Vergroot contrast

Bezoekersregistratie

Handreiking Vrijstellingsbesluit Paragraaf 8. Beheer en beveiliging: Vrijstelling 35. (Artikel 37 Vrijstellingsbesluit)

Beschrijving van de vrijstelling
Deze vrijstelling heeft betrekking op verwerkingen van een verantwoordelijke over personen die de organisatie van deze verantwoordelijke bezoeken of hebben bezocht. Verantwoordelijken hoeven de verwerking van persoonsgegevens van deze bezoekers niet te melden als aan de volgende voorwaarden is voldaan.

1. Toegestane doeleinden van de verwerking
De verwerking mag alleen geschieden voor:

  • het interne beheer; 
  • de bedrijfsbeveiliging.
     

2. Toegestane (categorieën) verwerkte gegevens
Alleen de volgende persoonsgegevens mogen worden verwerkt:

  • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres) van de bezoeker (inclusief gegevens die betrekking hebben op de organisatie waartoe de bezoeker behoort); 
  • gegevens die betrekking hebben op de persoon of de afdeling die de bezoeker wenst te bezoeken; 
  • gegevens die betrekking hebben op de reden van het bezoek; 
  • gegevens die betrekking hebben op de datum en het tijdstip van de aankomst en het vertrek van de bezoeker; 
  • gegevens over het identiteitsbewijs van betrokkene; 
  • een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens.
     

3. Toegestane (categorieën) ontvangers van de gegevens
De persoonsgegevens mogen alleen worden verstrekt aan:

  • degenen, inclusief derden, die:
    - belast zijn met de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of
    - leiding geven aan de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of
    - noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden. 
  • de persoon of de afdeling die het bezoek ontvangt; 
  • ambtenaren van de politie bij incidenten, indien de gegevensverstrekking noodzakelijk is voor de goede vervulling van hun publiekrechtelijke taak; 
  • anderen, indien:
    - de bezoeker zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of
    - de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de verantwoordelijke, of
    - de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de bezoeker (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak), of
    - de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Voorwaarde hierbij is dat de verantwoordelijke ervoor zorgt dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt.
     

4. Toegestane bewaartermijn
De persoonsgegevens moeten worden verwijderd uiterlijk zes maanden na de beëindiging van het bezoek. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.