Identiteitsbewijs

Vraag aan de organisatie waarom het nodig is om een kopie of scan van uw identiteitsbewijs te maken. Zoals van uw paspoort of identiteitskaart.

De organisatie die een kopie of scan van uw identiteitsbewijs wil maken, is verplicht om toe te lichten waarom een kopie/scan noodzakelijk is. Of op basis van welke wettelijke verplichting de organisatie een volledige kopie/scan moet maken.

Financiële instellingen mogen bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitsbewijs maken om te kunnen bewijzen dat zij aan de wettelijke identificatieplicht hebben voldaan.

Ook mogen uitzendbureaus een kopie van uw identiteitsbewijs maken om uw identiteit te controleren als u zich bij het uitzendbureau inschrijft.

In sommige gevallen is een organisatie wettelijk verplicht om uw burgerservicenummer (BSN) van uw identiteitsbewijs over te nemen (noteren). Uw zorgverleners moeten bijvoorbeeld uw BSN in hun administratie opnemen.

Kopie of scan zonder wettelijke verplichting

Is er geen wet waarop een organisatie het gebruik van een kopie of scan van uw identiteitsbewijs kan baseren? En wil deze organisatie toch een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken?

Dan moet de organisatie ervoor zorgen dat deze niet uw bijzondere persoonsgegevens en uw BSN verzamelt. De organisatie moet u er dan op wijzen dat u in ieder geval uw BSN en pasfoto afschermt.
 
U kunt hiervoor een ID-cover gebruiken. Dit is een hoesje dat uw BSN en pasfoto onzichtbaar maakt.

U kunt ook de KopieID app van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gebruiken waarmee u zelf kunt kiezen welke gegevens u afschermt.

Op een papieren kopie kunt u ook zelf bepaalde gegevens onleesbaar maken.

Let op: uw BSN staat op meerdere plaatsen op uw identiteitsbewijs.

Andere persoonsgegevens op identiteitsbewijs

Als u de bijzondere persoonsgegevens en uw BSN heeft afgeschermd, blijven er nog steeds persoonsgegevens over op uw identiteitsbewijs. Ook voor het gebruik hiervan moet de organisatie een noodzaak en een grondslag hebben.

Dit betekent dat de organisatie zich moet afvragen of er een andere manier is om hetzelfde doel te bereiken, waarbij de organisatie geen of minder persoonsgegevens hoeft te gebruiken.

Risico verkleinen

Om het risico voor uzelf verder te verkleinen, kunt u op een papieren kopie schrijven voor welke organisatie de kopie is bedoeld. Schrijf daarbij ook de datum waarop u de kopie afgeeft.

Zegt de organisatie dat u niet op de kopie mag schrijven? Vraag dan naar de reden hiervoor. En welke maatregelen de organisatie neemt om misbruik van de kopie te voorkomen.

Vraag tot slot de kopie terug.

Ja, dat mag. U heeft altijd het recht om een tekst door de kopie van uw identiteitsbewijs heen te schrijven. Zo beschermt u de kopie tegen identiteitsfraude.

In sommige gevallen heeft een organisatie of bedrijf een wettelijke grondslag om een volledige kopie van uw identiteitsbewijs te verwerken voor een specifiek doel.

Bijvoorbeeld wanneer u als werknemer in dienst treedt bij een bedrijf. Uw werkgever moet dan een kopie van uw identiteitsbewijs bewaren.

Maar ook in die gevallen heeft u altijd het recht om een tekst door de kopie van uw identiteitsbewijs heen te schrijven. Bijvoorbeeld: ‘Kopie voor [naam werkgever] van [datum]’.

Zo beschermt u de kopie tegen identiteitsfraude, want de volledige kopie zal niet zomaar voor een ander doel gebruikt kunnen worden.

Let op: alle persoonsgegevens (zoals de foto en het BSN) op de beschreven kopie moeten leesbaar zijn. Ook de foto moet voldoende zichtbaar zijn om u te kunnen identificeren.

Wat u op de kopie schrijft, mag dus geen afbreuk doen aan de identificerende functie van de kopie. Gebruik dus bijvoorbeeld een dunne pen en geen dikke stift om op de kopie te schrijven.

Nee, dat mag niet. Wanneer die organisatie een wettelijke grondslag heeft om een volledig kopie van het identiteitsbewijs te verwerken, dan is een beschreven kopie hiervoor genoeg.

U kunt er dus voor kiezen om op de kopie te schrijven. Dat is ook aan te raden, want zo beschermt u de kopie tegen identiteitsfraude.

Let op: alle persoonsgegevens (zoals de foto en het BSN) op de beschreven kopie moeten leesbaar zijn. Ook de foto moet voldoende zichtbaar zijn om u te kunnen identificeren.

Wat u op de kopie schrijft, mag dus geen afbreuk doen aan de identificerende functie van de kopie. Gebruik dus bijvoorbeeld een dunne pen en geen dikke stift om op de kopie te schrijven.

Wilt u op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) inzage in uw persoonsgegevens? Dan is de organisatie waarbij u inzage vraagt wettelijk verplicht uw identiteit vast te stellen. Maar de wet geeft niet aan hoe een organisatie dat moet doen.

Identiteit vaststellen

De organisatie moet uw identiteit vaststellen om te voorkomen dat iemand door uw naam te gebruiken inzage in uw gegevens kan krijgen. Hoe gevoeliger de gegevens, hoe meer waarborgen er nodig zijn.

Identiteitsbewijs niet altijd nodig

De organisatie mag niet zomaar vragen om uw identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart. Kan de organisatie uw identiteit ook op een andere, minder vergaande manier vaststellen? Dan moet de organisatie voor die manier kiezen.

Bijvoorbeeld als u uw gegevens wilt inzien bij een webshop. Dan heeft de webshop meestal genoeg aan uw klantnummer in combinatie met uw naam en adres om uw identiteit te controleren.

Identiteitsbewijs tonen of kopiëren

Heeft de organisatie echt uw identiteitsbewijs nodig om uw identiteit te controleren? Dan kunt u bij de organisatie langsgaan en uw identiteitsbewijs laten zien (legitimatie), als dat mogelijk is. Een kopie van uw identiteitsbewijs is dan niet nodig.

Geeft de organisatie aan dat een kopie noodzakelijk is voor de inzage? Dan kunt u enkele voorzorgsmaatregelen nemen om het privacyrisico voor uzelf te verkleinen.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u niet alleen recht op inzage in de gegevens die een organisatie over u heeft verzameld. U heeft nog meer rechten. 

Ga met uw vragen of klachten altijd eerst naar de organisatie die gegevens heeft overgenomen van uw identiteitsbewijs of hiervan een kopie of scan heeft gemaakt.

Heeft u een klacht en komt u er samen met de organisatie niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Op de chip van zowel het paspoort als de identiteitskaart staan de volgende gegevens:

• voorna(a)m(en);
• achternaam;
• geboortedatum;
• geboorteplaats;
• geslacht;
• lengte;
• nationaliteit;
• burgerservicenummer (BSN);
• pasfoto.

De handtekening staat niet op de chip.

Vingerafdrukken

Op de chip in het paspoort staan 2 vingerafdrukken. Op de chip in de identiteitskaart staan geen vingerafdrukken.

Een identiteitsbewijs, zoals een paspoort of identiteitskaart, bevat verschillende persoonsgegevens. Er zijn strenge regels voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Dit brengt namelijk privacyrisico’s met zich mee.

Risico op identiteitsfraude

Zo is er risico op identiteitsfraude als organisaties identiteitsbewijzen kopiëren of scannen en die kopieën of scans vervolgens slecht beveiligen of te lang bewaren.

Bij identiteitsfraude maakt iemand illegaal gebruik van persoonsgegevens van een ander. Bijvoorbeeld om een bankrekening aan te vragen.

Het is lang niet nodig om een kopie of scan van een identiteitsbewijs te maken. Als een organisatie verplicht is om iemands identiteit te controleren, is het vaak genoeg als diegene zijn identiteitsbewijs laat zien.

De organisatie kan na het tonen eventueel het soort identiteitsbewijs en het documentnummer hiervan noteren.

Bijzondere persoonsgegevens op identiteitsbewijs

Het identiteitsbewijs bevat verschillende bijzondere persoonsgegevens, zoals de foto. Dit zijn gevoelige persoonsgegevens die iets zeggen over bijvoorbeeld ras, afkomst, gezondheid of geloofsovertuiging. Misbruik van deze gegevens kan leiden tot bijvoorbeeld discriminatie of uitsluiting.

BSN op identiteitsbewijs

Ook is op het identiteitsbewijs het burgerservicenummer (BSN) te vinden. Criminelen kunnen het BSN misbruiken voor identiteitsfraude.

Verplaatsing BSN naar QR-code

Vanaf 2 augustus 2021 worden nieuwe paspoorten en identiteitskaarten uitgegeven met een QR-code. Het BSN wordt dan verplaatst naar deze QR-code.

Dat betekent dat het BSN niet meer zichtbaar is op een kopie of scan van een paspoort of ID-kaart. Het risico op identiteitsfraude wordt daardoor kleiner. 

Omdat de QR-code het BSN bevat, mogen organisaties de QR-code niet zomaar uitlezen. Verwerking van het BSN is namelijk verboden, tenzij er een wettelijke uitzondering is.

Bent u als organisatie verplicht iemands identiteit vast te stellen? En moet u daarbij een kopie vragen van het identiteitsbewijs, omdat dat in de wet staat? Of twijfelt u aan de identiteit van iemand die privacyrechten bij u uitoefent? En vraagt u om een kopie ID waarbij sommige gegevens zijn afgeschermd? Dan moet u bepaalde informatie verstrekken aan deze persoon (de betrokkene).

Wijs de betrokkene actief op in ieder geval de volgende punten:

• Het doel waarvoor u de kopie van het identiteitsbewijs vraagt.
• De grondslag voor de verwerking (art. 6 AVG).
• Als de betrokkene de kopie zelf aanlevert of moet aanleveren: welke persoonsgegevens van het identiteitsbewijs niet strikt noodzakelijk zijn om het doel te bereiken, zodat u niet meer persoonsgegevens ontvangt dan noodzakelijk is.
• Welke maatregelen een betrokkene kan nemen om niet-noodzakelijke persoonsgegevens af te schermen, zoals de Kopie ID-app van de Rijksoverheid gebruiken. Daarnaast kan de betrokkene daarbij het doel van de verstrekking van de kopie en/of de ontvanger op de kopie schrijven.

Eisen aan informatie

De informatie moet transparant, begrijpelijk en duidelijk zijn. U moet de informatie in eenvoudige taal geven.

Instrueer uw medewerkers

U moet ervoor zorgen dat uw medewerkers die kopieën opvragen, weten welke informatie zij moeten geven. En dat zij deze informatie ook daadwerkelijk geven.

Informatieplicht

Organisaties zijn wettelijk verplicht informatie te geven aan personen van wie zij persoonsgegevens gebruiken. Zij moeten deze mensen informeren welke gegevens zij gebruiken en met welk doel. Zie verder: Recht op informatie.

Kopie identiteitsbewijs?

Let op: u mag nooit een volledige kopie van een identiteitsbewijs vragen, tenzij u dit wettelijk verplicht bent. Dit geldt bijvoorbeeld voor een bank, creditcardmaatschappij, verzekeraar, notaris of casino.

En een kopie waarbij bepaalde gegevens zijn afgeschermd, mag alleen als het echt niet anders kan.

Wilt u iemands identiteit vaststellen, bijvoorbeeld bij een inzageverzoek? Dan moet u eerst kijken welke manier van identificeren passend is.

Vaak is een identiteitsbewijs hiervoor niet passend. Of is het genoeg om het identiteitsbewijs alleen te controleren. Zie verder: Hoe kan ik iemands identiteit vaststellen bij een verzoek privacyrechten?

U bent als werkgever wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs op te nemen in uw loonadministratie.

Deze verplichting staat in artikel 28 van de Wet op de loonbelasting.

Doel kopie identiteitsbewijs

U maakt een kopie of scan op het moment dat een werknemer bij u in dienst komt. Zo kunt u later aantonen dat uw werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland waren.

Ook bent u verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Kopie identiteitsbewijs maken

Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan.

• Nederlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van bladzijde 2 met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.
• Buitenlands paspoort: kopieer de de pagina’s waarop de persoonsgegevens staan (naam, nationaliteit, geboortedatum, lengte, BSN) en een verblijfssticker van de IND. Maak van een identiteitskaart een kopie van de voor- en achterkant.

Bewaren kopie identiteitsbewijs

De kopie moet u ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.

Verloopt het identiteitsbewijs van een werknemer terwijl diegene bij u in dienst is? Dan hoeft u niets te doen. U hoeft uw werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen en daarvan een kopie te maken.

Buitenlandse werknemers

Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet u wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.

U bent in dienst van uw werkgever (de uitlener of onderaannemer), maar u doet werk bij een andere werkgever (de inlener of aannemer). Bijvoorbeeld als uitzendkracht, gedetacheerde of payroller. Als de inlener of aannemer het risico van inleners- of ketenaansprakelijkheid wil beperken, moet deze bij de Belastingdienst uw identiteit kunnen aantonen.

Controleren identiteitsbewijs en gegevens overnemen

Om uw identiteit te kunnen aantonen, kan de inlener of aannemer uw originele identiteitsbewijs controleren (zonder het te kopiëren of in te scannen). Of uw werkgever controleert uw identiteitsbewijs en verstrekt bepaalde gegevens van u aan de inlener of aannemer. De inlener of aannemer legt vervolgens onder meer de volgende gegevens van u vast in zijn administratie:

• naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• nationaliteit;
• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.

Andere verplichte gegevens

Welke gegevens van u de inlener of aannemer nog meer moet vastleggen om het risico van fiscale aansprakelijkheid te beperken, leest u in de volgende twee brochures van de Belastingdienst:

• Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming
• Aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel.

Nee, u mag geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer. Of van een werknemer die door een onderaannemer is ingezet.

Wilt u de identiteit aantonen van een ingeleende werknemer? Of van een werknemer van de onderaannemer? Bijvoorbeeld omdat u de identiteit van een uitzendkracht moet aantonen bij de Belastingdienst? Dan mag u geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs. U kunt de identiteit van de betreffende werknemer op een andere manier aantonen.

Bijvoorbeeld door het originele identiteitsbewijs te controleren en daarvan een aantal gegevens over te nemen. Of doordat de uitlener of onderaannemer het originele identiteitsbewijs controleert en u daarvan een aantal gegevens verstrekt.

Gegevens ingeleende werknemer of werknemer van de onderaannemer

Wilt u bijvoorbeeld het risico op de inleners- of ketenaansprakelijkheid beperken? Dan moet u onderstaande gegevens in uw administratie opnemen van de ingeleende werknemer of werknemer van de onderaannemer om de identiteit van die werknemer te kunnen aantonen:

• naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• specificatie van de gewerkte uren;
• nationaliteit;
• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
• als dat van toepassing is, de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie;
• naam-, adres- en woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel.

Ja. Als uitlener of onderaannemer mag u het burgerservicenummer (BSN) van uw werknemer verstrekken aan de inlener of aannemer. Die kan daarmee een beroep doen op matiging van de inleners- of ketenaansprakelijkheid. Dit is geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.

Huurt u als inlener of aannemer een werknemer in die niet de nationaliteit heeft van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER)? Bijvoorbeeld een uitzendkracht, gedetacheerde of payroller? Dan krijgt u van de werkgever (de uitlener of onderaannemer) een kopie of scan van het identiteitsbewijs van deze werknemer.

De uitlener of onderaannemer is dit verplicht op grond van artikel 15 van de Wet arbeid vreemdelingen.

Vervolgens voert u de volgende stappen uit:

• U stelt de identiteit van de werknemer vast aan de hand van zijn originele identiteitsbewijs.
• U vergelijkt het identiteitsbewijs met de kopie of scan die u van de uitlener of onderaannemer ontvangt.
• U neemt de kopie of scan van het identiteitsbewijs op in uw administratie.
• U bewaart de kopie of scan ten minste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de (aanneem)overeenkomst van de werknemer is beëindigd.

Ja. Om als inlener of aannemer een beroep te kunnen doen op matiging van de inleners- of ketenaansprakelijkheid, is het noodzakelijk dat de inlener of aannemer bepaalde persoonsgegevens van uw werknemer in zijn administratie opneemt.

U mag deze gegevens verstrekken aan de inlener of aannemer. Dit mag op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Of de inlener of aannemer controleert zelf deze gegevens bij uw werknemer.

Verstrekking van persoonsgegevens

U mag de volgende persoonsgegevens van uw werknemer verstrekken:

• naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• specificatie van de gewerkte uren;
• nationaliteit;
• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
• als dat van toepassing is, de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie.

Verstrekking van burgerservicenummer

U mag ook het burgerservicenummer (BSN) van uw werknemer verstrekken. Dit is geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.

Geen kopie identiteitsbewijs

Let op: u mag geen kopie of scan van het identiteitsbewijs van uw werknemer verstrekken. Tenzij het gaat om een ingeleende werknemer van buiten de EER. Dan bent u wél verplicht een kopie van het geldige identiteitsbewijs te verstrekken.

Informeren werknemer

U bent verplicht om uw werknemer te informeren over het verstrekken van zijn gegevens aan de inlener of aannemer. U moet uw werknemer onder meer informeren over welke persoonsgegevens u van hem verstrekt en waarom u dat doet (voor welk specifiek doel).

Wat er mag met uw identiteitsbewijs, hangt af van de situatie. Komt u als leverancier of bezoeker op de bouwplaats of gaat u er werken?

Leverancier of bezoeker

Voor toegangscontroles en/of bezoekersregistratie kan het noodzakelijk zijn dat de beveiliger bij de ingang van de bouwplaats een beperkt aantal gegevens van u vastlegt. Zoals welk identiteitsbewijs u heeft laten zien (bijvoorbeeld uw paspoort of identiteitskaart) en het nummer hiervan.

Komt u als leverancier? Dan kan de beveiliger ook de naam noteren van het bedrijf waarvoor u als chauffeur werkt en het kenteken van uw vrachtwagen.

De beveiliger mag geen kopie of scan maken van uw identiteitsbewijs als u als leverancier of bezoeker op de bouwplaats komt.

(Ingeleende/ingezette) werknemers en zzp’ers/freelancers

Komt u op een bouwplaats werken, dan mag de organisatie gegevens overnemen van uw identiteitsbewijs en soms een kopie/scan maken. Wat er precies mag, hangt ervan af of u op de bouwplaats komt werken als:

• werknemer (de organisatie - uw werkgever - mag een kopie maken van uw identiteitsbewijs)
• ingeleende werknemer of werknemer van een onderaannemer (de organisatie mag uw identiteitsbewijs controleren en daarvan gegevens overnemen of ontvangt deze gegevens van de uitlener of onderaannemer, maar mag geen kopie van uw identiteitsbewijs maken of ontvangen)
• ingeleende werknemer van buiten de EER (de organisatie krijgt een kopie van uw identiteitsbewijs via de uitlener of onderaannemer en mag uw identiteitsbewijs controleren)
• zzp'er of freelancer (de organisatie mag geen gegevens overnemen en ook geen kopie maken van uw identiteitsbewijs).

Is er een controle op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW? Dan zijn werkgevers verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van hun werknemers voorhanden te hebben. Zij kunnen dan aan de hand van de kopie de gevraagde inlichtingen geven.

Daarnaast geldt een identificatieplicht voor de werknemers. Zij moeten zelf hun identiteitsbewijs aan de opsporingsambtenaren laten zien.

Het kan noodzakelijk zijn dat de organisatie waar u goederen komt afleveren of ophalen een beperkt aantal gegevens van u vastlegt. Zoals welk identiteitsbewijs u heeft laten zien (bijvoorbeeld uw paspoort of identiteitskaart) en het nummer hiervan.

Ook kan de organisatie de naam van het bedrijf waarvoor u als chauffeur werkt en het kenteken van uw vrachtwagen noteren. De organisatie mag geen kopie of scan maken van uw identiteitsbewijs.

Om uw identiteit vast te stellen, mag het uitzendbureau bij inschrijving een kopie van uw identiteitsbewijs maken en maximaal 4 weken bewaren.

Dit is geregeld in artikel 7c van de Wet allocatie arbeidskrachten voor intermediairs.

Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten

Als het uitzendbureau bij het UWV wil opvragen of u onder de doelgroep valt van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten, heeft het uitzendbureau uw burgerservicenummer (BSN) nodig.

Nee, dat mag niet. Het screeningsbedrijf mag wel uw identiteit controleren. Dit doet het bedrijf door uw originele identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart) te controleren.

Screening

Uw aanstaande of huidige werkgever kan besluiten u te screenen. Dit houdt in dat de werkgever nadere inlichtingen over u inwint. De werkgever kan dit zelf doen, maar ook laten doen door een screeningsbedrijf.

De organisatie waarvoor u vrijwilliger bent, mag niet zomaar een kopie maken van uw identiteitsbewijs. Dat mag alleen als u een vrijwilligersvergoeding ontvangt die zo hoog is, dat u van de Belastingdienst toch loonheffing moet afstaan.

Wanneer u geen vrijwilliger maar werknemer bent, is uw werkgever op grond van de Wet op de loonbelasting verplicht een kopie van uw identiteitsbewijs te maken voor de loonadministratie. In dat geval is een kopie van uw identiteitsbewijs inclusief burgerservicenummer (BSN) toegestaan.

Omdat u als vrijwilliger geen loonheffingen afstaat, geldt dit in uw geval niet. Tenzij u dus een heel hoge vergoeding krijgt.

Lees meer over vrijwilligersvergoedingen op de website van de Belastingdienst.

Nee, dat mag niet.

Start uitkering

Vraagt u een uitkering aan bij een uitkeringsinstantie? Dan logt u in met DigiD. Hierdoor controleert de uitkeringsinstantie wie u bent.

Uw identiteit is dan dus bekend. Daardoor is het niet nodig dat de uitkeringsinstantie een kopie maakt van uw identiteitsbewijs.

Identiteit controleren

Wil de uitkeringsinstantie uw identiteit controleren als u een afspraak heeft? Dan kan de uitkeringsinstantie u vragen om uw identiteitsbewijs te laten zien. Maar ook hierbij is een kopie maken niet nodig.

Taak uitvoeren

Uitkeringsinstanties mogen u alleen om gegevens vragen die noodzakelijk zijn om hun wettelijke taak uit te voeren. En dus niet om extra gegevens.

Begeleidt u uw cliënt bij het bezoek aan een uitkeringsinstantie? Dan mag de uitkeringsinstantie alleen een afgeschermde kopie of scan maken van uw identiteitsbewijs. Dus geen volledige kopie of scan. De instantie mag uw burgerservicenummer (BSN) niet vastleggen.

Ja, dat moet. Maar u mag op de kopie gegevens onleesbaar maken. Alleen uw naam en handtekening moeten zichtbaar blijven.

Vakantie of schoolreis

Gaat uw minderjarige kind zonder u naar het buitenland, bijvoorbeeld op vakantie met uw ex-partner? Of met een schoolreis naar het buitenland? Dan moet u hiervoor toestemming geven.

Toestemming

U geeft schriftelijk toestemming. Bijvoorbeeld door een formulier in te vullen en mee te geven. Ook moet u een kopie van uw identiteitsbewijs meegeven.

Zie verder: Reizen met kinderen op de website van het Centrum Internationale Kinderontvoering.

Controle

Bij de grensovergang controleert de Koninklijke Marechaussee of de handtekening op het toestemmingsformulier hetzelfde is als de handtekening op de kopie van uw identiteitsbewijs.

Fraude voorkomen

Het is belangrijk om fraude met uw identiteitsbewijs te voorkomen. Maak daarom in ieder geval uw burgerservicenummer (BSN) onleesbaar op de kopie.

Nee, dat mag niet. In Nederland mag een eigenaar van een hotel, bed & breakfast of camping een identiteitsbewijs niet tijdelijk innemen of er een kopie van maken.

Maar de eigenaar is wel verplicht om een aantal persoonsgegevens te noteren die op het identiteitsbewijs van de hoofdboeker staan. Dat is degene die de accommodatie heeft geboekt. 

Alleen in Nederland

Let op: in andere Europese landen kunnen andere regels gelden.

Verplichte registratie persoonsgegevens

Eigenaren van accommodaties zijn volgens het wetboek van Strafrecht verplicht om een nachtregister bij te houden waarin zij de identiteit van de hoofdboeker vaststellen. Zodat zij bijvoorbeeld bij brand kunnen aantonen wie er bij hen logeert.

De accommodaties moeten de volgende persoonsgegevens registreren van de hoofdboeker:

• naam;
• woonplaats;
• type identiteitsbewijs;
• dag van aankomst en dag van vertrek.

Let op: zij mogen geen burgerservicenummer (BSN) registreren.

Meereizende echtgenoten, minderjarige kinderen en reisgezelschappen vallen niet onder deze verplichting. Het is voldoende om alleen de persoonsgegevens van de hoofdboeker te geven.

Het kan zijn dat dit in sommige EU-landen mag. Maar in de meeste gevallen mag dit niet. Ze mogen alleen bepaalde gegevens van uw identiteitsbewijs noteren.

Goede reden nodig voor kopie ID

In heel Europa geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). En volgens de AVG moet je een noodzaak hebben om een kopie van iemands paspoort te maken.

Zo’n noodzaak kan een wettelijke verplichting zijn. Bijvoorbeeld met als doel het bewaken van de openbare orde of veiligheid. Daarom kunnen de regels per land verschillen.

Vraag naar de reden

Overnacht u in een hotel, bed & breakfast of camping in Europa? En vragen zij om een kopie van uw paspoort? Vraag dan waarom dat nodig is. Misschien gaat de accommodatie ook akkoord met het noteren van bepaalde gegevens van uw identiteitsbewijs.

De AVG geldt niet buiten Europa. Dus mogelijk dat medewerkers van een accommodatie in een ander land wel een kopie van uw ID mogen vragen als u daar wilt overnachten.

Nee, dat mag niet. Wil een medewerker van een café controleren of u oud genoeg bent om alcohol te mogen drinken? Dan kan hij u vragen om uw identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart) te laten zien.

De medewerker mag geen gegevens van uw identiteitsbewijs overnemen. En het dus ook niet scannen of kopiëren.

Ja, meestal mag dat. Uw belastingadviseur is wettelijk verplicht om een kopie of scan van uw identiteitsbewijs te maken. Er is één uitzondering: geeft uw belastingadviseur u alleen oriënterend advies over juridische procedures? Dan is uw belastingadviseur niet verplicht om een kopie of scan te maken van uw identiteitsbewijs.

Identiteit vaststellen

Uw belastingadviseur is wettelijk verplicht om uw identiteit vast te stellen. Dat staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Uw belastingadviseur moet vervolgens een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken om te bewijzen dat hij of zij aan deze plicht heeft voldaan.

Bewaren kopie identiteitsbewijs

Uw belastingadviseur moet de kopie of scan van uw identiteitsbewijs bewaren zo lang u klant bent en nog 5 jaar daarna.

Geen BSN

Uw belastingadviseur mag uw BSN niet verwerken bij het vaststellen van uw identiteit. Ook met een afgeschermde kopie van uw identiteitsbewijs kan uw belastingadviseur namelijk aantonen dat hij of zij aan de identificatieplicht heeft voldaan.

U mag uw BSN dus afschermen. U kunt hiervoor de KopieID app van de Rijksoverheid gebruiken. Op een papieren kopie kunt u ook zelf uw BSN onleesbaar maken.

Let op: uw belastingadviseur kan uw BSN wel nodig hebben om belastingaangifte voor u te doen. De bewaartermijn van 5 jaar geldt hiervoor niet. Uw belastingadviseur mag uw BSN dus niet langer bewaren dan nodig is.

Advies over juridische procedures

Geeft uw belastingadviseur u alleen advies over juridische procedures? Zoals advies om een rechtszaak in te stellen of te vermijden? En gaat het daarbij alleen om een oriënterend gesprek, zonder dat uw financiële situatie aan de orde komt?

Dan hoeft uw belastingadviseur uw identiteit niet vast te stellen op grond van de Wwft. En is uw belastingadviseur dus niet verplicht om kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken.

Andere soorten advies

Let op: bij andere soorten advies is uw belastingadviseur wél verplicht om uw identiteit vast te stellen en een kopie of scan van uw identiteitsbewijs te maken. Bijvoorbeeld als uw belastingadviseur:

• u advies geeft over belastingzaken;
• u advies geeft over of helpt bij het aan- of verkopen van registergoederen, zoals een huis;
• u advies geeft over of helpt bij het beheren van een vennootschap;
• voor u geld, munten, goud, edelstenen of andere dingen van waarde bewaart.

Ja, dat mag. Banken, creditcardmaatschappijen, verzekeraars, notarissen, casino’s en andere aangewezen partijen zijn namelijk verplicht de identiteit van hun klanten vast te stellen. Dit staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Om te bewijzen dat ze aan deze plicht hebben voldaan, mogen deze organisaties een kopie (of een scan of foto) van uw identiteitsbewijs maken of aan u vragen.

Bewaren kopie identiteitsbewijs

Banken, verzekeraars en andere in de Wwft aangewezen partijen moeten de kopie van uw identiteitsbewijs nog 5 jaar bewaren nadat u geen klant meer bent.

Opnieuw identificeren

Banken, verzekeraars en andere in de Wwft aangewezen partijen kunnen vragen of u zich opnieuw wilt identificeren. Ook al hebben zij dus al eerder een kopie van uw identiteitsbewijs gekregen.

Dat mag. Zij zijn namelijk verplicht om hun klantadministratie up-to-date te houden.

Verwerking BSN

Voor de identificatieplicht uit de Wwft mogen banken, verzekeraars en andere in de Wwft aangewezen partijen uw BSN niet verwerken. Ook met een afgeschermde kopie van uw identiteitsbewijs kunnen deze partijen namelijk aantonen dat ze aan hun identificatieplicht uit de Wwft voldoen.

Toch kunnen banken door fiscale wetgeving wel verplicht zijn uw BSN te verwerken. Bijvoorbeeld vanuit de Algemene wet inzake rijksbelastingen en het depositogarantiestelsel. Uw bank moet u dan wel informeren dat de bank voor dat doel uw BSN nodig heeft.

In de praktijk kunnen banken een kopie van uw identiteitsbewijs maken of vragen om aan alle wettelijke verplichtingen tegelijk te voldoen. In dat geval mogen zij een volledige kopie van uw identiteitsbewijs verwerken. En mag u uw BSN dus niet onleesbaar maken op de kopie.

Zie ook

• Financiële ondernemingen

Ja, dat mag. Een levensverzekeraar is wettelijk verplicht uw identiteit vast te stellen bij het uitkeren van een koopsompolis of lijfrentepolis. Dit heet een cliëntenonderzoek.

Cliëntenonderzoek

Bij het onderzoek moet de verzekeraar een aantal gegevens van u vastleggen. Dit mag de verzekeraar doen door een kopie of scan van uw identiteitsbewijs te maken. Bijvoorbeeld van uw paspoort of identiteitskaart.

Wettelijke verplichting

De verplichting voor financiële instellingen, zoals verzekeraars en banken, om een cliëntenonderzoek te doen staat in artikel 3 van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). In artikel 33 van de Wwft staat dat een kopie van het identiteitsbewijs mag worden gemaakt.

Dit onderzoek moet de instelling normaal gesproken doen op het moment dat iemand klant wil worden. Een levensverzekeraar is hierop een uitzondering.

Ook nadat iemand klant is geworden, mag een levensverzekeraar de begunstigde van een polis (degene die de uitkering ontvangt) identificeren. Dat is op het tijdstip van uitbetaling.

Ja, dat mag. Uw verkoopmakelaar is wettelijk verplicht om uw identiteit vast te stellen. Dat staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Uw verkoopmakelaar moet vervolgens een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken (of aan u vragen) om te bewijzen dat hij of zij aan deze plicht heeft voldaan.

Uw burgerservicenummer (BSN) moet zijn afgeschermd op de kopie of scan. Levert u zelf een scan aan, dan kunt u hiervoor de KopieID app van de Rijksoverheid gebruiken. Op een papieren kopie kunt u ook zelf uw BSN onleesbaar maken.

Beveiligingseisen

Organisaties die kopieën van identiteitsbewijzen verwerken, moeten aan extra beveiligingseisen voldoen. Want anders is er risico op identiteitsfraude.

Uw verkoopmakelaar moet er dus voor zorgen dat de kopie van uw identiteitsbewijs goed wordt beschermd.

Ja, dat mag. Uw verhuurmakelaar bemiddelt tussen u en de verhuurder van een woning. Daarom heeft de verhuurmakelaar een zorgplicht tegenover deze verhuurder.

Dat houdt in dat uw verhuurmakelaar moet beoordelen of u, als mogelijke huurder, alle verplichtingen uit de huurovereenkomst zult nakomen. Daarom moet de verhuurmakelaar uw identiteit controleren.

Uw verhuurmakelaar moet vervolgens een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken (of aan u vragen) om te bewijzen dat hij of zij aan dit onderdeel van de zorgplicht heeft voldaan. 

Uw burgerservicenummer (BSN) moet zijn afgeschermd op de kopie of scan. Levert u zelf een scan aan, dan kunt u hiervoor de KopieID app van de Rijksoverheid gebruiken. Op een papieren kopie kunt u ook zelf uw BSN onleesbaar maken.

Beveiligingseisen

Organisaties die kopieën van identiteitsbewijzen verwerken, moeten aan extra beveiligingseisen voldoen. Want anders is er risico op identiteitsfraude.

Uw verkoopmakelaar moet er dus voor zorgen dat de kopie van uw identiteitsbewijs goed wordt beschermd.

Nee, dat mag niet. Wil de winkelier of medewerker van het ophaalpunt controleren of u daadwerkelijk de persoon bent die het product heeft gekocht? Dan kan diegene u om het aankoopbewijs vragen en het ordernummer overnemen in zijn administratie.

Ook mag de winkelier of de medewerker van het ophaalpunt u eventueel vragen uw identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart) te laten zien (legitimatie).

Hij mag daarbij ook het documentnummer en type ID-bewijs registreren. Op die manier kan de winkel controleren of het ID-bewijs wel/niet gestolen is. En zo beslissen om het pakketje wel/niet af te geven.

Maar een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken mag niet. Ook het overnemen van uw burgerservicenummer (BSN) is niet toegestaan.

Vraagt u een abonnement voor een mobiele telefoon aan? Dan mag de telecomaanbieder een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken. Hierbij moeten in ieder geval uw burgerservicenummer (BSN) en uw pasfoto zijn afgeschermd.

Een (afgeschermde) kopie of scan van het identiteitsbewijs is bedoeld om achteraf te kunnen bewijzen wie het gsm-abonnement heeft afgesloten en om identiteitsfraude tegen te gaan.

Bestrijding (identiteits)fraude

Om fraude tegen te gaan en fraudeurs op te sporen, hebben telecomaanbieders en de politie afspraken gemaakt. Eén van die afspraken is dat telecomaanbieders voor dit doel een afgeschermde kopie of scan mogen maken van iemands identiteitsbewijs.

Huurt u een auto? Of maakt u een proefrit? Dan mag de autoverhuurder of autoverkoper onder de volgende voorwaarden een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken:

• Een kopie of scan maken is noodzakelijk voor het doel. Het doel voor auto(verhuur)bedrijven is de mogelijkheid om aangifte te doen bij het vermoeden van diefstal van hun auto.
• De autoverhuurder of -verkoper schermt in ieder geval uw burgerservicenummer (BSN) en uw pasfoto af bij het maken van een kopie of scan. Het afschermen van uw foto hoeft niet als u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor het kopiëren of scannen van uw foto.
• De autoverhuurder of -verkoper beveiligt de gemaakte kopieën of scans goed.
• De autoverhuurder of -verkoper geeft de gemaakte kopie of scan aan u terug of vernietigt deze zodra u de auto veilig naar hem terugbrengt.

Bestrijding voertuigencriminaliteit

Om voertuigencriminaliteit tegen te gaan, hebben BOVAG, de stichting Aanpak voertuigcriminaliteit en het Openbaar Ministerie afspraken gemaakt.

Een van die afspraken is dat onder bepaalde voorwaarden autoverhuurders en autoverkopers een afgeschermde kopie of scan mogen maken van iemands identiteitsbewijs.

Nee, dat mag niet. Twijfelt de winkelier aan uw leeftijd? Dan kan hij u vragen om uw identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart) te laten zien (legitimatie).

Leeftijdscontrole

De Drank- en Horecawet verbiedt horeca- en slijterijbedrijven om alcohol te verkopen aan jongeren onder een bepaalde leeftijd. Ook zijn er games en films waarvoor een bepaalde minimumleeftijd geldt.

Daarom mag een winkelier bij twijfel een leeftijdscontrole uitvoeren. Bent u duidelijk ouder of jonger dan de minimumleeftijd? Dan hoeft de winkelier uw identiteitsbewijs niet te controleren.

De leeftijdscontrole geldt bij films of games niet alleen voor de verkoop hiervan, maar ook voor de toegang hiertoe. Bijvoorbeeld als u een film wil huren of in de bioscoop wil zien. In deze situaties mag bij twijfel aan uw leeftijd ook naar uw identiteitsbewijs worden gevraagd.

Nee, dat mag niet. Maar de handelaar is wel verplicht een aantal gegevens van u te noteren. Soms moet de handelaar ook enkele gegevens overnemen van uw identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart).

Opkopersregister

Handelaren in bepaalde goederen, zoals fietsen of sieraden, moeten een zogeheten opkopersregister bijhouden. Hierin noteren zij gegevens over de spullen die zij opkopen en de verkopers daarvan.

In het opkopersregister noteert de handelaar de volgende gegevens van u:

• een omschrijving van de goederen;
• de datum van aankoop;
• de koopprijs;
• uw naam en adres.

Legitimatieplicht koperhandel

Krijgt u contant betaald voor koper, koperkabel of koperlegeringen? Dan geldt de legitimatieplicht koperhandel. Dit houdt in dat u een geldig identiteitsbewijs moet laten zien. De handelaar noteert vervolgens:

• het documentnummer van uw identiteitsbewijs;
• het soort identiteitsbewijs (bijvoorbeeld: rijbewijs of paspoort);
• bij een buitenlands identiteitsbewijs: het land van herkomst.

Let op: de handelaar mag niet uw burgerservicenummer (BSN) noteren.

Ontvangt u medische zorg, dan moet u zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs (paspoort, Nederlandse identiteitskaart of rijbewijs). Dit heet de identificatieplicht in de zorg. Deze plicht is onder meer ingevoerd om fraude met verzekeringsgegevens tegen te gaan.

Zorgverleners (zoals uw huisarts, tandarts, apotheek of ziekenhuis) moeten kunnen aantonen dat aan de identificatieplicht is voldaan. Daarom legt uw zorgverlener het nummer van uw identiteitsbewijs en het type identiteitsbewijs vast in de administratie.

Dit kan ook door het ‘lezen’ van die gegevens door scanapparatuur. Uw zorgverlener mag geen volledige kopie (waarbij alle persoonsgegevens zichtbaar zijn) of scan maken van uw identiteitsbewijs.

Ziekenhuispas

Ziekenhuizen kunnen een ziekenhuispas met foto gebruiken. Dit wordt ook wel een patiëntenpas genoemd. Hiermee kunnen patiënten zich in het ziekenhuis identificeren.

Maar dit is geen verplichting. Wilt u geen ziekenhuispas met uw foto, dan mag u dit dus weigeren. Het ziekenhuis moet u daarover goed informeren.

Let op: heeft u geen ziekenhuispas, dan moet u zich wel overal in het ziekenhuis kunnen identificeren met een officieel identiteitsbewijs.

Nee, dat mag het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) niet. U mag als zorgverlener geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van uw patiënten, ook niet voor het CIZ. Vraagt u een indicatie aan bij het CIZ voor een patiënt, dan verstrekt u alleen zijn burgerservicenummer (BSN) aan het CIZ.

Identiteit vaststellen door CIZ

Bij de aanvraag van een indicatiebesluit moet het CIZ de identiteit van de aanvrager vaststellen. Dit doet het CIZ door het identiteitsbewijs van de aanvrager te controleren.

Vraagt u als zorgverlener de indicatie aan namens uw patiënt? Dan heeft u de identiteit van de aanvrager (uw patiënt) al gecontroleerd. Eventueel kan uw patiënt zijn identiteitsbewijs nog laten inzien door het CIZ.

Het CIZ is wettelijk verplicht iemands identiteit vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Omdat met een kopie of scan kan worden gefraudeerd, kan het CIZ hiermee niet de identiteit vaststellen.

Het CIZ moet dus óf het originele identiteitsbewijs controleren óf vertrouwen op de controle door de zorgverlener. Een kopie of scan vragen aan de zorgverlener is niet toegestaan.

Identiteit vaststellen door zorgverlener

Als zorgverlener controleert u aan de hand van het identiteitsbewijs de identiteit van een patiënt, maar u mag geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs. U mag wel de soort en het nummer van het identiteitsbewijs in uw administratie opnemen. Daarmee kunt u aantonen dat aan de identificatieplicht is voldaan.

Gebruik BSN

Als zorgverlener bent u wettelijk verplicht het BSN te gebruiken. Het BSN legt u vast in uw administratie en gebruikt u bij het uitwisselen van patiëntgegevens met andere zorgverleners, zorgverzekeraars en het CIZ.

Schrijft u zichzelf of uw kind in bij een school (in het lager, voortgezet, hoger of wetenschappelijk onderwijs)? Dan is de school wettelijk verplicht uw identiteit of de identiteit van uw kind vast te stellen.

De school moet daarbij een aantal gegevens van u of uw kind registreren, zoals naam, geboortedatum en onderwijsnummer (dat is hetzelfde nummer als het burgerservicenummer).

U moet hiervoor het identiteitsbewijs (zoals paspoort of identiteitskaart) van uzelf of uw kind laten zien of een bewijs van uitschrijving van een andere school.

Soms kopie identiteitsbewijs

In sommige gevallen mag een school een kopie of scan maken van uw identiteitsbewijs of dat van uw kind. Dat mag alleen wanneer dat expliciet is opgenomen in een officiële wet, besluit of regeling. De school moet u dan laten weten op grond van welke wet, besluit of regeling dat nodig is.

Nee, dat hoeft niet. Op de locatie waar u examen doet, mag geen kopie worden gemaakt van uw identiteitsbewijs. Doet u een (deel)staatsexamen, dan moet u zich wel legitimeren.

Bij een staatsexamen of een deelstaatsexamen in het voortgezet onderwijs moet u zich legitimeren. Dat is wettelijk geregeld in het staatsexamenbesluit voor voortgezet onderwijs.

U laat dan uw geldige identiteitsbewijs zien op verzoek van degene die het examen afneemt of hierop toezicht houdt. Let op: bij een gewoon eindexamen op de middelbare school hoeft dit niet.