Ondernemingsraad (OR)

Alle antwoorden op mijn vragenVragen over de ondernemingsraad

• Wanneer moet een werkgever instemming vragen aan de OR?

  De ondernemingsraad (OR) heeft in een aantal gevallen instemmingsrecht. Die gevallen staan in de Wet op de ondernemingsraad (WOR). Het instemmingsrecht houdt in dat een werkgever eerst instemming aan de OR moet vragen als hij een bepaalde regeling wil vaststellen, wijzigen of intrekken.

  Twee van die gevallen hebben te maken met privacy op de werkvloer: een regeling voor het gebruik van personeelsgegevens en een regeling voor een personeelsvolgsysteem.

  Instemmingsrecht WOR

  De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat de werkgever de OR om instemming moet vragen bij (tekst uit de wet): 

  • Een regeling omtrent het verwerken alsmede de bescherming van persoonsgegevens van de personen die in de onderneming werkzaam zijn (geregeld in artikel 27, eerste lid onder k. van de WOR).
  • Regelingen inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de personen die in de onderneming werkzaam zijn (ofwel personeelsvolgsystemen; geregeld in artikel 27, eerste lid onder l. van de WOR).

  Regeling voor gebruik personeelsgegevens

  Regelingen voor het gebruik van personeelsgegevens komen in elke organisatie voor. Denk bijvoorbeeld aan het registreren van verzuim, de salarisadministratie en de gegevens die worden bewaard in personeelsdossiers.

  Personeelsvolgsysteem

  Daarnaast kunnen werkgevers systemen gebruiken die gericht zijn op – of geschikt zijn voor – waarneming van werknemers of controle van hun aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers. Dit noemen we personeelsvolgsystemen.

  Voorbeelden zijn een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert. Of een trackingsysteem, zoals een gps-tracker, in bedrijfswagens. Maar ook een systeem dat ondersteunt bij het afhandelen van werkzaamheden (zaaksysteem).

  Let op: gebruikt een werkgever een bepaald systeem niet om medewerkers te volgen, maar zou dit wel kunnen? Ook dan is dit een personeelsvolgsysteem. En heeft de OR dus instemmingsrecht.

  De OR kan dan afspraken maken over hoe het systeem wordt ingezet door onder voorwaarden in te stemmen met het gebruik van het systeem.

  OR stemt niet in

  Stemt de OR niet in met de regeling voor het gebruik van personeelsgegevens of met het personeelsvolgsysteem? Dan mag de werkgever dit in principe niet doorvoeren.

  Wil de werkgever dit toch doen, dan kan hij de kantonrechter om toestemming vragen (artikel 27, vierde lid, WOR).

• Wat is een personeelsvolgsysteem?

  Een personeelsvolgsysteem is een systeem dat gericht is op – of geschikt is voor – waarneming van werknemers of controle van hun aanwezigheid, gedrag of prestaties. Gebruikt een werkgever een bepaald systeem hier niet voor, maar zou dit wel kunnen? Ook dan is dit een personeelsvolgsysteem. Personeelsvolgsystemen komen daarom vrij veel in organisaties voor.

  Voorbeelden personeelsvolgsysteem

  Voorbeelden van een personeelsvolgsysteem zijn:

  • een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert;
  • een track & trace-systeem in (vracht)auto’s, zoals een gps-tracker, black box of boordcomputer;
  • software die bijvoorbeeld toetsaanslagen, e-mailverkeer en/of internetgebruik van werknemers registreert;
  • cameratoezicht op de werkplek;
  • wearables, zoals een smartwatch;
  • een systeem waarin klantcontacten worden bijgehouden;
  • een systeem dat ondersteunt bij het afhandelen van werkzaamheden (workflow- of zaaksysteem);
  • een voorziening binnen een systeem die inzage in (gevoelige) dossiers door werknemers registreert (logging);
  • een systeem dat een pas of badge gebruikt om de aanwezigheid en/of plaats binnen een gebouw van een werknemer te registreren.

  Instemmingsrecht OR

  Is een werkgever van plan een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken? Dan heeft de werkgever instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig.

• Hoe kunt u als OR een personeelsvolgsysteem toetsen?

  Werkgevers kunnen systemen gebruiken om hun medewerkers te observeren en hun gedrag te registreren. Bijvoorbeeld als werknemers thuiswerken. Dit worden personeelsvolgsystemen genoemd. Zulke systemen leveren vragen op over de privacy van de werknemers. Het is daarom belangrijk dat u als OR een voorgestelde regeling voor een personeelsvolgsysteem kritisch toetst.

  Heeft uw organisatie een functionaris gegevensbescherming (FG)? Dan kan die u met advies terzijde staan.

  Instemmingsrecht OR

  Als OR heeft u instemmingsrecht bij een voorgestelde regeling voor een personeelsvolgsysteem (artikel 27, eerste lid onder l. van de WOR).

  Toetsingsvragen personeelsvolgsysteem

  U kunt de voorgestelde regeling toetsen op de volgende punten:

  • Is er sprake van een personeelsvolgsysteem?
  • Is het nodig een personeelsvolgsysteem te gebruiken?
  • Worden de werknemers van tevoren op de hoogte gesteld van de observatie?
  • Wordt de personeelsbeoordeling uitsluitend gebaseerd op de gegevens die met persoonsvolgsystemen zijn verzameld?

  Voor toelichting op deze vragen, zie het OR-privacyboekje van de AP.

  Ook vindt u bij Controle van werknemers informatie over wat werkgevers wel en niet mogen als zij hun werknemers willen controleren. Dit kan u helpen om kritische vragen te stellen aan de werkgever.

• Hoe is de privacy van de leden van de OR gewaarborgd?

  De privacy van de leden van de ondernemingsraad (OR) is gewaarborgd tijdens hun werk als OR-lid. De werkgever mag post die aan de OR is gericht niet openen. Ook mag de werkgever de telefoongesprekken, de e-mailberichten en het internetgebruik van OR-leden in functie niet controleren.

  Let op: dat geldt alleen als de communicatie te maken heeft met de OR-activiteiten. Daarbuiten zijn OR-leden gelijk aan gewone werknemers. En mag de werkgever ook bij hen controleren of zij zich bijvoorbeeld schuldig maken aan verboden gebruik van communicatiemiddelen (zoals pornosites bezoeken).