Mijn privacy bij ziekte

Om ziekteverzuim te voorkomen, wil uw werkgever misschien weten hoe fit u bent, hoeveel u beweegt etc. Maar uw werkgever mag deze informatie niet hebben. Dus mag uw werkgever hier ook niet naar vragen. Of op een andere manier informatie over verzamelen (zoals via een smartwatch die u draagt).

Gezondheidsgegevens

Uw fitheid, bewegingspatroon, gewicht en stressgevoeligheid zijn gegevens over uw gezondheid. Gezondheidsgegevens zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens, die organisaties alleen mogen verwerken als hiervoor een uitzondering is in de wet.  

Uw werkgever mag uw gezondheidsgegevens daarom niet verwerken. Uw werkgever mag alleen een beperkt aantal noodzakelijke gegevens verwerken als u zich ziek heeft gemeld.

Nee, dat mag niet. Uw werkgever mag u een wearable (zoals een smartwatch) cadeau doen, zodat u zelf aan de slag kunt om uw fitheid te verbeteren. Maar uw werkgever mag niet van u eisen dat u de verzamelde gegevens - zoals uw aantal stappen, hartslag, verbrande calorieën, slaappatroon - met hem en/of uw collega’s deelt.

Uw werkgever mag geen inzicht krijgen in de informatie uit uw wearable. Het gaat namelijk om gegevens over uw gezondheid. Uw werkgever mag deze gegevens niet verwerken.

Toestemming geldt niet

Let op: uw werkgever mag óók geen gezondheidsgegevens verwerken als u hiervoor toestemming zou geven. U bent namelijk afhankelijk van uw werkgever. Daardoor kunt u zich onder druk gezet voelen om toestemming te geven.

In die situatie voldoet uw toestemming niet aan de wettelijke eis dat u deze in vrijheid moet hebben gegeven. En kan uw werkgever uw toestemming dus niet gebruiken als uitzondering op  het wettelijke verbod om uw gezondheidsgegevens te verwerken.

Gegevens delen met collega’s

Alleen als u dat zelf wilt, kunt u uw gegevens delen/vergelijken met die van collega’s die ook een wearable dragen.

Uw werkgever mag u deze service bieden. Maar u bent niet verplicht om hieraan mee te doen. Het bedrijf mag alleen informatie uit uw wearable voor u analyseren als u hiervoor toestemming heeft gegeven. Wilt u niet dat het bedrijf uw gegevens verwerkt, dan mag het dus niet. Uw werkgever kan u niet dwingen.

Uw werkgever kan u een wearable (zoals een smartwatch) cadeau doen, zodat u zelf aan de slag kunt om uw fitheid te verbeteren. Daarbij kan uw werkgever een dienstverleningsovereenkomst afsluiten met een bedrijf om de (gezondheids)gegevens uit uw wearable - zoals uw stappen, hartslag, verbrande calorieën en slaappatroon - te analyseren en voor u inzichtelijk te maken. Zodat u bijvoorbeeld makkelijk kunt zien of u vooruitgaat.

Informeren over verwerken gezondheidsgegevens

Het bedrijf waarmee uw werkgever een overeenkomst heeft, moet u van te voren goed informeren over het verwerken van uw gegevens. Het bedrijf moet u laten weten:

• welke gegevens het bedrijf verwerkt;
• wat het bedrijf daarmee doet;
• voor welk doel het bedrijf de gegevens verwerkt;
• of het bedrijf de gegevens ook aan andere partijen doorgeeft en zo ja, aan welke.

Op basis van deze informatie kunt u beslissen of u toestemming wilt geven. Let op: het bedrijf mag de gegevens nooit aan uw werkgever verstrekken, zelfs niet als u hiervoor toestemming zou geven.

Uw werkgever mag een aantal gegevens van u vragen. Bijvoorbeeld om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met uw werkzaamheden. Of om te kunnen (laten) controleren of u wel echt ziek bent. Maar uw werkgever moet hierbij wel rekening houden met uw privacy. Uw werkgever mag daarom alleen gegevens vragen die noodzakelijk zijn.

Uw werkgever mag naar de volgende gegevens vragen:

• Het telefoonnummer waarop u te bereiken bent en uw (verpleeg)adres.
• Hoe lang uw ziekte vermoedelijk gaat duren.
• Uw lopende werkzaamheden en afspraken.
• Of uw ziekte verband houdt met een arbeidsongeval. Maar uw werkgever mag niet vragen of uw verzuim werkgerelateerd is.
• Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat uw werkgever de kosten van uw ziekteverzuim en re-integratie dan mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
• Of u onder 1 van de 4 vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. U bent daarbij niet altijd verplicht om te melden onder welke regeling u valt. Behalve als u onder de 'no-risk polis' en de 'oudere langdurig werkloze-regeling valt'. Dit hoeft u pas te melden als u 2 maanden of langer in dienst bent.

Aard en oorzaak ziekte

Uw werkgever mag niet informeren naar de aard en oorzaak van uw ziekte. Hij mag dus niet vragen wat u precies heeft en waardoor dat komt. Vraagt uw werkgever daarnaar, dan hoeft u geen antwoord te geven.

Natuurlijk mag u wel vrijwillig gegevens over uw ziekte aan uw werkgever doorgeven. Doet u dit, dan mag uw werkgever deze gegevens alleen in uitzonderlijke situaties in uw personeelsdossier opnemen.

Bent u 2 maanden of langer in dienst? Dan mag uw werkgever bij uw ziekmelding vragen of u onder de no-riskpolis valt en/of de 'oudere langdurig werkloze-regeling'.

Ja, dat mag. Als u ziek bent, heeft uw recht op doorbetaling van uw loon. Voor uw werkgever is het daarom belangrijk om te (laten) controleren of u echt ziek bent. En u dus daadwerkelijk recht heeft op uw salaris.

Regels bij ziekmelding

Uw werkgever kan regels opstellen waaraan u zich moet houden als u zich ziek heeft gemeld. Bijvoorbeeld dat u op bepaalde tijdstippen thuis bent, zodat de arbodienst of bedrijfsarts kan bellen of langskomen. Maar uw werkgever mag niet van u verwachten dat u constant thuis bent. Of de arbodienst/bedrijfsarts dagelijks laten langskomen als dat niet nodig is.

Ook kan uw werkgever van u eisen dat u naar het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts komt, als dat mogelijk is tenminste. En dat u de arbodienst/bedrijfsarts informatie geeft over de aard en oorzaak van uw ziekte. Let op: u bent niet verplicht om deze informatie aan uw werkgever zelf te vertellen.

Houdt u zich niet aan deze regels? Dan kan uw werkgever bijvoorbeeld uw loon inhouden, u schorsen of u ontslaan.

Controle ziekmelding door recherchebureau

In uitzonderlijke gevallen mag uw werkgever een verdergaande controle laten uitvoeren als u zich ziek heeft gemeld. Bijvoorbeeld door een recherchebureau. Uw werkgever moet hier een zwaarwegende reden voor hebben. Zoals aanwijzingen dat u ergens anders aan het werk bent terwijl u zich heeft ziek gemeld.

Heeft u zich ziek gemeld, dan kunt u een vragenlijst krijgen van de arbodienst of bedrijfsarts waarin om medische informatie wordt gevraagd. U bent verplicht deze vragenlijst in te vullen.

Geen medische informatie naar werkgever

De arbodienst of bedrijfsarts mag de ingevulde vragenlijst niet aan uw werkgever verstrekken. Dit mag zelfs niet als u hiervoor toestemming zou geven.

De arbodienst of bedrijfsarts mag alleen informatie over u aan uw werkgever verstrekken die noodzakelijk is voor uw werkgever om te weten. Zoals de verwachte ziekteduur en uw beperkingen en mogelijkheden.

Uw werkgever mag ook niet rechtstreeks aan u vragen een vragenlijst in te vullen waarin medische gegevens worden gevraagd. Ook niet met uw toestemming.

Nee, dat mag niet. Uw werkgever mag als u langer dan 2 maanden in dienst bent alleen vragen of u in aanmerking komt voor de no-riskpolis van de Ziektewet.

Komt u door een ziekte of beperking, uw leeftijd en/of uw uitkering(en) van nu of vroeger in aanmerking voor de no-riskpolis van de Ziektewet? Dan betaalt het UWV uw ziektewetuitkering.

Uw werkgever heeft daarom het recht om te weten of u hiervoor in aanmerking komt. Ook kan uw werkgever premiekortingen en subsidies voor u aanvragen.

U moet de vraag van uw werkgever eerlijk beantwoorden. Maar u hoeft geen details te geven. Uw werkgever mag niet vragen welke ziekte of beperking u heeft (gehad) of welke uitkeringen u heeft (gehad).

Voor meer informatie over de no-riskpolis, zie: No-riskpolis en no-riskverklaring op de website van het UWV.

Uw werkgever mag gegevens over uw ziekteverzuim registreren, zoals hoe vaak en hoe lang u ziek bent.

Dit is ten eerste nodig om uw loon te kunnen doorbetalen als u ziek bent. Ten tweede kan het voor uw werkgever van belang zijn om verzuimoverzichten te hebben. Bijvoorbeeld om te kijken of de oorzaak van veelvuldig of langdurig ziekteverzuim binnen de organisatie ligt.

Aard en oorzaak ziekte

Uw werkgever mag alleen in uitzonderlijke gevallen gegevens over de aard en oorzaak van uw ziekte in uw personeelsdossier registeren. Bijvoorbeeld wanneer u epilepsie heeft en uw collega’s hiervan op de hoogte moeten zijn, zodat ze weten wat ze moeten doen als u een aanval krijgt.

Medicijngebruik

Uw werkgever mag niet registeren welke medicijnen u gebruikt. Wel mag uw werkgever aan u vragen het aan de bedrijfsarts te melden als u medicijnen gebruikt die van invloed kunnen zijn op de veiligheid op de werkvloer of tijdens werkuren. Bijvoorbeeld medicijnen die uw rijvaardigheid beïnvloeden.

Uw werkgever mag gegevens over uw ziekteverzuim alleen doorgeven aan de directbetrokkenen. Dit zijn bijvoorbeeld uw leidinggevende en medewerkers van de personeelsadministratie.

Geheimhoudingsplicht

De personen die de gegevens over uw ziekteverzuim onder ogen krijgen, hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij uw gegevens niet verder mogen verspreiden.

Raakt u arbeidsongeschikt? Dan is uw werkgever verplicht uw loon 2 jaar lang door te betalen.

Veel werkgevers hebben voor deze kosten een verzekering afgesloten. Uw werkgever (of de bedrijfsarts) mag alleen administratieve gegevens over uw ziekteverzuim doorgeven aan de verzekeraar. Hierbij gaat het om gegevens die nodig zijn om de claim te beoordelen. Bijvoorbeeld welke periode u ziek bent geweest.

Alleen in uitzonderlijke gevallen, zoals bij wachtlijstbemiddeling, mag de bedrijfsarts uw medische gegevens aan de verzekeraar doorgeven. De bedrijfsarts moet daarvoor wel uw toestemming hebben.

Voor uw administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) is meestal geen wettelijke bewaartermijn. Uw werkgever moet deze gegevens verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Een redelijke bewaartermijn is maximaal 2 jaar nadat u uit dienst bent.

Let op: uw werkgever kan zogeheten eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet. Dat houdt in dat hij zelf uw uitkering betaalt als u arbeidsongeschikt bent. In dat geval geldt dat hij de gegevens 5 jaar voor het UWV moet bewaren (artikel 3, tweede lid, Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigenrisicodragen ZW).

Zodra u zich ziek meldt, geeft uw werkgever dit door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Zelf moet u ook gegevens doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Tot slot kan de arbodienst of bedrijfsarts gegevens opvragen bij uw behandelend arts.

Werkgever aan arbodienst/bedrijfsarts

Uw werkgever geeft uw ziekmelding door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Hierbij hoeft uw werkgever alleen de noodzakelijke gegevens door te geven, zoals uw naam, adres en telefoonnummer.

Daarnaast kan uw werkgever de arbodienst/bedrijfsarts inlichten over de informatie die u heeft gegeven bij de ziekmelding en over zijn eigen waarnemingen.

Zieke werknemer aan arbodienst/bedrijfsarts

U moet aan de arbodienst of bedrijfsarts alle informatie geven die nodig is voor het beoordelen van uw arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie.

De arbodienst of bedrijfsarts mag (medische) gegevens van u opvragen bij uw behandelend arts (huisarts of specialist) als dit nodig is voor uw verzuimbegeleiding. Maar uw behandelend arts heeft medisch beroepsgeheim.

Daarom mag uw arts de gevraagde gegevens alleen doorgeven als u hiervoor toestemming heeft gegeven. In de praktijk geeft u die toestemming door een schriftelijke machtiging af te geven tijdens het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts.

De arbodienst of bedrijfsarts geeft beperkte informatie aan uw werkgever. En is verplicht om bepaalde gegevens door te geven aan het UWV. Verder kan de arbodienst of bedrijfsarts, indien van toepassing, bepaalde gegevens doorgeven aan het Sociaal Medisch Team/Overleg en het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

Arbodienst/bedrijfsarts aan werkgever

De arbodienst of bedrijfsarts mag alleen noodzakelijke gegevens aan uw werkgever doorgeven.  Bijvoorbeeld gegevens die uw werkgever nodig heeft om te beoordelen of hij uw loon moet doorbetalen. Of gegevens die nodig zijn voor uw verzuimbegeleiding en re-integratie.

In uitzonderlijke situaties mag de arbodienst/bedrijfsarts met uw uitdrukkelijke toestemming meer medische informatie met uw werkgever delen. Het moet dan wel gaan om noodzakelijke informatie. Bijvoorbeeld wanneer u epilepsie heeft. En de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie.  

Arbodienst/bedrijfsarts aan UWV

Het UWV heeft bepaalde gegevens nodig om zijn taak goed te kunnen uitvoeren. De arbodienst of bedrijfsarts is verplicht deze gegevens te verstrekken als het UWV daarom vraagt. Het gaat hierbij alleen om (strikt) noodzakelijke medische gegevens.

Arbodienst/bedrijfsarts aan SMT/SMO

Bij sommige organisaties is er vast overleg tussen de werkgever en de arbodienst of bedrijfsarts. Dit heet het Sociaal Medisch Team (SMT) of Sociaal Medisch Overleg (SMO). Het overleg heeft als doel de verzuimbegeleiding en re-integratie van individuele zieke werknemers te coördineren.

De arbodienst/bedrijfsarts mag de volgende gegevens doorgeven aan de deelnemers van het SMT/SMO:

• de mate van arbeidsongeschiktheid;
• de verwachte duur;
• de functionele beperkingen;
• de eventuele aanpassingen in verband met de re-integratie.

Uw medische gegevens mag de arbodienst/bedrijfsarts alleen doorgeven met uw uitdrukkelijke toestemming.

Arbodienst/bedrijfsarts aan NCB

Heeft u een beroepsziekte? Dan meldt de arbodienst of bedrijfsarts dit aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCB).

Bij de arbodienst heeft niet iedereen toegang tot uw dossier. De toegang is beperkt tot de medewerkers die direct bij uw behandeling betrokken zijn. Dat zijn:  

• de bedrijfsarts;
• verpleegkundigen;
• doktersassistenten;
• collega-vakgenoten die de bedrijfsarts om advies vraagt (als het niet lukt om dit anoniem te doen);
• de vervangende bedrijfsarts(en).

Uw oude arbodienst of bedrijfsarts mag alleen het deel van uw dossier overdragen waar geen medisch beroepsgeheim op rust. De gegevens die wel onder het medisch beroepsgeheim vallen, mag uw oude arbodienst of bedrijfsarts alleen overdragen als die gegevens noodzakelijk zijn voor uw verzuimbegeleiding.

Gegevens zijn noodzakelijk voor uw verzuimbegeleiding als u bij de wisseling van arbodienst of bedrijfsarts ziek bent of binnen 4 weken na uw herstelmelding opnieuw uitvalt.

De arbodienst/bedrijfsarts moet u hierbij van tevoren laten weten dat uw gegevens overgedragen worden.

Ook moet u de kans krijgen om hiertegen bezwaar te maken.

Tot slot mag de arbodienst of bedrijfsarts uw gegevens alleen overdragen aan een andere gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts.

Voor uw medisch dossier bij de arbodienst of de bedrijfsarts geldt een bewaartermijn van 20 jaar na het einde van uw dienstverband. Of na de beëindiging van de overeenkomst tussen uw werkgever en de arbodienst/bedrijfsarts.

Nee, de arbodienst of bedrijfsarts mag weliswaar de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is aan de werkgever doorgeven, maar de loonwaarde valt hier niet onder.

Belastbaarheid en loonwaarde

Bij de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is gaat het alleen om de - door de arbodienst of bedrijfsarts vast te stellen - functionele beperkingen en restmogelijkheden (belastbaarheid) van de zieke werknemer.

Vervolgens moet de werkgever op basis van deze belastbaarheid de loonwaarde vaststellen (ook wel functiebelasting genoemd).

Dat hangt ervan af om wat voor probleemanalyse het gaat. Is het een document waarin onder meer de aard en oorzaak van de klachten en de omstandigheden van de zieke werknemer staan? Dan mag de arbodienst of bedrijfsarts deze probleemanalyse niet naar de werkgever sturen.

Probleemanalyse UWV

Maar gaat het om het formulier Probleemanalyse van het UWV? Dan mag de arbodienst of bedrijfsarts dit wél naar de werkgever sturen.

Het gaat hier namelijk om een beknopte versie van de probleemanalyse. De arbodienst/bedrijfsarts mag hierop géén medische gegevens of privacygevoelige informatie vermelden, omdat de werkgever een kopie van het formulier krijgt.

Er is een apart formulier van het UWV waarop de arbodienst of bedrijfsarts medische gegevens kan vermelden.

Let op: de werknemer zelf heeft het recht om over de totale probleemanalyse te beschikken, dus ook over het medische deel.

Bij dreigend langdurig ziekteverzuim vinden vanaf ongeveer 6 weken na uw ziekmelding gegevensuitwisselingen plaats tussen onder meer u, uw werkgever, de arbodienst/bedrijfsarts en het UWV. Dit gebeurt in de vorm van een probleemanalyse en advies, plan van aanpak, re-integratiedossier en re-integratieverslag.

Probleemanalyse en advies

De arbodienst of bedrijfsarts stelt binnen 6 weken na uw eerste ziektedag een probleemanalyse op en een advies voor het plan van aanpak.

U ontvangt hiervan een afschrift. Uw werkgever ontvangt ook een afschrift. In de probleemanalyse staan geen medische gegevens.

Plan van aanpak

Op basis van het advies over uw re-integratie van de arbodienst of bedrijfsarts moet uw werkgever, in overeenstemming met u, een plan van aanpak opstellen.

Hiervan stuurt uw werkgever een afschrift naar u, de arbodienst/bedrijfsarts en de casemanager.

De casemanager kan een onafhankelijke dienstverlener, een medewerker van de arbodienst of het re-integratiebedrijf zijn.

Re-integratiedossier

Het advies van de arbodienst/bedrijfsarts en het plan van aanpak komen in uw re-integratiedossier. Daarnaast bevat dit dossier:

• gegevens over wat er is gedaan om u weer aan het werk te krijgen;
• adviezen en verslagen van andere betrokkenen bij uw re-integratieproces, zoals de casemanager en het re-integratiebedrijf;
• alle relevante correspondentie tussen uw werkgever en de arbodienst/bedrijfsarts.

Gegevensuitwisseling met re-integratiebedrijf

Uw werkgever en de arbodienst/bedrijfsarts geven alleen de noodzakelijke gegevens over u door aan het re-integratiebedrijf. Zij moeten u wel eerst informeren welke gegevens dit zijn.

De arbodienst/bedrijfsarts kan ook medische gegevens doorgeven als dit noodzakelijk is voor uw re-integratietraject.

Het re-integratiebedrijf mag op zijn beurt de gegevens die onder het medisch beroepsgeheim vallen alleen met uw toestemming doorgeven aan uw werkgever en arbodienst/bedrijfsarts.

De overige gegevens kan het re-integratiebedrijf wel zonder uw toestemming doorgeven.

Re-integratieverslag

Na 89 weken vanaf uw eerste ziektedag stelt uw werkgever samen met u een re-integratieverslag op aan de hand van het re-integratiedossier.

Om ervoor te zorgen dat uw medische gegevens niet in het bezit van uw werkgever komen, stelt de arbodienst of bedrijfsarts het medisch deel op.

Vervolgens stuurt u het re-integratieverslag, inclusief het medisch gedeelte van de bedrijfsarts, naar het UWV.

Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van uw re-integratiedossier. Het is redelijk om het dossier in principe niet langer dan 2 jaar te bewaren nadat u uit dienst bent.

Let op: uw werkgever kan zogeheten eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet. Dat houdt in dat hij zelf uw uitkering betaalt als u arbeidsongeschikt bent. In dat geval geldt dat hij de gegevens 5 jaar voor het UWV moet bewaren (artikel 3, tweede lid, Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigenrisicodragen ZW).

Bent u langdurig ziek geweest en heeft uw werkgever een re-integratiebedrijf ingeschakeld? Dan geldt voor uw medische gegevens bij het re-integratiebedrijf een bewaartermijn van 20 jaar. Voor de overige (niet-medische) gegevens is de bewaartermijn 2 jaar.

U heeft de volgende privacyrechten:

• het recht op inzage van uw gegevens bij uw werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV of de verzekeraar;
• het recht om uw gegevens te laten rectificeren;
• het recht om de verwerking van uw gegevens te laten beperken;
• het recht op vergetelheid;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Heeft u een klacht over uw werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV of de verzekeraar? Bijvoorbeeld omdat u het niet eens met de reactie op uw inzage- of correctieverzoek? Ga dan in eerste instantie naar de organisatie zelf. Reageert deze niet of bent u niet tevreden met de reactie? Dan heeft u een aantal andere mogelijkheden.

Klacht arbodienst

Nadat u de klachtenprocedure bij de arbodienst zelf heeft doorlopen, kunt u terecht bij de onafhankelijke Geschillencommissie arbodiensten.

Klacht re-integratiebedrijf

Op de website van OVAL, de brancheorganisatie van re-integratiebedrijven, leest u wat u kunt doen bij een klacht.

Klacht UWV

Heeft u een klacht over het UWV? Kijk bij Ik heb een klacht op de website van het UWV wat u dan kunt doen. 

Let op: bent u het niet eens met een beslissing van het UWV? Bijvoorbeeld de beslissing over uw verzoek om inzage of correctie van uw persoonsgegevens? Dan dient u geen klacht in maar maakt u bezwaar.

Klacht verzekeraar

Nadat u een klacht bij de verzekeraar zelf heeft ingediend, kunt u terecht bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD).

Klacht over gebruik persoonsgegevens

Bij een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter gaan.