Helene (33) ervaart meer rust nu ze weet dat privacy in haar cateringbedrijf goed geregeld is

Op de achtergrond dacht ik steeds: wat als er een keer iets misgaat?

Dat knaagde. Ik heb steeds wisselende klanten en medewerkers, dus ik verwerk best wat persoonsgegevens. En eigenlijk wist ik helemaal niet of ik dat wel goed aanpakte. Mijn werk als cateraar draait om ontzorgen. Veiligheid hoort daarbij. Op de achtergrond dacht ik steeds: wat als er een keer iets misgaat?

Je leest de gekste verhalen over mensen die worden opgelicht of gechanteerd doordat persoonsgegevens in verkeerde handen komen. Hoe zou ik me voelen als mijn klanten in problemen raken doordat ik mijn systemen niet op orde heb? Wat betekent dat dan voor het bedrijf dat ik met zo veel liefde heb opgebouwd? Maar ik stelde het steeds uit.

Ik wilde af van dat zeurende stemmetje op de achtergrond en zette de knop om. Als klanten ons vragen wat wij met hun contactgegevens doen en hoe we betaalgegevens opslaan, dan moeten ze weten dat ze bij ons in goede handen zijn. Dus samen met een paar medewerkers ben ik het stap voor stap gaan uitzoeken.

We dachten dat zo’n privacyverklaring ook echt in juridische taal moet. Maar dat hoeft dus niet.

Het begin was het moeilijkst. Het is veel informatie en ook niet altijd gemakkelijke materie. We zijn maar begonnen met een papieren lijstje met daarop wat voor soorten informatie we allemaal verzamelen en opslaan. Zoals e-mailadressen en betaalgegevens. Daarna gingen we ons inlezen in de AVG. En het viel me al snel op dat steeds dezelfde termen terugkwamen. Verwerking, grondslag, overeenkomst, register… daar zijn we ingedoken.

Toen gingen we begrijpen dat een ‘grondslag’ eigenlijk gewoon je reden is om iets met gegevens te doen. En dat een ‘verwerking’ alles is wát je met die gegevens doet: van opslaan tot delen. Het werd steeds een beetje behapbaarder.

Uiteindelijk hebben we ook een privacyverklaring gemaakt. We dachten dat zo’n privacyverklaring ook echt in juridische taal moet. Maar dat hoeft dus niet. Wij hebben het allemaal zo begrijpelijk mogelijk opgeschreven. Want tja, als het niet te begrijpen is, dan heeft de klant er alsnog weinig aan. Ik heb wel een jurist uit mijn netwerk laten meelezen. Die verzekerde ons ervan dat het allemaal klopt als een bus.

Door privacy goed te regelen, onderscheid je je van andere bedrijven.

Van andere ondernemers hoor ik weleens dat je van de AVG niets meer ‘mag’. Maar daar ben ik het niet mee eens. Je moet vooral goed uitleggen wat je doet en met welke reden. En zorgen dat je het netjes doet en met de nodige beveiliging. Dan mag er van alles! Je kunt privacy ook juist een speerpunt maken in je bedrijf. En je daarmee onderscheiden van anderen.

Mijn tip: wacht niet met uitzoeken tot je een kritische vraag krijgt van klanten. Die bijvoorbeeld willen weten hoe je hun gegevens precies verwerkt. Om er dan achter te komen dat je het eigenlijk niet weet. Dan kun je je klant niet goed helpen – en het is voor jezelf ook geen prettig gevoel.

De regels zijn er niet om ons als ondernemers te pesten. Of om het ons moeilijk te maken. Het gaat erom de privacy van mensen te beschermen. Als je je verantwoordelijkheid op die manier bekijkt, dan ben je eigenlijk gewoon je klanten nog beter aan het helpen. En voor mij geldt: ik slaap er beter door!

* De privacyverhalen op deze website zijn gebaseerd op meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Vanwege de privacy van de betrokkenen zijn de persoonsgegevens en sommige omstandigheden veranderd. Voor de beelden bij deze verhalen maken we gebruik van modellen (stockfotografie).