Personeelsdossiers

De hoofdregel is dat u alleen gegevens in het personeelsdossier van een werknemer mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

In het personeelsdossier bewaart u de gegevens die u nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met uw werknemer te kunnen uitvoeren.

Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan u uw beslissingen over uw werknemer kunt onderbouwen. Bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.

Sommige gegevens heeft u nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Zoals belasting en premies betalen. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Inhoud personeelsdossier

U mag onder meer de volgende gegevens in een personeelsdossier opnemen:

• klachten;
• waarschuwingen;
• verzuimfrequentie;
• verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die de werknemer voor akkoord of gezien heeft getekend;
• een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer;
• het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer;
• uw persoonlijke werkaantekeningen.

Geen medische gegevens

U mag in principe geen medische gegevens opnemen in het personeelsdossier. Alleen in uitzonderlijke gevallen mag u gegevens over de aard en oorzaak van ziekte in het personeelsdossier van uw werknemer registreren.

Bijvoorbeeld wanneer uw werknemer epilepsie heeft en collega’s hiervan op de hoogte moeten zijn. Zodat ze weten wat ze moeten doen als uw werknemer een aanval krijgt.

Voor meer informatie, zie: Mijn zieke werknemer.

Dat hangt af van het soort gegevens. U bent wettelijk verplicht sommige gegevens uit het personeelsdossier van uw werknemer een bepaalde tijd te bewaren. Voor andere gegevens is er geen wettelijke bewaartermijn.

Wettelijke bewaartermijnen

• U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is.
• Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Geen wettelijke bewaartermijnen

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen.

Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd.

Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet u de gegevens direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn:

• verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin;
• correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag;
• afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad;
• getuigschriften;
• administratieve verzuimgegevens.

Langer bewaren

U kunt gegevens van uw (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Niet iedereen mag zomaar in het personeelsdossier van een werknemer kijken. Medewerkers mogen alleen toegang krijgen tot een personeelsdossier als dit noodzakelijk is.

Noodzakelijk wil zeggen: als die medewerkers zonder toegang tot de personeelsgegevens van een werknemer hun werk niet kunnen doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de direct-leidinggevende van de werknemer. Of medewerkers van de afdeling personeelszaken.

Regeling toegang personeelsdossier

Soms zijn er binnen een organisatie specifieke regelingen voor wie toegang heeft tot personeelsdossiers. Zo kan geregeld zijn dat alleen personen die (extra) gescreend zijn, toegang hebben tot personeelsdossiers.

De hoofdregel is dat uw werkgever alleen gegevens in uw personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

In uw personeelsdossier bewaart uw werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met u te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan uw werkgever zijn beslissingen over u kan onderbouwen. Bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.

Sommige gegevens heeft uw werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Inhoud personeelsdossier

Uw werkgever mag onder meer de volgende gegevens in uw personeelsdossier opnemen:

• klachten;
• waarschuwingen;
• verzuimfrequentie (hoe vaak u er niet bent);
• verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door u voor akkoord of gezien zijn getekend
• een kopie van uw identiteitsbewijs;
• uw burgerservicenummer (BSN);
• persoonlijke werkaantekeningen van uw leidinggevende.

Medische gegevens

Uw werkgever mag uw medische gegevens in principe niet opnemen in uw personeelsdossier.

Strafrechtelijke gegevens

Uw werkgever mag strafrechtelijke persoonsgegevens alleen onder strikte voorwaarden verwerken:

• de verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de belangen van de werkgever te beschermen;
• het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens zijn werknemers;
• de verwerking vindt plaats volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden.

Uw werkgever mag alleen gegevens over uw ras in uw personeelsdossier opnemen als dat nodig is om u te kunnen identificeren of om een voorkeursbeleid (positieve discriminatie) toe te passen.

Identificatie

Het gebruik van gegevens over uw ras kan onvermijdelijk zijn om u te identificeren. Bijvoorbeeld als uw werkgever veel werknemers in dienst heeft en hun identiteit wil vaststellen voordat ze zijn terrein betreden.

In dat geval kan uw werkgever toegangspasjes met foto’s aan alle werknemers verstrekken. Omdat van de foto op uw toegangspasje uw ras kan worden afgeleid, is uw foto te beschouwen als een rasgegeven.

Voorkeursbeleid

Wil uw werkgever personeelsleden uit een bepaalde etnische of culturele minderheidsgroep een bevoorrechte positie toekennen (positieve discriminatie)? Dan kan het nodig zijn gegevens over hun geboorteland of dat van hun (groot)ouders op te nemen in hun personeelsdossier. Dat mag alleen als die personen daartegen niet schriftelijk bezwaar hebben gemaakt.

Wilt u niet dat uw werkgever uw rasgegevens opneemt? Dan kunt u op elk moment bezwaar maken. U hoeft hiervoor geen reden te geven. Uw werkgever moet dan direct stoppen met het verwerken van uw rasgegevens.

Een voorkeursbeleid is alleen toegestaan als er sprake is van een aantoonbare achterstand. Ook mag uw werkgever een voorkeursbeleid alleen tijdelijk voeren, tot het niet meer nodig is.

Uw personeelsdossier is alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.

Regeling toegang personeelsdossier

Soms zijn er binnen een organisatie specifieke regelingen over wie toegang heeft tot personeelsdossiers. Zo kan binnen uw organisatie geregeld zijn dat alleen personen die (extra) gescreend zijn, toegang hebben tot personeelsdossiers.

Ja, dat mag. Maar uw werkgever mag het originele papieren dossier pas vernietigen als hij zorgt voor goede beveiliging van het digitale dossier.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt beveiligingseisen aan zowel een digitaal als een papieren personeelsdossier. Uw werkgever moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat slechts een beperkt aantal mensen toegang heeft tot uw personeelsdossier.

Verder vraagt een digitaal dossier andere beveiligingsmaatregelen dan een papieren dossier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firewalls als beveiligingsmaatregel wanneer het personeelsinformatiesysteem gekoppeld is aan het internet. Zoals bij de mogelijkheid voor werknemers om online hun personeelsdossier in te zien.

Voor het bepalen van uw reiskostenvergoeding mag uw werkgever niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is. Uw werkgever heeft alleen uw woonadres nodig.

Uw werkgever mag hierbij niet vragen naar bijvoorbeeld het koop- of huurcontract van uw woning. Hier staat namelijk ook andere (persoonlijke) informatie op, die niet relevant is voor het bepalen van uw reiskostenvergoeding. Uw werkgever heeft voor dit doel genoeg aan het woonadres uit uw personeelsdossier of een uittreksel uit het bevolkingsregister waarop uw adres staat.

Dat hangt af van het soort gegevens. Uw werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit uw personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren.

Zo moet hij gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat u uit dienst bent. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs moet uw werkgever 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren.

Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Langer bewaren

Uw werkgever kan gegevens van u als (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict met u is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Dit mag bij een faillissement, fusie of overname. Maar om uw privacy te beschermen moet uw werkgever zich hierbij wel aan de volgende voorwaarden houden:

• Uw werkgever kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad.
• Uw werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst of aanstelling als ambtenaar. Uw werkgever moet daarom uw personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
• U krijgt de mogelijkheid om uw personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen bezwaar maken.   

Ja, dat kan. U heeft het recht om uw personeelsdossier in te zien. Ook kunt u een verzoek doen om gegevens in uw personeelsdossier te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen bezwaar maken. 

Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan een van de volgende instanties:

• de ondernemingsraad van uw organisatie (als het gaat om het beleid voor personeelsdossiers);
• het juridisch loket  bij u in de buurt;
• uw vakbond;
• uw rechtsbijstandsverzekeraar.

Naar de rechter

U kunt ook naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). U kunt de rechter bijvoorbeeld vragen om een schadevergoeding.

Tip de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door uw werkgever, dan kunt u ons altijd een tip geven. Wij kunnen naar aanleiding van uw tip besluiten een onderzoek starten.

Ja, dat mag. Het uitzendbureau mag de kopie van uw identiteitsbewijs vervolgens maximaal 4 weken bewaren. Tenzij u in dienst komt van het uitzendbureau.

Besluit u binnen 4 weken om toch niet voor het uitzendbureau te gaan werken? Of is de kopie van uw identiteitsbewijs niet meer noodzakelijk om uw identiteit vast te stellen? Dan moet het uitzendbureau de kopie vernietigen.

In dienst

Komt u bij het uitzendbureau in dienst? Dan hoeft het uitzendbureau de kopie van uw identiteitsbewijs niet te vernietigen. Het uitzendbureau is dan, als uw werkgever, wettelijk verplicht om een kopie van uw identiteitsbewijs te hebben.

Wetswijziging

De Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) is per 1 januari 2018 gewijzigd ten aanzien van het maken en bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs van ingeschreven maar nog niet werkzame uitzendkrachten (werkzoekenden).

Deze wijziging betekent dat een uitzendbureau of arbeidsbemiddelingsbureau direct bij inschrijving van een werkzoekende een kopie van zijn identiteitsbewijs mag maken en dit in de administratie mag opslaan. Deze wijziging is opgenomen in de Verzamelwet SZW 2018.

Ja, dat mag. Uw burgerservicenummer (BSN) staat op uw identiteitsbewijs. En daarvan mag het uitzendbureau een kopie maken als u zich inschrijft.

Nee, een uitzendbureau mag bij inschrijving niet naar uw gezondheid vragen. Ook mag het uitzendbureau niet vragen naar uw ziekteverzuim in het verleden.

Het uitzendbureau mag als u zich inschrijft wel bij het UWV controleren of u behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten.

2 maanden in dienst

Bent u 2 maanden in dienst bij het uitzendbureau? Dan mag het uitzendbureau, als uw werkgever, vragen of u in aanmerking komt voor de no-riskpolis van de Ziektewet.

Nee, dat mag niet. Meldt u zich ziek, dan mag het uitzendbureau niet vragen wat u precies mankeert en wat de oorzaak daarvan is.

Uw uitzendbureau mag alleen gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met uw werkzaamheden.

Het uitzendbureau mag bijvoorbeeld vragen wanneer u weer verwacht op het werk te zijn. En of er lopende afspraken zijn waarmee iets moet gebeuren.

Ook kan het uitzendbureau door de arbodienst of bedrijfsarts laten beoordelen wat u nog wel kunt doen.

Voor meer informatie, zie Zieke werknemers.

Nee, dat mag niet. Het feit dat u een hoofddoek draagt, zegt iets over uw geloofsovertuiging. Het uitzendbureau mag dat niet in uw dossier opnemen.

Uw geloofsovertuiging is een zogeheten bijzonder persoonsgegeven. Net als gegevens over bijvoorbeeld uw ras of gezondheid. Dit zijn gevoelige gegevens. Organisaties mogen bijzondere persoonsgegevens niet gebruiken, tenzij daarvoor een wettelijke uitzondering is.

Screening kan zeer ingrijpend zijn voor uw privacy. Daarom mag het uitzendbureau u alleen screenen als het daarbij aan bepaalde (wettelijke) voorwaarden voldoet. Die voorwaarden zijn bedoeld om uw privacy te beschermen.

Voorwaarden screening

De belangrijkste voorwaarden zijn dat het uitzendbureau een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft, dat de screening noodzakelijk is voor de functie waarin u als uitzendkracht gaat werken en dat het uitzendbureau u informeert over de screening.
Verder mogen bij de screening mogen alleen gegevens over u worden opgevraagd die van belang zijn voor de functie. En mag uw gezondheid nooit onderwerp van screening zijn, tenzij een medische keuring wettelijk verplicht is voor de functie.
Voert het uitzendbureau de screening uit voor een opdrachtgever? Dan heeft het uitzendbureau mogelijk een vergunning nodig. Dat staat in de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.
Tot slot moet het uitzendbureau zich bij screenings aan de privacywetgeving houden. Voor meer informatie, zie dossier Screening.

Verplichte screening

Voor sommige functies is screening wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang.

Nee, dat mag niet. Alleen de salarisadministratie van het uitzendbureau mag dat, uw intercedent dus niet.

Uitzendbureaus moeten zich aan de wet houden bij het bewaren van de gegevens van uitzendkrachten. Er gelden verschillende wettelijke bewaartermijnen, bijvoorbeeld uit de belastingwetten.

Uw uitzendbureau mag uw gegevens alleen bewaren als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de wettelijke bewaartermijnen. Is er geen noodzaak (meer) om de gegevens te bewaren? Dan moet het uitzendbureau uw gegevens vernietigen.