat een kopie ID noodzakelijk is om inzage te krijgen?

• Dan mag u uw BSN en foto afschermen.
• Daarnaast kunt u een watermerk aanbrengen of iets op de kopie schrijven.