Gemeenten

Nee, dat mag de gemeente niet. Als hotel, bed & breakfast of andere logiesverstrekker bent u wel wettelijk verplicht om een nachtregister bij te houden. U moet een aantal persoonsgegevens registreren van de hoofdboeker. Dat staat in artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht.

Gegevens in nachtregister

Van de hoofdboeker noteert u:

• naam;
• woonplaats;
• type identiteitsbewijs;
• dag van aankomst en dag van vertrek.

Let op: deze verplichting geldt niet voor meereizende gasten.

Bovenmatig en niet noodzakelijk

Vraagt de gemeente om meer gegevens? Dan is dat bovenmatig. En de verstrekking van die gegevens is niet noodzakelijk voor het doel waarvoor u de gegevens vastlegt.

U hoeft dus geen gehoor te geven aan het verzoek van de gemeente.

Ja. Als hotel, bed & breakfast of andere logiesverstrekker bent u verplicht om het nachtregister aan de gemeente te verstrekken.

U moet het nachtregister aan de burgemeester of een aangewezen ambtenaar laten zien als dat wordt gevraagd.

Burgemeesters mogen dus de gegevens opvragen van de hoofdboekers van de accommodaties in hun gemeente. Dat volgt uit artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht.

De gemeente mag alleen gegevens over de gezondheid van uw kind, zoals lengte en gewicht, gebruiken als u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Is uw kind 16 jaar of ouder? Dan moet hij of zij zelf toestemming geven.

Gemeenten kunnen een project starten om de gezondheid van kinderen en jongeren te verbeteren. Bijvoorbeeld een project dat als doel heeft overgewicht aan te pakken. Hierbij monitoren de gemeenten de gezondheid van de kinderen en jongeren. De scholen werken hieraan mee. U krijgt bijvoorbeeld van de school van uw kind een brief over het project.

Gezondheidsgegevens kind

Uw gemeente heeft voor het project gegevens van uw kind nodig. Zoals lengte, gewicht en motorische vaardigheden (bijvoorbeeld hoe snel uw kind kan rennen). Deze gegevens zeggen iets over de lichamelijke gezondheid van uw kind. Voor het gebruik van deze gevoelige gezondheidsgegevens gelden extra strenge regels.

Toestemming geven

Eerst moet de gemeente u goede informatie geven over wat er precies gebeurt met de gegevens van uw kind. Daarna kunt u zelf beslissen of u hieraan wilt meedoen.

De gemeente mag de gegevens pas gebruiken als u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven. Het is niet genoeg als u een brief krijgt van de gemeente waarin staat dat u uw kind kunt afmelden als u bezwaar heeft. En als u dat niet doet, de gemeente de gegevens van uw kind gewoon gebruikt.

Als gemeente kunt u een project starten om de gezondheid van kinderen en jongeren te verbeteren. Bijvoorbeeld een project dat als doel heeft overgewicht aan te pakken. U kunt scholen vragen aan het project mee te werken. Vervolgens heeft u gegevens van de leerlingen nodig, zoals hun lengte, gewicht en motorische vaardigheden. U mag deze gegevens alleen gebruiken als u daarbij voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De genoemde gegevens zeggen iets over de lichamelijke gezondheid van een leerling. Deze gevoelige gezondheidsgegevens zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Voor het verwerken hiervan gelden extra strenge regels. Dat houdt in dat u deze gegevens alleen mag gebruiken als u in ieder geval aan de volgende eisen voldoet.

Doel

U moet een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel hebben om de gegevens te verwerken (artikel 5 AVG).

Welbepaald en uitdrukkelijk omschreven

Dit houdt in dat u geen persoonsgegevens mag verzamelen zonder een precieze omschrijving van uw doel. Deze omschrijving mag niet te vaag of ruim geformuleerd zijn. U moet tijdens het verzamelen van gegevens aan de doelomschrijving kunnen toetsen of de gegevens nodig zijn voor uw doel of niet.

Gerechtvaardigd doel

Hiervan kan alleen sprake zijn wanneer een van de grondslagen genoemd in artikel 6 van de AVG van toepassing is. In dit geval is dat toestemming van de betrokkene. Een leerling van 16 jaar of ouder moet zelf toestemming geven. Bij leerlingen onder de 16 jaar moeten de ouders toestemming geven (of een andere wettelijke vertegenwoordiger, zoals een voogd).

Noodzakelijke gegevens

U mag alleen gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om uw doel te bereiken (minimale gegevensverwerking, artikel 5 en 6 van de AVG).

Informatieplicht

U moet de leerlingen of hun ouders duidelijk informeren over de gegevensverwerking. U moet hierbij in ieder geval laten weten wie u bent (naam, adres) en waarvoor u de gegevens gebruikt (artikel 12 en 13 van de AVG).

Toestemming vragen

U moet de uitdrukkelijke toestemming van de leerlingen of hun ouders hebben voordat u gegevens mag verzamelen (artikel 9 van de AVG). Let op: het is niet genoeg als u in de  brief aan de leerlingen of hun ouders aangeeft dat zij bezwaar kunnen maken (opt-out).

U moet kunnen aantonen dat u deze toestemming daadwerkelijk heeft gekregen (artikel 7 van de AVG).

Beveiliging

U moet adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om de gegevens van de leerlingen te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (artikel 32 AVG).

Bewaartermijn

U mag de gegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk is om uw doel te bereiken (artikel 5 van de AVG). Voor de bewaartermijn is daarom de hoofdregel dat u de persoonsgegevens van de leerlingen niet langer mag bewaren -  in een vorm die het mogelijk maakt de leerlingen te identificeren - dan noodzakelijk om het doel te bereiken waarvoor u de gegevens heeft verzameld.

Hiermee is de bewaartermijn afhankelijk van de manier waarop u als gemeente de gezondheid van de leerlingen wil verbeteren. Gaat het bijvoorbeeld om een eenmalige training of een lange begeleiding? En is het gedurende deze hele training of begeleiding noodzakelijk dat u (alle) persoonsgegevens van de leerlingen verwerkt?

Heeft u gegevens over de gezondheid van kinderen en jongeren verzameld zonder uitdrukkelijke toestemming van hun ouders of van henzelf? Dan moet u alsnog toestemming vragen. Of de gegevens vernietigen.

Gezondheidsgegevens verzamelen

U kunt als gemeente een project starten om de gezondheid van kinderen en jongeren te verbeteren. Bijvoorbeeld een project dat als doel heeft overgewicht aan te pakken. U kunt scholen vragen aan het project mee te werken. Vervolgens heeft u gegevens van de leerlingen van deze scholen nodig, zoals hun lengte, gewicht en motorische vaardigheden.

Deze gegevens zeggen iets over de lichamelijke gezondheid van een leerling. U mag deze gevoelige gezondheidsgegevens alleen verzamelen als de ouders van een leerling jonger dan 16 jaar hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven. Of de leerling zelf als deze 16 jaar of ouder is.

Opt-out

Heeft u gegevens gekregen door opt-out? Bijvoorbeeld doordat u de leerlingen of hun ouders een brief heeft gegeven waarin staat dat zij bezwaar kunnen maken tegen het verzamelen van de gezondheidsgegevens? En heeft u vervolgens de gegevens verzameld van alle leerlingen die geen bezwaar hebben gemaakt of van wie de ouders dit niet hebben gedaan? Dan is dit géén geldige toestemming.

Alsnog toestemming vragen

U moet alsnog de uitdrukkelijke toestemming vragen van de leerlingen of hun ouders. Hierbij moet u de leerlingen of de ouders duidelijk informeren  over wat u precies doet met de gegevens van de leerlingen.

Gegevens vernietigen

Krijgt u geen expliciete toestemming van een leerling of zijn/haar ouders? Dan moet u de gezondheidsgegevens die u van deze leerling heeft verzameld onmiddellijk vernietigen.

Gemeenten kunnen een project starten om de gezondheid van kinderen en jongeren te verbeteren. Bijvoorbeeld een project dat als doel heeft overgewicht aan te pakken. Hierbij heeft de gemeente gegevens over de gezondheid van uw leerlingen nodig, zoals hun lengte, gewicht en motorische vaardigheden. U kunt als school de vraag krijgen om aan zo’n project mee te werken. Aan welke wettelijke privacyregels u zich dan moet houden, hangt ervan af wat uw rol is.

U verwerkt geen persoonsgegevens

Geeft u alleen namens de gemeente een brief aan uw leerlingen over het gezondheidsproject? Dan verwerkt u zelf geen persoonsgegevens van uw leerlingen. Er zijn dan geen regels uit de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG) op u van toepassing.

U verwerkt persoonsgegevens voor de gemeente

Verwerkt niet alleen de gemeente maar ook u persoonsgegevens van uw leerlingen? Bijvoorbeeld doordat u de formulieren met de antwoorden over gewicht, lengte en motorische vaardigheden bewaart? Of omdat u de testen hiervoor uitvoert en de uitkomsten daarvan voor de gemeente verwerkt?

Dan bent u volgens de AVG een zogeheten verwerker. U verwerkt dan persoonsgegevens van uw leerlingen in opdracht van de gemeente. De gemeente moet een verwerkersovereenkomst met u sluiten. En u moet de persoonsgegevens van uw leerlingen goed beveiligen.

U verwerkt persoonsgegevens voor uzelf

Gaat u de persoonsgegevens van uw leerlingen voor uw eigen doel(en) verwerken? Dan bent u volgens de AVG de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke. U moet zich dan houden aan alle regels van de AVG die gelden voor verwerkingsverantwoordelijken.

Gezondheidsgegevens

Om de gezondheid van uw leerlingen te monitoren, heeft de gemeente gegevens van hen nodig. Bijvoorbeeld hun lengte, gewicht en motorische vaardigheden. Deze gevoelige gezondheidsgegevens van uw leerlingen zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Voor het verwerken hiervan gelden extra strenge regels.

Nee, de gemeente mag deze informatie niet standaard opvragen bij uw aanvraag voor een rolstoel of een andere voorziening. De gemeente mag hier wel in een later stadium naar vragen. Maar dat mag alleen als deze gegevens nodig zijn om uw aanvraag te beoordelen.

Medicijngebruik

Uw gemeente mag niet naar uw medicijngebruik vragen als duidelijk uit de door u opgegeven beperking naar voren komt dat u de rolstoel of een andere voorziening nodig heeft. Bijvoorbeeld als u een aanvraag doet voor:

• een rolstoel omdat u door een ongeluk niet meer kunt lopen;
• hulp in de huishouding omdat u door uw leeftijd geen zwaar huishoudelijk werk meer kunt doen;
• een toiletstoel omdat u herstelt van een operatie en tijdelijk niet naar het toilet kunt lopen.

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Heeft u een lichamelijke of psychische beperking, dan kunt u bij uw gemeente ondersteuning  aanvragen vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Bijvoorbeeld een rolstoel, thuishulp of aanpassing van uw woning.

Wet maatschappelijke ondersteuning

Heeft u een lichamelijke of psychische beperking, dan kunt u bij uw gemeente ondersteuning aanvragen vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Bijvoorbeeld vergoeding van uw extra reiskosten, een rolstoel of thuishulp.

Uw gemeente moet beoordelen of u daadwerkelijk voor kwijtschelding in aanmerking komt. Hierbij kijkt de gemeente onder meer naar het saldo van uw bankrekening(en), uw inkomen en de hoogte van uw huur of hypotheek.

Landelijke regels kwijtschelding

Uw gemeente moet bij het vaststellen van kwijtschelding landelijke regels toepassen. Eerst kijkt de gemeente naar uw vermogen. Is uw vermogen niet genoeg om de gemeentelijke belastingen te betalen? Dan rekent de gemeente uit wat u kunt betalen. Dat is uw inkomen verminderd met bepaalde uitgaven die in de landelijke regels zijn aangegeven.

Wilt u als gemeente camera’s ophangen in het voor het publiek toegankelijke deel van uw gemeentehuis? Met als doel uw eigendommen, bezoekers en personeel te beschermen? En wilt u deze camera’s langere tijd of structureel gebruiken? Dan moet u eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.

De gemeente is dat niet verplicht. Maar het meesturen van retourenveloppen is wel aan te raden. Organisaties hebben namelijk de taak om te zorgen dat uw gegevens niet worden gestolen of misbruikt.

Verstuurt de gemeente geen retourenveloppen? Dan moet de gemeente een duidelijke waarschuwing op de antwoordkaart zetten dat u een envelop en postzegel moet gebruiken om de kaart terug te sturen. Ook mag er geen retouradres op de kaart staan.

Antwoordkaart

Organisaties kunnen u vragen een antwoordkaart in te vullen en terug te sturen. Met zo’n antwoordkaart geeft u de organisatie ergens toestemming voor. Bijvoorbeeld de gemeente om de belasting van uw rekening af te schrijven.

Op de antwoordkaart moet u uw gegevens invullen. Zoals uw naam, adres, rekeningnummer, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN) en handtekening.

Als u de kaart zonder envelop op de post doet, kunnen anderen deze informatie lezen en gebruiken. Een envelop gebruiken is dus veiliger.

Steeds meer gemeenten houden met een afvalpas of -chip bij hoeveel afval u weggooit. Een gemeente mag dat alleen doen met een duidelijk doel en als de pas of chip daarbij noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als de gemeente werkt met een systeem waarbij u betaalt per hoeveelheid afval. Dan moet de gemeente weten wie u bent en hoeveel afval u aanbiedt. Zodat u het juiste bedrag betaalt.

Persoonsgegevens

Houdt de gemeente bij hoeveel afval u weggooit? En verbindt de gemeente dat aan u als persoon? Dan zijn dit persoonsgegevens. Dat betekent dat de gemeente zich moet houden aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voorwaarden afvalpas

De gemeente moet zich bij de afvalpas of -chip aan onder meer deze voorwaarden houden:

• U krijgt vooraf informatie over het doel waarvoor de gemeente gegevens over het afval verzamelt.
• U krijgt vooraf informatie over wat de gemeente met uw afvalgegevens doet.
• De gemeente beveiligt uw persoonsgegevens goed.

Vragen over afvalpas

Houdt uw gemeente bij hoeveel afval u weggooit? En vindt u bijvoorbeeld dat u niet goed bent geïnformeerd over het doel of wat de gemeente met uw afvalgegevens doet? Meld dit dan zo snel mogelijk bij de gemeente. Zodat de gemeente uw vragen kan beantwoorden.

Kentekenparkeren wil zeggen dat u uw kenteken invoert in de parkeerautomaat om te betalen. De kentekens worden opgeslagen in een database. De gemeente gebruikt de opgeslagen kentekens om te controleren of iedereen heeft betaald.

Parkeercontrole

Bij een parkeercontrole krijgt de controleur alleen een signaal of voor het opgevraagde kenteken is betaald. De controleur krijgt geen informatie over de eigenaars van de auto’s.

Anonieme gegevens

Voor statistische informatie, zoals hoeveel parkeerplekken bezet zijn, hoort de gemeente geanonimiseerde gegevens te gebruiken. Deze gegevens zijn dus niet meer tot u te herleiden.

Soms zijn gemeenten wettelijk verplicht informatie openbaar te maken. Maar steeds vaker maken zij ook uit zichzelf informatie openbaar, bijvoorbeeld op hun website.

Bevat die informatie uw persoonsgegevens? Dan moet de gemeente vóór publicatie het belang van openbare informatie afwegen tegen uw recht op privacy. Ook mag de gemeente niet onnodig uw persoonsgegevens op internet plaatsen.

De Autoriteit Persoonsgegevens kan hierover niet oordelen. Het gaat om persoonsgegevens die nodig zijn om de Kieswet uit te voeren. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is dan niet van toepassing. U leest meer over de verkiezingen en de Kieswet op Kiesraad.nl.

De gemeente houdt een openbaar register bij waarin alle gastouderbureaus, gastouders, kinderdagverblijven, organisaties voor buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen staan vermeld die voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen. Dit heet het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP). Bent u hierin opgenomen, dan zijn uw gegevens dus openbaar.

Ouders kunnen via de website van het LRKP kijken of hun kinderopvang in het LRKP geregistreerd staat. Alleen bij geregistreerde kinderopvang kunnen zij kinderopvangtoeslag krijgen.

De gemeente is verantwoordelijk voor het bijhouden van het LRKP. Heeft u vragen over uw registratie in het LRKP of wilt u uw registratie wijzigen? Dan kunt u terecht bij uw gemeente.

Ongevraagde benadering gastouderbureaus

Staat u als gastouder geregistreerd in het LRKP? Dan kan het gebeuren dat andere gastouderbureaus u (ongevraagd) bellen of aanschrijven. Bijvoorbeeld met de vraag voor hen te komen werken. U kunt uw persoonsgegevens niet zomaar laten verwijderen uit het LRKP. Maar u kunt wel verzet aantekenen tegen ongewenste reclame die u ontvangt door uw registratie in het LRKP.

Ga met uw vragen of klachten altijd eerst naar de gemeente zelf. Heeft u een klacht en komt u er samen met de gemeente niet uit? Dan heeft u enkele andere mogelijkheden om uw klacht voor te leggen.

Gemeentelijke ombudsman

Heeft uw gemeente een eigen ombudsman, dan kunt u daar terecht met uw klacht. U kunt nakijken of uw gemeente een gemeentelijke ombudsman heeft op de website van de Nationale ombudsman.

Bezwaar maken

Bent u het niet eens met een besluit van de gemeente, dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Dit kan als een besluit rechtstreeks nadelige gevolgen voor u heeft. Bijvoorbeeld: u bent het niet eens met de beslissing van de gemeente op uw verzoek om inzage, rectificatie en aanvulling, beperking van de verwerking, dataportabiliteit of verwijdering van uw persoonsgegevens.

Bent u het vervolgens ook niet eens met de beslissing op uw bezwaarschrift? Dan kunt u beroep instellen bij de rechter. Meer informatie vindt u in de brochure Bezwaar en beroep tegen een beslissing van de overheid op Rijksoverheid.nl.

Fout in registratie persoonsgegevens

Vermoedt of ontdekt u een fout in de registratie van uw persoonsgegevens bij de gemeente? En lukt het u niet om dit samen met de gemeente op te lossen? Dan kunt u de hulp inroepen van het Centraal Meld- en Informatiepunt Identiteitsfraude en -fouten (CMI).

Tip geven aan de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door de gemeente, dan kunt u ons altijd een tip geven. Wij kunnen naar aanleiding van uw tip besluiten een onderzoek starten.